38/11 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Stord kommune

Transkript

1 Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapssalen Saknr.: 34/11 43/11 MØTELEIAR Johan Inge Særsten (Frp) DESSE MØTTE Wilhelm Engelsen (Ap) Kristin Ankervold (Ap) Jens Arne Stautland (Krf) Peggy Bærøy (V) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen og Gunnar Husabø Frå administrasjonen var rådmann Magnus Mjør med under oppstart av møtet - til og med presentasjonsrunde. Ordførar Liv Kari Eskeland var og med under oppstart av møtet, til og med presentasjonsrunde Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 34/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 35/11 Godkjenning av protokoll frå møte Presentasjonsrunde 36/11 Orienteringssaker 37/11 Meldingar 38/11 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Stord kommune 39/11 Rapport etter forvaltningsrevisjon av institusjonstenesta for eldre og pleietrengande i Stord kommune 40/11 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM- vurdera prosjekt for å sjå på eigarstyringa i konsernet 41/11 Oppstart av arbeid med plan for forvaltingsrevisjon og plan for selskapskontroll for planperioden /11 Gjennomgang av informasjonsperm for kontrollutvalet. Kontrollutvalsboka 43/11 Gjennomgang av møteprotokollar fordeling av arbeid i kontrollutvalet 1

2 34/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 35/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Protokoll frå møte vart gjennomgått. Særleg sak 34/11 om arbeid i kontrollutvalet Evaluering og erfaringsoverføring vart kommentert. Det framkom elles ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. PRESENTASJONSRUNDE Medlemane i kontrollutvalet, revisjonen, rådmann, ordførar og sekretariatet presenterte seg for kvarandre. 36/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Revisjonsplan for rekneskapsrevisjon 2011 / 2012 Revisjonsmandat revisjonen sitt arbeid 2 Sekretariatet / Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet økonomikont. Framlegg til budsjett for Sekretariatet Teieplikt for kontrollutvalet 4 Sekretariatet Kontrollutvalet kontakt med media 5 Sekretariatet Drøfta abonnement på Kommunerevisoren og Kommunal rapport til kontrollutvalsmedlemmane 6 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet 7 Sekretariatet Møteplan for første halvår FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Else Holst Larsen frå Deloitte presenterte revisjonsmandat og revisjonsplan Kontrollutvalet kommenterte ein del av innhaldet og kom med spørsmål som blei svara på. Orienteringa vart teke til orientering. 2 Sekretariatet / økonomikont. Rekneskapsstoda pr. november 2011 for kontroll- og tilsynsområdet og framlegg til budsjett for 2012 vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. 3 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om forskrift om kontrollutvalg 5, der bl.a. dette står: For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. Forvaltningsloven 13 mv. Kontrollutvalet drøfta kva dette vil sei i praksis, og tok orienteringa til orientering. 2

3 4 Sekretariatet Det vart og drøfta korleis kontrollutvalet, sekretariatet og revisjon skal forholda seg til media. Det var semje om at i hovudsak skal det vera leiar i kontrollutvalet som uttaler seg til media. 5 Sekretariatet Abonnement på Kommunerevisoren og / eller Kommunal rapport vart drøfta. Kontrollutvalet ville abonnera på Kommunerevisoren, førre utval hadde og slikt abonnement, og sekretariatet får i oppdrag å ordna med bestilling / endring av namn på abonnement. 6 Sekretariatet Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet vil ha utsending til møter både på papir og elektronisk. Innkalling og saker skal berre sendast ut til første vara for kvar liste. 7 Sekretariatet Kontrollutvalet drøfta forslag til møteplan for første halvår Det er ønske om at møtedag vert lagt til mandagar kl Desse datoane vart sett opp: 30. januar mars mai 2012 Sekretariatet tingar Kommunerevisoren til kontrollutvalsmedlemmane. Møteplan for kontrollutvalet vert sendt over til kommunen for å leggast inn i kommunen sin møteplan for 1.halvår Kontrollutvalet tok dei andre orienteringssakene til orientering. 37/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak frå kommunestyret: Samarbeidsavtale om skatteoppkrevjar, Stord og Fitjar kommunar Godtgjersle til folkevalde i Stord kommune Kontrollutval val for perioden Godkjenning av framlegg til ny selskapsavtale i SIM Sim-konsernet sine oppgåver og organisering høyring SIM val av representantskap 2 Kyrkjeleg Fellesråd Tilbakemelding med svar på førespurnad om revisjonstenester 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012: Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin kontrollutvalskonferanse vert i Trondheim juni Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin kontrollutvalskonferanse er på Gardermoen februar Tilbod om Bistand til nye kontrollutvalg frå KPMG 4 Sekretariatet Folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand Program og orientering om påmelding. FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått og kommentert, og teke til orientering 3

