26/10 Godkjenning av protokoll frå møte og telefonmøter og

Transkript

1 Tyssneess kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 25/10 31/10 MØTELEIAR Kjetil Hestad (Ap) DESSE MØTTE John Martin Dale (T) FORFALL Britt Sørensen Dalsgård (T), forfall meldt og vara innkalla, men var forhindra frå å møta. DESSUTAN MØTTE Deloitte v/bjarne Ryland, Gunnar Hoff og Alf Kåre Kjærnet Frå administrasjonen møtte rådmann Audun Hovland og økonomisjef Knut Hollekim (heile møtet) og assisterande rådmann Steinar Dalland under orienteringssak nr. 2. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 25/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 26/10 Godkjenning av protokoll frå møte og telefonmøter og /10 Orienteringssaker 28/10 Meldingar 29/10 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden /10 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for /10 Gjennomgang av møteprotokollar 1

2 25/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 26/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE OG TELEFONMØTER og Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møter , og Protokollen frå møter , og vart samrøystes godkjend. 27/10 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssaker vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Deloitte er revisor for Tysnes kommune f.o.m presentasjon/ bli kjent 2 Kontrollutvalet Diverse henvendingar FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Deloitte Frå Deloitte møtte partner Bjarne Ryland, ansvarleg for forvaltningsrevisjon Gunnar Hoff og regnskapsrevisor Alf Kåre Kjærnet, og presenterte seg for kontrollutvalet. Dei orienterte om korleis dei vil legga opp revisjonen sitt arbeid. Det vart trekt fram at Deloitte er valgt av Kommunaldepartementet til å utarbeide veiledar for kontrollutval, som oppfølging etter 85 tilrådingar. I dette arbeidet ønskjer dei innspel frå kontrollutvala som dei er revisor for. I neste møte tek ein sikte på å legga fram uavhengighetserklæring, plan for revisjonsarbeid og notat om revisjonsmandatet for rekneskapsrevisjon. 2 Kontrollutvalet Diverse henvendingar: Utvalsleiar har fått henvending om evt. problemstilling med at ein nytilsett kan verta ugild i enkelte situasjonar ut frå slektsforhold til overordna. Assisterande rådmann Steinar Dalland kom inn i møtet og gjorde greie for prosessen med tilsetting og dei vurderingar som er gjort i administrasjonen kring dette. Kontrollutvalet finn ikkje grunn til å undersøka dette vidare. Det er viktig med drøfting og åpenheit om slike problemstillingar og utvalet meiner administrasjonen er bevisst på å handtera dette på ein tilfredstillande måte. Utvalsleiar har og fått henvending om ei sak som gjeld ei kommunal brygge / eigedom som er seld av kommunen med ein avtale som ikkje har vore handsama i politisk organ. Rådmannen orienterte litt om historikk kring saka, og opplyste at saka truleg vert fremja for formannskap / kommunestyret i næraste framtid. Kontrollutvalet vil då ikkje gå nærmare inn i saka no, men tek orienteringa til orientering. Kontrollutvalet er og gjort kjent med at ein datamaskin som hadde vore 2

3 Ingen orienteringssaker under ymse. : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 28/10 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Innkomne brev Brev til kontrollutvalet frå Knut Skår - Breva vert lagt fram for kontrollutvalet til drøfting. 2 Tysnes kommunestyre Meldingar om vedtak 3 Sekretariatet Rekneskapsstoda pr. september for kontroll- og tilsynsarbeidet FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Innkomne brev Brev til kontrollutvalet frå Knut Skår som rapport om Utleigebustader på Reksteren, var sendt ut til kontrollutvalet med innkallinga, og vart drøfta i utvalet. Det var semje om at kontrollutvalet ikkje ser det som si oppgåve å gå vidare med saka. I rapporten vedr. tomtekjøp på Reksteren er det svara på dei spørsmålstillingar kontrollutvalet ønskte svar på. Å ta stilling til dei privat-rettslege påstandane som kjem fram i breva, er ikkje kontrollutvalet si oppgåve. Det vart vedteke at det skal sendast brev til Knut Skår med orientering om dette. Utvalsleiar og sekretariat får ansvar for å senda svarbrev frå kontrollutvalet. 2 Tysnes kommunestyre Meldingar om vedtak frå kommunestyret vart gjennomgått og kommentert. 3 Sekretariatet Rekneskapsstoda pr. september for kontroll- og tilsynsarbeidet vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet tek denne til orientering. Det var ingen meldingar under ymse. Vedtak vedr. melding nr.1 Brev til kontrollutvalet frå Knut Skår: Det vert sendt brev til Knut Sår med melding om at kontrollutvalet ikkje ser det som si oppgåve å gå vidare når det gjeld handsaming av saka som gjeld tomtekjøp på Reksteren. Dei øvrige meldingane vart teke til orientering. 3

4 29/10 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FORSLAG TIL : Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Deloitte vert beden om å utarbeida ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Tilbodet skal leverast innan.. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. På neste kontrollutvalsmøte vert det lagt opp til at Deloitte gjennomfører ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. Sekretariatet orienterte om bakgrunn for å gjennomføra evaluering av dei to planane no. Oppsett som viser prosjekt som er gjennomført i denne perioden var delt ut saman med gjeldande planar. Kontrollutvalet slutta seg til framgangsmåten for evalueringsarbeidet og framlegg til vedtak i saka vart samrøystes vedteke. : Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Deloitte vert beden om å utarbeida ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Tilbodet skal leverast innan Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. På neste kontrollutvalsmøte vert det lagt opp til at Deloitte gjennomfører ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. 4

5 30/10 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2011 FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2011 i Tysnes kommune slik det ligg føre. Kontrollutvalet drøfta framlegget til budsjett og sa seg samd i slik det var sett opp. Det vart peika på at det er viktig at informasjon om kva som ligg til grunn for dei einskilde postane kjem fram til kommunestyret. Utvalet ber difor om at saksopplysningar og framlegget til budsjett følgjer saka fram til kommunestyret i budsjettprosessen. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret godkjenner budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2011 i Tysnes kommune slik det ligg føre. 31/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet har ikkje merka seg saker frå andre politiske organ som ein vil sjå nærare på. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE I møtet la kontrollutvalet opp til at ein vil ha følgjande møteplan for kontrollutvalsmøter for 2. halvår: Fredag (noverande møte) Fredag Fredag Kjetil Hestad Leiar Kari Nygard Sekretær 5