Før møtestart vart det gjennomført opplæring i bruk av ipad for kontrollutvalet.

Transkript

1 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Møterom 2. etasje i Rådhuset Saknr.: 09/12 18/12 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Johannes Koløen (H) Ove Raunholm (Frp) Ida Marlen Hamn (Ap) møtte i staden for Ove Gjerde som hadde meldt forfall Gisle Levåg (H) møtte i sak 15/12, som vara for Johannes Koløen FORFALL Ove Gjerde (Ap) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Birte Bjørkelo Frå administrasjonen møtte økonomisjef Trond Salmo i sak 11/12 Orienteringssak nr. 1 om økonomisk stoda og rekneskapsavslutning for Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Før møtestart vart det gjennomført opplæring i bruk av ipad for kontrollutvalet. Sakliste: Saknr. Sak 09/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 10/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Orienteringssaker 12/12 Meldingar 13/12 Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 14/12 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden /12 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden /12 Årsmelding for kontrollutvalet /12 Opne eller lukka møter i kontrollutvalet 18/12 Gjennomgang av møteprotokollar. Ymse 1

2 09/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det vart avklara at sak 15/12 vedr. plan for selskapskontroll vert teke kl , på grunn av at vararepresentant er innkalla til det tidspunkt. Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 10/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det vart gjort kommentarar på korleis vararepresentantar kom inn i nokre av sakene. Kontrollutvalet tok dette til orientering. Det framkom elles ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 11/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lag fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen / økonomisjef Orientering om arbeid med avslutning av rekneskap 2011, og den økonomiske stoda 2 Deloitte Løypemelding vedr. selskapskontroll SIM 3 Sekretariatet Oppdrag som Deloitte evt. utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet 4 Sekretariatet Vidare opplæring / aktuelle tema å ta opp i kontrollutvalet i tida framover notat vedlagt 5 Sekretariatet Presentasjon av kontrollutvalet for kommunestyret 6 Sekretariatet Notat om rutinar for å melde forfall / avbod til møte Ymse Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen / økonomisjef Økonomisjef Trond Salmo orienterte om arbeid med avslutning av rekneskap 2011, og den økonomiske stoda. Kontrollutvalet kommenterte og kom med spørsmål som det blei svara på. Det vart gjeve tilbakemelding på at orienteringa var nyttig og godt tilrettelagt. Orienteringa vart teke til orientering. 2 Deloitte Frå Deloitte vart det gjeve ei kort orientering vedr. arbeidet med selskapskontroll SIM. Til neste møte i kontrollutvalet vil det kunne ligga føre meir konkret om resultat frå selskapskontrollen, og ein vil etterspørja informasjon om dette då. 3 Sekretariatet Vedr oppdrag som Deloitte evt. utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet vart tilbakemelding frå revisor referert. Dette viser at ingen av oppdraga er av ein slik art at spørsmål om uavhengighet bør vurderast. Det vart vidare presisert at slikt oversyn over oppdrag bør leggast fram årleg, gjerne i samband med erklæring om uavhengighet. Saka vert teke til orientering. 2

