FORFALL Ove Gjerde (Ap) Johannes Koløen (H) vararepresentant kunne ikkje møta pga av kort varsel.

Transkript

1 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 13/13 20/13 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Ove Raunholm (Frp) Ida Marlen Hamn (Ap) møtte i staden for Ove Gjerde FORFALL Ove Gjerde (Ap) Johannes Koløen (H) vararepresentant kunne ikkje møta pga av kort varsel. DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen Rådmann Atle Tornes og økonomisjef Trond Salmo deltok i møtet i sakene 15/ 13 Orienteringssaker, Finansforvaltningsrapport under sak 16/13 Meldingar, og sak 17/13. Ordførar Wenche Tislevoll deltok i møtet i dei same sakene. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 13/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 14/13 Godkjenning av protokoll frå møte i kontrollutvalet /13 Orienteringssaker 16/13 Meldingar 17/13 Rekneskap og årsmelding 2012 for Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 18/13 Søknad om ekstraløyving til budsjett 2013 for kontroll- og tilsynsarbeid. 19/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1

2 13/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 14/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Det vart gjort merksam på feilskriving av eit namn, og dette skal rettast opp. Det framkom elles ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 15/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Vedtaksoppfølging vedr. sak om inneklima på skulane. - Rådmann la fram notat og orienterte om saka. Kontrollutvalet kom med nokre spørsmål og kommentarar og informasjonen vart teke til orientering. 2 Rådmann / økonomisjef Økonomisjef Trond Salmo orienterte om arbeid med å berekna sjølvkost og sjølvkostrekneskap innanfor dei ulike områda der dette skal gjelda. For Fitjar sin del er det 7 områder. Oversyn for 5 av desse områda finn ein i note 8 i rekneskapen. Sjølvkost-tenester skal i utgangspunktet gå i balanse, men dette vil svinga over tid, og for nokre av sjølvkostområda må det bereknast fond. Det vart informert om handteringa av desse. Rådmann og revisor supplerte og med opplysningar. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. Informasjonen vart teke til orientering. 3 Rådmann Sak til kommunestyret Årsmøte i SIM IKS Ut frå orienteringa bør kontrollutvalet drøfta: Korleis sjå til at vedtak i KST om SIM-rapport selskapskontroll vert følgd opp Rådmann informerte om saka som har vore lagt fram for FSK og KST i forkant av generalforsamling i SIM. Saksdokument som er lagt fram til gen.forsaml. er omfattande å setja seg inn i, både for administasjonen og gen.forsaml.representantar. Det vart og vist til forvaltningsrevisjonen, som også peikar på ein del områder som det må setjast fokus på. Ordførar kommenterte og saka. Det vart informert om at KST-møtet var opplagt som eit eigarmøte, der dagleg leiar i SIM deltok i forkant av saka. Om eigarmøter vidare framover skal vera på FSK-nivå vil bli drøfta vidare. Kontrollutvalet kom med kommentarar og spørsmål som det vart svara på. Etter at utvida selskapsoversikt vert lagt fram til hausten, vil kontrollutvalet ha ei ny orientering om stoda når det gjeld oppfølging etter SIM-rapporten. Notat frå Deloitte som er stila til KUV i Bømlo kommune Drøfting og vedtak som vart gjort om dette vert å ta opp som eiga sak under ymse, til slutt i møteprotokollen. 2

