Sakliste: MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalet

Transkript

1 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 11/10 20/10 MØTELEIAR Anne Line Innvær (Ap) DESSE MØTTE Benedicte Meyer (SV) gjekk frå møtet etter sak 17/10. Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) gjekk frå møtet etter sak 18/10. FORFALL (ingen) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Henriette Howden i sak 11/10-15/10 og Øyvind Golten Pettersen i sak 18/10 Frå administrasjonen møtte: rådmann Atle Tornes i sak 11/10-17/10, økonomisjef Trond Salmo i sak 15/10, helse- og sosialsjef Anne Berit Hovstad Johansen i sak 13/10. Ordførar Harald Rydland møtte i sakene 11/10 15/10. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard og Hogne Haktorson. Sakliste: Saknr. Sak 11/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 12/10 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet /10 Orienteringssaker 14/10 Meldingar 15/10 Rekneskap 2009 for Fitjar kommune. Uttale frå kontrollutvalet 16/10 Årsmelding 2009 for kontrollutvalet 17/10 Sak til kontrollutvalet frå Fitjar Høgre 18/10 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 19/10 Gjennomgang av møteprotokollar 20/10 Revisjonsoppdrag for ny periode 1

2 11/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 12/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE Sekretariatet påpeika nokre redigeringsmessige endringar som må gjerast. Det framkom elles ikkje merknader til protokoll frå møte Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 13/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssaken vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen v/helse- og Sosialsjef 2 Administrasjonen v/rådmann og ordførar 3 Deloitte / sekretariatet FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Vedr. Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune Vedr. sak 10/10 Gjennomgang av møteprotokollar frå førre møte: om rutiner for underskrifter, møteprotokollar, protokollutforming, o.l., samt saker under handsaming av budsjett for 2010 Om kva selskap der kommunen har eigarinteresser, som Deloitte er revisor for Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen Vedr. Rapport frå tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt v/helse- og overfor personar med psykisk utviklingshemming i Fitjar kommune Sosialsjef Anne Berit Hovstad Johansen orienterte om tilsynet som fylkesmannen har gjennomført. Oppfølgingsarbeidet vil gå på å bli betre på bruk av rutinar og opplæring. Frist til å gje tilbakemelding til fylkesmannen er Kontrollutvalet vil be om ein kopi av tilbakemeldinga. Helse og sosialsjef skal og senda fullstendig årsmelding for helseog sosialsektoren over til kontrollutvalet v/sekretariatet. Utvalet vil ha tilbakemelding om stoda innan barneverns-tenesta på eit seinare møte. 2 Administrasjonen Vedr. sak 10/10 Gjennomgang av møteprotokollar frå førre møte: v/rådmann og Det er stilt slike spørsmål til administrasjonen: ordførar Kontrollutvalet stiller spørsmål om korleis rutinar for endelege godkjenning av protokollar med underskrifter er. Vert rutinane for å henta inn underskrifter følgd godt nok opp? Ordførar orienterte om reglementet for dette, og korleis det vert praktisert. Etter drøfting vart konklusjonen at ein skal vurdera prosedyrene her på nytt, om det kan gjerast forbetringar. 2

3 3 Deloitte / sekretariatet Innkallingar og protokollar bør og leggast inn med automatisk sidetals-nummerering. Administrasjonen skal sjå på om dette let seg gjera. Kontrollutvalet peika og på at når det gjeld orienteringar som vert gjeve i enkelte møter, så vert ikkje innhaldet i orienteringane referert. Dette gjer at for dei som ikkje har delteke i møtet, er protokollen lite informativ for kva som har kome fram. Det er ønskje om at det kan gjerast ei kort oppsummering av innhald og evt. konklusjonar når det gjeld orienteringssaker. Det var semje om at orienteringar bør skrivast meir fyldig, slik at det det mest vesentlege innhaldet kjem fram i protokollar. Kontrollutvalet merka seg og at det tek lang tid før protokollar vert lagt ut. Det er t.d. ikkje, pr , lagt ut protokoll frå møter som vart halde 19.01, 09.02, og Dette skuldast stort arbeidspress i administrasjonen i det siste. Kontrollutvalet vil og at sekretariatet undersøkjer nærmare til neste møte, og vurderer å få administrasjonen til å orientera om: o Planar vedr. å leiga inn kompetanse for å sjå på/vurdera KOSTRA-tal på kjernetenester til heimebuande /heimetenester (del av sak om budsjett for 2010). Rådmann orienterte om dette. Det vart påpeika av sekretariatet / kontrollutvalet at liknande undersøkjingar i framtida kan utførast i regi av kontrollutvalet. o Om å nytta fond til finansiering av driftsbudsjett (del av sak om budsjett for 2010) Denne orienteringa vart teke under sak 15/10 Rekneskap Det er opplyst frå Deloitte at det er eit selskap, der kommunen har eigarinteresser, som Deloitte er revisor for. Dette gjeld Tinghuset AS. Kontrollutvalet vil vera merksam på spørsmålet om uavhengighet for revisor i denne samanheng vidare framover. Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 14/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Vedr. budsjett for kontrollutvalet for Fylkesmannen i Hordaland Fitjar kommune budsjett og økonomiplan Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Vedr. budsjett for kontrollutvalet for Orientering om at utgifter til møtegodtgjersle o.l. vil bli lagt inn i revidert budsjett for Sekretariatet legg fram fullstendig budsjettoversyn på første møte til hausten. 2 Fylkesmannen i Hordaland Fitjar kommune budsjett og økonomiplan Kontrollutvalet tok budsjettbrevet frå Fylkesmannen til orientering. 3