3 4 Sekretariatet Kontrollutvalet drøfta notatet om vidare opplæring / aktuelle tema å ta opp i kontrollutvalet i tida framover. Utvalet ønskjer å prioritera følgjande tema: Rekruttering og bemanning særleg på tekniske tenester / byggesak Etikk / habilitet Vedlikehald / utarbeida tilstandsrapport / prioriteringar Det skal planleggast opplæring / orientering i desse sakene på møter frå hausten av og vidare framover. Evt. andre aktuelle tema skal drøftast og vurderast vidare utover i valperioden. 5 Sekretariatet Presentasjon av kontrollutvalet for kommunestyret vart gjennomgått. Denne presentasjonen skal gjerast i kommunestyremøte 25. april Sekretariatet Notat om rutinar for å melde forfall / avbod til møte vart gjennomgått og teke til orientering Ymse Invitasjon til FKT-konferanse i juni vart delt ut og drøfta. Ingen av kontrollutvalsmedlemmane har høve til å delta. Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 12/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Samhandlingsreforma Samarbeidsavtaler mellom Helse Fonna og Fitjar kommune Godkjenning av barnehagar og skular etter forskrift om miljøretta helsevern Frå Ymse om Bemanningssituasjonen på avdeling plan og oppmåling 2 Sunnhordland Innkalling til representantskapsmøte Interkom. Miljøverk 3 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Fitjar kommune Framlegg til innhald om kontrollutvalet på heimesida 4 Sekretariatet Tilbakemelding vedr. lovverk for Administrasjonsutval i kommunar Ymse Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet vart gjennomgått og drøfta: Samhandlingsreforma Samarbeidsavtaler mellom Helse Fonna og Fitjar kommune Godkjenning av barnehagar og skular etter forskrift om 2 Sunnhordland Interkom. Miljøverk miljøretta helsevern Frå Ymse om Bemanningssituasjonen på avdeling plan og oppmåling Sakene frå kommunestyret vart gjennomgått og drøfta. Dette er viktige saker å halda seg oppdatert på vidare, og kontrollutvalet ønskjer å vurdera orientering her når det har gått ei tid. Sakene vart til orientering. Innkalling til representantskapsmøte vart teke til orientering. 3

4 3 Sekretariatet Framlegg til innhald om kontrollutvalet på heimesida til kommunen vart gjennomgått og drøfta. Sekretariatet får i oppgåve å ta kontakt med den ansvarlege i kommunen for å få lagt ut og tilpassa den informasjonen som ein ynskjer om kontrollutvalet på heimesida. 4 Sekretariatet Tilbakemeldinga vedr. lovverk for Administrasjonsutval i kommunar vart teke til orientering. Ymse ingen meldingar under ymse Sekretariatet tek kontakt med ansvarlege i kommunen for utlegging og tilpassing av informasjon om kontrollutvalet på heimesida. Kontrollutvalet tok dei øvrige meldingane til orientering. 13/12 KONTROLLRAPPORT 2011 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk og retningslinjer, men merkar seg at det ikkje er utført arbeidsgjevarkontrollar i tråd med målkravet. 2. Årsmelding frå skatteoppkrevjar i Fitjar kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. HANDSAMING I MØTE Årsrapportane frå skatteoppkrevjar og frå Skatteetaten vart gjennomgått og drøfta. På eit seinare tidspunkt vil ein vurdera å be skatteoppkrevjar koma i møte i kontrollutvalet og orientera om arbeidet ved det felles skatteoppkrevjarkontoret for Fitjar og Stord kommunar. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk og retningslinjer, men merkar seg at det ikkje er utført arbeidsgjevarkontrollar i tråd med målkravet. 2. Årsmelding frå skatteoppkrevjar i Fitjar kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. 14/12 ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. HANDSAMING I MØTE Overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon, som er utarbeida med bakgrunn i prosess med kontrollutvalet i førre møte, samt intervjurunde med administrasjon og politikarar, vart presentert av Birte Bjørkelo frå Deloitte. Ut frå dei framlagde prosjekta drøfta kontrollutvalet og prioriterte dei som ville vera aktuelle å velja ut som forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ut frå kontrollutvalet si prioritering skal det så utarbeidast endeleg plan til neste møte. Vedtak i saka var samrøystes. 4