3 4 Rådmann / ordførar 5 Fitjar Krf og Sp Rådmann orienterte om stoda i flytedokk-saka. Ordførar supplerte med opplysningar. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar, og informasjonen vart teke til orientering. Brev til kontrollutvalet «Om innbyggjarane si involvering i kommunalt planarbeid.» Brevet er kome til sekretariatet same dag som innkalling til møtet vart sendt ut, og såleis ikkje laga saksframlegg på til møtet. Kontrollutvalet drøfta brevet. Moment som kom fram under drøftinga: KUV er truleg ikkje det rette organ til å utarbeida «retningslinjer» for tilrettelegging av vedtak i politiske organ. Politiske organ bør på sjølvstendig grunnlag vurdera kva som er vesentleg og ikkje vesentleg i framlegginga av ei sak, før vedtak vert fatta. Det er opp til organet sjølv å bestemma om ei sak er tilstrekkeleg utgreidd eller ikkje. Elles er det administrasjonen si oppgåve å sjå til at ei sak er tilstrekkeleg utgreidd før vedtak vert fatta. Kor omfattande tema ein kan ta inn i sluttbehandlinga av ein plan som har vore på høyring, dersom innbyggarane ikkje har fått uttala seg om temaet i høyringsfasen, er eit skjønnsspørsmål som ikkje er lett å finna gode «retningslinjer» for. Konklusjon: Kontrollutvalet vil at det vert lagt fram sak til første møte til hausten. I saksframstillinga skal ein sjå på dei spørsmålsstillingane som utvalet tok opp i si drøfting av saka. Evt. regelverk om spørsmålsstillingane som vert reist i brevet, skal og undersøkjast. Ymse Else Holst Larsen frå Deloitte gav ein kort orientering om arbeidet med forvaltningsrevisjonen som er starta opp. Så langt i prosjektet ligg ein i tråd med framdriftsplan. Rådmann orienterte om at det er varsla tilsyn innan pleie- og omsorgssektoren i kommunen. Kapasitet til å handtera både eit slikt tilsyn og å vera tilgjengeleg for arbeid med forvaltningsrevisjonen kan by på utfordringar. Kontrollutvalet tok denne informasjonen til orientering. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Etter at utvida selskapsoversikt vert lagt fram til hausten, vil kontrollutvalet ha ei ny orientering om stoda når det gjeld oppfølging etter SIM-rapporten. Kontrollutvalet vil at det vert lagt fram sak til første møte til hausten om spørsmålstillingar som vert reist i brev vedr. «Innbyggjarane si involvering i kommunalt planarbeid.». Kontrollutvalet tek den øvrige informasjonen til orientering. 16/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunest. Aktuelle vedtak / meldingar frå kommunestyret: Meldingar til KST-møte : Saksgang vedr. årsmelding og kontrollrapport frå skatteoppkrevjar Melding om revisor sin plass i kommunestyremøter Årsmelding for kontrollutvalet 2012 kjem ikkje opp i KST før i juni- 3

4 møtet. Handsaminga av desse sakene i KST vart kort gjennomgått og teke til orientering. 2 Rådmann Finansforvaltningsrapport 2012 er lagt fram for kommunestyret i møte I dette møtet får kontrollutvalet den lagt fram som melding. Økonomisjef Trond Salmo presenterte rapporten. Det vart informert om at Finansreglementet skal rullerast i løpet av året. Rådmann supplerte med informasjon, og sa litt om likviditet og om opptak av lån. Det vart gjeve tilbakemelding til administrasjonen om at finansforvaltningsrapporten er framlagt og utforma på ein god måte. Meldinga vart teke til orientering. 3 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om arbeid med kurstilbod for kontrollutval i 2013, evt tidleg i Kontrollutvalet gav tilbakemelding på at det er positivt at det vert planlagt slik opplæring. 4 Sekretariatet Møteplan for kontrollutvalet for haust-halvåret. Dette er siste møte i vår-halvåret i KUV. Møta bør tilpassast møteplan for kommunestyret. Framlegg om at utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å setja opp møteplan for hausten, etter at møtedatoar for kommunestyret er kjende. Konklusjon: Utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å setja opp møteplan for hausten. Melding om møtedatoar som vert sendt ut på mail til alle. Ymse Budsjettbrev frå Fylkesmannen «Fitjar kommune budsjett 2013 og økonomiplan » var sendt ut på mail til KUV før møtet. Brevet vart gjennomgått, og oppsummeringa i brevet vart kommentert. Budsjettbrevet vart teke til orientering. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Utvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å setja opp møteplan for hausten. Kontrollutvalet tek dei øvrige meldingane til orientering. 17/13 REKNESKAP OG ÅRSMELDING FOR FITJAR KOMMUNE UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for Rådmann og økonomisjef var og med under handsaminga av saka. Rekneskapsresultat for 2012 vart presentert, og det vart informert om kva som har påverka og ført til resultatet som ligg føre. Skatteinngangen har vore svakare enn forventa, og det vart og informert om driftsresultat ved dei ulike sektorane, som har påverka resultatet. Revisor la fram sitt arbeid med rekneskapsrevisjon for 2012, og kommenterte at det ikkje er vesentlege ting å påpeika til rekneskapsavlegginga. Kontrollutvalet drøfta rekneskap og årsmelding, og i debatten vart det særleg sett fokusert på kostnader med barnehagetenester og kostnadsdeling med Stord kommune på desse tenestene. Kontrollutvalet stilte spørsmål både til ting i rekneskapen og frå årsmeldinga, som det vart svara på. Konklusjon vart at kontrollutvalet meiner rekneskap og årsmelding er lagt fram på ein god måte. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 4

