MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 11. februar 2013 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 1/13-7/13. MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A)

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 11. februar 2013 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 1/13-7/13 MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) DESSE MØTTE Fauskanger, Magne Ivar (FRP) Storebø, Morten (H) Bjørkly, Silja Ekeland (H) Helland, Kristian (KRF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Partner Helge Roald Johnsen, Deloitte frå sak 2/13 Forvaltningsrevisor Kari Gåsemyr, Deloitte AS Forvaltningsrevisor Birte Bjørkelo, Deloitte AS t.o.m. sak 5/13 Kontrollsjef Hogne Haktorson, Sekretariat for kontrollutvalet Seniorrådgjevar Roald Breistein, Sekretariat for kontrollutvalet MERKNADER TIL INNKALLINGA Det var ingen merknader til innkallinga. GODKJENNING AV SAKLISTA Det var ingen merknader til saklista. GODKJENNING AV MØTEBOKA Møteboka for vart samrøystes godkjend. YMSE I starten av møtet presenterte fungerande seksjonsleiar i internasjonal seksjon, Kathrin Jakobsen, si verksemd og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Torill Vebenstad, Kristian Helland, Magne Fauskanger og Hogne Haktorson orienterte kort frå deltakinga på NKRF sin konferanse på Gardermoen MELDINGAR Periode: 24. september februar 2013 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 1/ Skatteinngangen pr. desember

2 2/ Selskapskontroll av Business region Bergen - Invitasjon til deltaking 3/ Selskapskontroll av Bybanen AS - Oppfølging av vedtak 4/ Oppfølging av vedtak / Oppfølging av vedtak forvaltningsrevisjon i tannhelsetenesta Kontrollutvalet seier seg nøgd med tilbakemeldinga på forvaltningsrevisjon innan tannhelsetenesta og seier seg ferdig med saka. 6/ Selskapskontroll av Bybanen AS - oppfølging 7/ Selskapskontroll av Bybanen AS Oppfølging av vedtak Kontrollutvalet er nøgd med tilbakemeldinga frå Bybanen AS, men det er ikkje motteke tilbakemelding frå generalforsamlinga og fylkesrådmannen. Kontrollutvalet ber om å få tilbakemelding også frå generalforsamlinga og fylkesrådmannen. 8/ Selskapskontroll av Business region Bergen Vedtak i KU i Bergen Melding 7/13 og 8/13 vart delt ut i møtet. Alle meldingane med unnatak av melding 5/13 og 7/13 vart tekne til orientering. SAKNR. 1/13 SELSKAPSKONTROLL - EIGARSKAPSFORVALTNING I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING: Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for sakshandsaming som munnar ut i: 1. Å avklare i kva grad og korleis fylkestingvedtak 02/2008 og KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for eigarskapsforvaltninga. Fylkeskommunen sine rutinar for eigarskapsforvaltninga kan med fordel inkluderast i eigarskapsmeldinga til fylkeskommunen. 2. Å konkretisere fylkeskommunen sine eigarmål og selskapsstrategiar i eigarskapsmeldinga slik at dei i større grad inneheld tydelege forventningar og styringssignal. 3. At det går fram av eigarskapsmeldinga kva selskap som høyrer til dei åtte ulike eigarområda. 4. Å klargjere kva ansvar og oppgåver knytt til eigarskapsforvaltning som ligg til dei einskilde fylkeskommunale avdelingane og til rolla som kontaktperson. 5. Å utarbeide rutinar for val av styrerepresentantar, der det mellom anna kan gå fram kven som kan veljast og kva kvalifikasjonar som skal vektleggast (jf. punkt 4 i fylkestingvedtak 02/08). 6. Å sikre at punkt 5 i fylkestingvedtak 02/08 om å utarbeide rutinar og retningsliner for utøving av styreverva blir følgt opp. Slike rutinar kan omfattast av eigarskapsmeldinga og kan t.d. omhandle registrering av styreverv, vurdering av habilitet og liknande. 7. Å laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Birte Bjørkelo frå Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte selskapskontrollen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 2

