Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet. Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/09 07/09. MØTELEIAR Kjetil Hestad (Ap)

Transkript

1 Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/09 07/09 MØTELEIAR Kjetil Hestad (Ap) DESSE MØTTE Britt Sørensen Dalsgård (T) John Martin Dale (T) FORFALL DESSUTAN MØTTE Administrasjonen v/ rådmann Audun Hovland, fungerande helse- og sosialsjef Hildur Heie og personalsjef Steinar Dalland møtte i sak 04/09 Orienteringssaker. KPMG v/ Harald Sylta Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/09 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/09 Godkjenning av protokoll frå møte /09 Meldingar 04/09 Orienteringssaker 05/09 Oppstart forvaltningsrevisjonsarbeid /09 Møteplan for /09 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 01/09 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/09 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 03/09 MELDINGAR FORSLAG TIL Meldingane vert teke til orientering. Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Tysnes kommune Budsjett for kontrollutvalet Tysnes kommune Førebels rekneskap for kontrollutvalet Revisjonen Frå og med 2009 er BDO Noraudit Bergen ein del av KPMG 4 Kommunestyret Melding om vedtak i sak om forvaltningsrevisjonsrapport vedr. sak om barnehageutbygging i kommunen. Melding om vedtak i sak om forvaltningsrevisjon på gebyrstruktur for sjølvkostområda Melding om vedtak i sak om revisjonsavtale og vurdering av opsjon Melding om vedtak i sakene om o Plan for forvaltningsrevisjon og o Plan for selskapskontroll for perioden 5 Ordføraren i Tysnes Spørsmål vedr. sak om kunstgrasbane i Tysnes til revisjonen 6 Statsråden i KRD Meir opne kommunar og fylkeskommunar med ny offentleglov 7 Ymse Vedr. melding nr. 1 Budsjett for kontrollutvalet 2009 og Melding nr. 2 førebels rekneskap for kontrollutvalet 2008: Sekretariatet tok opp at det ut frå rekneskapsoversyn 2008 (brukte ressursar), er vanskeleg å berekna kva som er til disposisjon til arbeid med forvaltningsrevisjon. Skriv blei delt ut i møtet som viser oversikt over ressursbruk, pristilbod og fakturering for arbeid bestilt av kontrollutvalet i Tysnes kommune i 2008, frå revisor. Revisjonen ønskjer å presisera at skrivet ikkje var kjent før møtet. Prinsipp for korleis kontrollutvalet vil at dette skal gjerast vidare framover vart drøfta. 2

3 Kontrollutvalet ønskte å konkludera på kva tiltak som skal setjast i verk, og Harald Sylta forlet møtet under denne delen av drøftinga. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak om rutiner for bestillingsarbeid, fakturering og oppfølging av oppdrag frå kontrollutvalet til revisjonen. Kontrollutvalet merka seg disponible midlar på budsjettet for Vedr. melding nr. 3 BDO Noraudit er blitt ein del av KPMG: Det vil ikkje vera endringar når det gjeld noverande ordning, kun namn på revisjonsselskapet er endra. Vedr. melding nr. 5 Spørsmål frå orføraren i Tysnes til revisjonen, vedr. kunstgrasbane: Harald Sylta orienterte om svarbrev som er sendt til kommunen frå revisjonen. Kommunen har rett på kompensasjon for moms i dette høve. Revisjonen sender kopi av brevet til kontrollutvalet. Harald Sylta orienterte og om arbeid som revisjonen utfører når det gjeld oppfølging av rutiner o.a. ved økonomikontoret. Det er avtalt med administrasjonen at det vert leigt inn ekstra ressursar frå revisjonen til å bistå særleg når det gjeld årsoppgjer og tilrettelegging av rutiner. Kontrollutvalet merkar seg orienteringa og vil koma tilbake til dette på neste møte. Kostnad med dette ekstra-arbeidet vert fakturert ekstra og ikkje belasta den vanlege kontoen for revisjonsarbeid. Vedr. melding nr. 1 og 2: Kontrollutvalet vil at slike rutiner skal ta til å gjelda: Når kontrollutvalet føretek bestilling av arbeid frå revisjonen skal alle kostnader med arbeidet innarbeidast i tilbodsprisen som vert gjeve. Dersom det kjem uforutsette kostander med eit prosjekt, skal dette takast opp og avklarast med kontrollutvalet før ekstra-kostnadane vert påført prosjektet. Fakturaer skal vera godt spesifisert. Det vert laga rutine på at kommunen sender fakturaer frå revisjonen over til sekretariatet for evt. merknader før attestasjon og tilvising. Meldingane elles vert teke til orientering. 04/09 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssaken vert lagt fram: Nr. Orientering frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / Pleie- og omsorgsleiar Tilsyn med helsetenester til eldre i Tysnes kommune, gjennomført av Fylkesmannen rapport og tilsvar frå kommunen 2 Rådmann / Medarbeidarundersøking gjennomført i Tysnes kommune Personalsjef 3 Forum for kontroll og tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr om aktuelle saker innanfor kontroll- og tilsynsarbeidet, sendt ut til kontrollutvalsmedlemmer på mail 4 Ymse FORSLAG TIL Orienteringssakene vert teke til orientering Orienteringssak nr. 1: Rådmann Audun Hovland og fungerande helse- og sosialsjef Hildur Heie orienterte om tilsyn frå Fylkesmannen og rapporten i etterkant, som vart gjennomført i 2007/2008. Situasjonen i helse- og sosialtenesta vart og drøfta generelt, med bakgrunn i at arbeid med forvaltningsrevisjon innafor dette tenesteområdet er prioritert. Det er og varsla eit nytt tilsyn frå Fylkesmannen til Tysnes kommune, 3