5 VEDTAK Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for /13 SØKNAD OM EKSTRALØYVING TIL BUDSJETT 2013 FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEID. FORSLAG TIL Kontrollutvalet ber om at kommunestyret løyver kr... som auke til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for Kontrollutvalet drøfta saka ut frå saksframlegget som låg føre. Det vart teke ein nøye gjennomgang av kva som var behovet for midlar for resten av Det vart presisert under drøftinga at kontrollutvalet ikkje skal søkja kommunestyret om meir midlar enn kva utvalet ser som eit absolutt minimum for resten av Utvalet vil såleis søkja om å få innvilga ekstraløyving på kr , til dekking av arbeid som alt er starta i Det vart påpeika at det som alt er oppstarta prosjekt i 2013 er pålagde oppgåver, og i tråd med planar som er vedteke av kommunestyret tidlegare. Vidare vil kontrollutvalet søkja om å få innvilga kr til mindre oppgåver som kan koma til i løpet av hausten. Kontrollutvalet ser det som svært uheldig å ha møter i andre halvdel av 2013, utan å ha midlar til disposisjon til mindre utgreiingar / prosjekt. I drøftinga vart det og vurdert om det er andre kostnader i budsjettet til kontrollutvalet som kan reduserast. Kostnader med sekretariatstenester er i tråd med avtale, og kostnad er berekna ut frå gjennomføring av 5 møter pr. år. Kontrollutvalet har hatt 3 møter i vårhalvåret 2013, og planlegg 2 møter i hausthalvåret. Utvalet finn at det vil vera lite å spara på å redusera på møtegodtgjersle eller kurs- og skyssutgifter. I drøftinga vart det og peika på at det er viktig å opplysa om at kontrollutvalet ikkje har, og ikkje skal ha, fast tilsette. Kontrollutvalet har såleis ikkje høve til, slik andre politiske nemnder og utval har, at ein kan be administrasjonen utføra / utgreia saker, utan at det fører til ekstra kostnader. Kontrollutvalet er avhengig av å kjøpa alle sine tenester. Ut frå denne drøftinga vart det fatta slikt samrøystes vedtak: Kontrollutvalet ber om at kommunestyret løyver kr ,- som auke til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for /13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle saker frå møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet fann at ein vil be om ei orientering frå Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste v/dagleg leiar på eit møtet til hausten. Sekretariatet får i oppdrag å avtale slik orientering, og å setje opp aktuelle tema ein vil ha informasjon om. Møteprotokollar elles vert teke til orientering. VEDTAK Kontrollutvalet vil be om ei orientering frå Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste på eit møte til hausten. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 5

6 YMSE SAK 20/13 DEKKING AV DEL-KOSTNAD FOR NOTAT FRÅ DELOITTE «OM SIM IKS OG RETNINGSLINJER FOR SJØLVKOST» Under orienteringssaker tok sekretariatet opp spørsmål om dekking av del-kostnad for notat frå Deloitte om «SIM IKS og retningslinjer for sjølvkost». Notatet er stila til, og tinga av, kontrollutvalet i Bømlo kommune, og datert Det ligg som vedlegg til orienteringssaka til KUV til dette møtet. Notatet er nytta i sakshandsaminga i dei andre eigarkommunane til SIM for vurdering av spørsmålet av sjølvkost. HANDSAMING OG DRØFTING AV SAKA I MØTET Det vart peika på at slike kostnader bør takast opp i forkant av å tinga liknande utgreiingar. Det vart vidare peika på at kostnader burde delast etter eigardel i selskapet, eller ved å fordela kostnader i høve til folketal. Slike vurderingar bør leggast til grunn for seinare, liknande saker. Kontrollutvalet går likevel inn for å vera med å ta del-kostnad for utgreiinga som er gjort, i dette høvet. Det vart gjort slikt samrøystes vedtak: - Kontrollutvalet kan i dette høve vera med å dekka del-kostnad med notat frå Deloitte vedr. «SIM IKS og retningslinjer for sjølvkost», med inntil kr ,-. - For framlegging av liknande saker ved seinare høve må prinsippet om å fordela kostnad etter folketal / evt. eigardel i selskapet leggast til grunn. Slike kostnader bør og klarerast før evt. slike prosjekt vert starta opp. Det var elles ikkje saker å ta opp under ymse. Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 6