4 2 Kyrkjeleg Fellesråd Det vart orientert om brev til, og svarbrev frå Kyrkjeleg fellesråd vedr. revisjonstenester. Kontrollutvalet vil at det vert sendt brev tilbake til fellesrådet, der det vert stadfesta kva som har skjedd, og med oppmoding om at avgjerda om innkjøp av revisjonstenester vert teke opp til ny handsaming. 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar for kontrollutvalet i 2012 vart drøfta. Konklusjonen vart at kontrollutvalet vil prioritera å delta på folkevaldopplæringa som skal vera på Solstrand i slutten av januar. Evt. deltaking på FKT-konferansen i juni vert å koma attende til. Tilbod om Bistand til nye kontrollutvalg frå KPMG vart teke til orientering. 4 Sekretariatet Folkevaldopplæring for kontrollutval på Solstrand Kontrollutvalet stadfesta påmelding til konferansen. Endeleg program vert sendt ut til alle som er påmeldt før jul. Sekretariatet sender brev til Kyrkjeleg Fellesråd om innkjøp av revisjonstenester. Kontrollutvalet tok dei andre meldingane til orientering. 38/11 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE TIL STORD KOMMUNE FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. HANDSAMING I MØTE Else Holst Larsen presenterte erklæring om uavhengighet. Kontrollutvalet tok erklæringa til orientering og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning. 39/11 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON AV INSTITUSJONSTENESTA FOR ELDRE OG PLEIETRENGANDE I STORD KOMMUNE FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av institusjonstenesta for eldre og pleietrengande i Stord kommune. 2. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: a. Stord kommune må ta initiativ overfor sjukehusa for å sikre eit godt samarbeid om pasientar som skal skrivast ut til kommunale pleie- og omsorgstenester. b. Det må sikrast at vedtaksbreva opplyser om korrekt klagesakshandsaming. c. Ein må syte for at planlagt utbygging blir gjennomført for å sikre tilstrekkeleg kapasitet på plassar med heildøgns pleie og omsorg. d. Det må sikrast ei sams forståing av kva som skal definerast som avvik, og vurdera behovet for å stimulera til bruk av avvikssystemet i deler av organisasjonen. e. Det må arbeidast for at kvalitetsavvik blir melde og nytta til vidare utvikling av tenestene, i samsvar med internkontrollforskrifta Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og kva tiltak som vil bli sett i verk vidare for å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan, med kopi til kontrollutvalet. 4

5 Gunnar Husabø frå Deloitte presenterte rapporten. I påfølgjande diskusjon vart det påpeika at det er ein god rapport, og at den er informativ og gjev eit godt bilete av tenesteområdet. Det vart og gjeve tilbakemelding til Deloitte om formuleringar i rapporten som kunne vore utforma tydeligare for å få fram bodskapen. Kontrollutvalet merka seg at det ikkje er avdekka store feil og manglar, men det vart påpeika at rapporten synleggjer at det vil vera utfordringa i tida framover når det gjeld kapasiteten til institusjonstenesta, og innføring av Samhandlingsreforma vart og drøfta i den samanheng. Kontrollutvalet meinte at rapporten kan vera aktuell som bidrag når det gjeld prioriteringar i tida framover. Utvalet meiner det må gjevast tilbakemelding frå administrasjonen innan Med denne presiseringa vart framlegg til innstilling til kommunestyre samrøystes vedteke. INNSTILLING: 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon av institusjonstenesta for eldre og pleietrengande i Stord kommune. 2. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: a. Stord kommune må ta initiativ overfor sjukehusa for å sikre eit godt samarbeid om pasientar som skal skrivast ut til kommunale pleie- og omsorgstenester. b. Det må sikrast at vedtaksbreva opplyser om korrekt klagesakshandsaming. c. Ein må syte for at planlagt utbygging blir gjennomført for å sikre tilstrekkeleg kapasitet på plassar med heildøgns pleie og omsorg. d. Det må sikrast ei sams forståing av kva som skal definerast som avvik, og vurdera behovet for å stimulera til bruk av avvikssystemet i deler av organisasjonen. e. Det må arbeidast for at kvalitetsavvik blir melde og nytta til vidare utvikling av tenestene, i samsvar med internkontrollforskrifta Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og kva tiltak som vil bli sett i verk vidare for å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan , med kopi til kontrollutvalet. 40/11 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK IKS SIM VURDERA PROSJEKT FOR Å SJÅ PÅ EIGARSTYRINGA I KONSERNET FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet i Stord vil delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 3. Leiar i kontrollutvalet i Stord kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 4. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Sekretariatet innleia med kort presentasjon av saka og gjennomgang av vedtak som er fatta i dei andre kontrollutvala i eigarkommunane. Gunnar Husabø frå Deloitte delte ut skisse til prosjektplan og gjennomgjekk den med kontrollutvalet. Kontrollutvalet drøfta saka. Det var semje om at ein vil gå inn for å delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i SIM. Framlegg til vedtak vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet i Stord vil delta i prosjektet med å gjennomføra selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM-konsernet. 2. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 5