4 innanfor området barnevern. Det er ønskjeleg at kopi av dei brev som vert sendt til/frå kommunen vedr. oppfølging av tilsyn vert sendt til kontrollutvalet. Orienteringssak nr. 2: Steinar Dalland og rådmann orienterte og om medarbeidarundersøkelsen som vart gjennomført i Tysnes kommune i Det vart gjeve ein god oversikt over bakgrunn for undersøkelsen, gjennomføring av den og resultat. Det vart og gjort greie for tiltak som er sett i verk i etterkant. Kontrollutvalet fekk og stilt spørsmål og drøfta ulike problemstillingar innan personalsituasjonene i kommunen. Orienteringssak nr. 3: Kontrollutvalet er positive til at det vert sendt ut liknande medlemsbrev/informasjon i tida framover. Orienteringssakene vert teke til orientering 05/09 OPPSTART FORVALTNINGSREVISJONSARBEID 2009 FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon innanfor området helse- og sosialtenester. 2. Føremålet med forvaltningsrevisjonen skal vera:.. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: a... b... c.. 3. Kontrollutvalet ber revisor om å legga fram prosjektplan innan. 4. Sekretariatet får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling, evt. i samråd med utvalsleiar. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Kontrollutvalet drøfta saka og gjorde slikt samrøystes vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon innanfor området helse- og sosialtenester. 2. Føremålet med forvaltningsrevisjonen skal vera: Ressursbruk i pleie- og omsorgstenesta i Tysnes kommune Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: a. Får brukarane dei tenestene dei har krav på? b. Er organiseringa / bemanninga hensiktsmessig? - kartlegga heiltids- /deltidstilsetjing c. Er det fysiske arbeidsmiljøet tilfredstillande? - er hjelpemidlane som er tilgjengelege gode nok? Beskriving av føremål og problemstillingar er ikkje uttømmande. 3. Kontrollutvalet ber revisor om å legga fram prosjektplan innan Utvalet tek stilling til prosjektplanen i neste møte. 4

5 06/09 MØTEPLAN FOR 2009 FORSLAG TIL : Kontrollutvalet legg opp til slik møteplan for Dato: Merknad: Kontrollutvalet drøfta forslag til møteplan og gjorde slikt samrøystes vedtak: Kontrollutvalet vedtek slik møteplan for 2009: Dato: Merknad: /09 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar og innkallinger frå andre kommunale fora blei gjennomgått og kommentert. Britt Sørensen Dalsgård etterlyste når tid saka om sjukeheimen kjem opp til handsaming. Sekretariatet undersøkjer dette til neste møte Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker under ymse. Kjetil Hestad Leiar Kari Nygard Sekretær 5