5 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for slik den ligg føre. 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. 15/12 ANALYSE OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for selskapskontroll for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Først vart spørsmål om ugildskap drøfta. Johannes Koløen sa seg ugild ut frå at han er styreleiar i Fitjar Kraftlag. Han gjekk ifrå, utvalet drøfta dette, og han vart kjent ugild. Gisle Levåg tok sete. Deretter sa Helga Nøtland Auestad seg ugild ut frå at ho er vararepresentant til styret i Fitjar Kraftlag, og vararepresentant til styret i SIM IKS. Utvalet drøfta hennar ugildskap, og ho vart kjent ugild. Vararepresentant for henne var innkalla, men kunne ikkje møta. Det var såleis 4 representantar tilstades under handsaminga. Gro Rydland overtok som møteleiar i saka. Birte Bjørkelo frå Deloitte presenterte analysegrunnlaget og prosjekt innanfor selskapskontroll. Kontrollutvalet drøfta ut frå analysen og prioriterte blant prosjekt som ville vera aktuelle å velja ut for å ha med i plan for selskapskontroll. Utvalet kom med forslag til nokre endringar / tillegg i den framlagde analysen. Det vart gjort slikt samrøystes vedtak. 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for , med dei endringar som kom fram i møtet. 2. Plan for selskapskontroll for perioden vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. 16/12 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2011 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2011 Kontrollutvalet drøfta innhaldet i forslag til årsmelding for Det kom ikkje framlegg til endringar og det vart fatta samrøystes vedtak om å legga årsmeldinga fram for kommunestyret. INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for /12 OPNE ELLER LUKKA MØTER I KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Alternativ 1: Kontrollutvalet i Fitjar kommune vedtek at møta i kontrollutvalet skal gå for lukka dørar, slik hovudregelen for utvalet er, jf. Kommunelova 33 nr. 1. Alternativ 2: 5

6 Kontrollutvalet i Fitjar kommune vedtek at møta i utvalet er opne, slik det er opna for i Kommunelova 77 nr. 8, med verknad frå... Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL 31 eller særlover. Kontrollutvalet drøfta saka og det var semje om at ein vil at møter i kontrollutvalet nå skal vera opne, på lik linje med møter i andre politiske fora i kommunen. Det vart samrøystes vedtak om å velja alternativ 2 i forslag til vedtak. Det vart presisert at møter i kontrollutvalet nå bør kunngjerast på lik linje med andre møter i kommunen. Kontrollutvalet i Fitjar kommune vedtek at møta i utvalet er opne, slik det er opna for i Kommunelova 77 nr. 8, med verknad frå neste møte, som skal vera 23.mai Unnatak ved handsaming av opplysningar som er underlagt lovbestemt teieplikt, KL 31 eller særlover. 18/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Det vart teke opp at det i fleire høve er problem med å lesa kva opplysningar som er kome fram i møter ut frå framlagde møteprotokollar. Dersom møteprotokollar er meint å gje orientering om kva opplysningar som er gjeve i eit politisk utval må det gjevast meir informasjon enn at Det er gjeve informasjon i saka. Kontrollutvalet meiner at møteprotokollar må innehalda konkrete opplysningar som kjem fram i saker, og at dei må synleggjerast på ein tilfredstillande måte, slik at også dei som ikkje har delteke på møte kan få tilgjenge til dei konkrete opplysningane i orienteringssaker. Kontrollutvalet ber om at dette vert teke opp med administrasjonen, og at det vert gjeve tilbakemelding om korleis dette kan gjennomførast på ein tilfredstillande måte. Det var elles ikkje saker å kommentera ut frå gjennomgang av møteprotokollar. Sekretariatet tek spørsmål vedr. utforming av møteprotokollar opp med administrasjonen og melder tilbake til kontrollutvalet om dette. Kontrollutvalet tek elles møteprotokollane til orientering. YMSE To punkt vart teke opp under ymse: Kontrollutvalet vil ha framlagt siste versjon av selskapsoversikt som er utarbeida. Ein ønskjer vidare at denne kan leggast på heimesida til kommunen, slik at den er tilgjengeleg der. Når nå alle medlemmane har fått ipad, og det er gjeve opplæring i bruken, var det semje om at til neste møte vert innkalling og saker kun sendt ut på mail, til utvalet sine faste medlemmer. Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 6