6 3. Leiar i kontrollutvalet i Stord kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 4. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. 41/11 OPPSTART AV ARBEID MED PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PLANPERIODEN FORSLAG TIL 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for forvaltningsrevisjon i Stord kommune. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapskontroll i Stord kommune. 3. Basert på ein slik analyse ber kontrollutvalet Deloitte om å utarbeida a. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden b. Forslag til plan for selskapskontroll for perioden På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet Deloitte innan utarbeida prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering av planforslaga. 5. Prosjektplanen vert sendt til kontrollutvalet på mail for evt. kommentarar. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariat, fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. 6. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon og forslag til plan for selskapskontroll kan leggast fram for kommunestyret seinast før sommaren Korleis planarbeid for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll skal gjennomførast vart gjennomgått og drøfta. Det vart stadfesta at prosjektplan kan leverast til Framlegg til vedtak vart drøfta, og deretter samrøystes vedtake. 1. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for forvaltningsrevisjon i Stord kommune. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapskontroll i Stord kommune. 3. Basert på ein slik analyse ber kontrollutvalet Deloitte om å utarbeida a. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden b. Forslag til plan for selskapskontroll for perioden På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet Deloitte innan utarbeida prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering av planforslaga. 5. Prosjektplanen vert sendt til kontrollutvalet på mail for evt. kommentarar. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariat, fullmakt til å godkjenna prosjektplanen. 6. Kontrollutvalet føreset at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon og forslag til plan for selskapskontroll kan leggast fram for kommunestyret seinast før sommaren /11 GJENNOMGANG AV INFORMASJONSPERM FOR KONTROLLUTVALET. KONTROLLUTVALSBOKA FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar informasjonspermen til orientering. Sekretariatet gjennomgjekk informasjonspermen, og kontrollutvalet drøfta innhaldet, og kom med synspunkt på vidare bruk av permen. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 6

7 Kontrollutvalet tar informasjonspermen til orientering. 43/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORDELING AV ARBEID I KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL : Kontrollutvalet ønskjer å ha som fast post på saklista å gjennomgå møteprotokollar frå politiske fora. Gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Kommunetyret Formannskapet Forvaltningsstyret Komitè for oppvekst og utdanning Komitè for næring, miljø og kultur Komitè for rehabilitering, helse og omsorg Stord vatn og avlaup KF Stord kommunale eigedom KF Kontrollutvalet ønskjer å ha gjennomgang av møteprotokollar på møta sine. Fordeling av arbeid med dette vart drøfta, og det vart fatta slikt samrøystes vedtak. Kontrollutvalet ønskjer å ha som fast post på saklista å gjennomgå møteprotokollar frå politiske fora. Gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Kommunetyret Johan Inge Særsten Formannskapet Johan Inge Særsten Forvaltningsstyret Peggy Husevik Bærøy Komitè for oppvekst og utdanning Kristin Ankervold Komitè for næring, miljø og kultur Jens Arne Stautland Komitè for rehabilitering, helse og omsorg Jens Arne Stautland Stord vatn og avlaup KF Wilhelm Engelsen Stord kommunale eigedom KF Wilhelm Engelsen YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Johan Inge Særsten Leiar Kari Nygard Sekretær 7