4 3 Fitjar kommune Meldingar om vedtak i kommunestyret Ordførar orienterte om handsaminga av dei to sakene frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet tok vedtaka til orientering og vil sjå til at desse vert følgd vidare opp. Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 15/10 REKNESKAP 2009 FOR FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for Rekneskap og årsmelding vart gjennomgått og drøfta. Rådmann orienterte om arbeidet med årsmeldinga, om trendar og utvikling av rammer for kommunen framover. Økonomisjef Trond Salmo gjekk gjennom avlagt rekneskap, særleg med fokus på bruk av fond. Revisor Henriette Howden orienterte om revisor sitt arbeid. Kontrollutvalet drøfta rekneskap og årsmelding og gav ros til administrasjonen for vel utført arbeid med årsavslutning for Utkast til uttale vart samrøystes vedteke. VEDATAK Kontrollutvalet vedtek uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for /10 ÅRSMELDING 2009 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for Kontrollutvalet drøfta utkastet til årsmelding og gjekk samrøystes inn for å senda den over til kommunestyret. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for /10 SAK TIL KONTROLLUTVALET FRÅ FITJAR HØGRE FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Saka og brev frå Fitjar Høgre vart gjennomgått og drøfta. På bakgrunn av at budsjettsak om innføring av eigedomsskatt har vore til lovlighetskontroll hjå Fylkesmannen, og at saka er teke opp av eit mindretal i kommunestyret, finn ikkje kontrollutvalet at det er rett å føreta nærmare undersøking om sakshandsaming vedr. budsjetthandsaming, slik det er bede om i brevet. Kontrollutvalet viser til notat om saksgang datert , og dette vert sendt over til Fitjar Høgre, saman med melding om vedtak i saka. Vedtak i saka var samrøystes. Kontrollutvalet viser til at vurdering av saksgang vedr. budsjettprosess når det gjeld innføring av eigedomskatt har vore sendt Fylkesmannen til lovlighetskontroll. Utvalet vil og peika på at det berre er kommunestyret med fleirtalsvedtak som kan pålegga kontrollutvalet å ta opp saker. Med dette som bakgrunn vil ikkje kontrollutvalet følgja opp innspelet frå Høgre si gruppe vedr. budsjetthandsaming hausten

5 18/10 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Øyvind Golten Pettersen frå Deloitte presenterte den førebuinga dei hadde gjort i høve evaluering av Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll. Med dette som utgangspunkt vart det gjennomført ein prosess med kontrollutvalet der risikobiletet vart evaluert og endringar i prioriteringane i begge planane vart gjort. Deloitte vil redigere Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. Redigert plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll vert å legga fram til godkjenning på neste møte. Deretter skal dei redigerte planane sendast til kommunestyret til orientering. Etter dette vart det fatta samrøystes vedtak i saka. 1. Deloitte redigerar Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Planane skal leggast fram for godkjenning i neste møte i kontrollutvalet 3. Deretter vert planane send kommunestyret til orientering. 19/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Protokollar vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 20/10 REVISJONSOPPDRAG FOR NY PERIODE FORSLAG TIL INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Kontrollutvalet drøfta saka og forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: e. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med f. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. g. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. h. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. 5

6 YMSE I møte vart det teke opp at sak om å vurdera opne møter i kontrollutvalet skal leggast fram. Sekretariatet syter for dette til neste møte. Anne Line Innvær Leiar Kari Nygard Sekretær 6