3 Kontrollutvalet ønskjer at punkt 5 i innstillinga vert endra til: Å utarbeide rutinar, saman med valnemnda, for val av styrerepresentantar, der det mellom anna kan gå fram kven som kan veljast og kva kvalifikasjonar som skal vektleggast (jf. punkt 4 i fylkestingvedtak 02/08). Kontrollutvalet ber også om at Deloitte får 15 minuttar i fylkestinget i mars til å presentere rapport etter gjennomført Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning i Hordaland fylkeskommune. Etter dette vart slik innstilling samrøystes vedteke. INNSTILLING: Fylkestinget ber fylkesrådmannen syta for sakshandsaming som munnar ut i: 1. Å avklare i kva grad og korleis fylkestingvedtak 02/2008 og KS sine tilrådingar skal leggjast til grunn for eigarskapsforvaltninga. Fylkeskommunen sine rutinar for eigarskapsforvaltninga kan med fordel inkluderast i eigarskapsmeldinga til fylkeskommunen. 2. Å konkretisere fylkeskommunen sine eigarmål og selskapsstrategiar i eigarskapsmeldinga slik at dei i større grad inneheld tydelege forventningar og styringssignal. 3. At det går fram av eigarskapsmeldinga kva selskap som høyrer til dei åtte ulike eigarområda. 4. Å klargjere kva ansvar og oppgåver knytt til eigarskapsforvaltning som ligg til dei einskilde fylkeskommunale avdelingane og til rolla som kontaktperson. 5. Å utarbeide rutinar, saman med valnemnda, for val av styrerepresentantar, der det mellom anna kan gå fram kven som kan veljast og kva kvalifikasjonar som skal vektleggast (jf. punkt 4 i fylkestingvedtak 02/08). 6. Å sikre at punkt 5 i fylkestingvedtak 02/08 om å utarbeide rutinar og retningsliner for utøving av styreverva blir følgt opp. Slike rutinar kan omfattast av eigarskapsmeldinga og kan t.d. omhandle registrering av styreverv, vurdering av habilitet og liknande. 7. Å laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 2/13 FORVALTNINGSREVISJON AV VEDTAKSOPPFØLGING I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Vedtaksoppfølging i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Etablere oversikt over vedtak som er fatta i politiske organ som enkelt kan gje administrasjonen og politikarar informasjon om status for gjennomføring/effektuering. 2. Utarbeide rutinar for arbeidet med iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak, herunder etablerer rutinar for status- eller avviksrapportering til politisk nivå. 3. Klargjere og samle alle gjeldande rutinar i ei handbok for sakshandsamarar som mellom anna: a) Utdjupar korleis habilitetsvurderingar skal gjerast i fylkeskommunen. b) Klargjer i kva grad tidsramme, tidsplan eller frist for gjennomføring/iverksetting skal innarbeidast i saksutgreiingane. c) Inneheld sjekklister for saksutgreiing for å sikre at alle saker blir vurderte i forhold til eit overordna sett reglar og sakshandsamingsprinsipp. d) Sikrar at politikarane får informasjon om og når oversendingsforslag vil bli svara på av administrasjonen. e) Sikrar tilstrekkeleg tid til kvalitetssikring av politiske saker til dømes ved å utvikle rettleiande fristar for kvalitetssikringsprosessen. 3

4 4. Utvikle tiltak for å sikre betre utnytting av kompetanse på tvers av ansvarsområde og avdelingar. 5. Laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kari Gåsemyr frå Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte selskapskontrollen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Vedtaksoppfølging i Hordaland fylkeskommune, ber fylkestinget fylkesrådmannen syta for å: 1. Etablere oversikt over vedtak som er fatta i politiske organ som enkelt kan gje administrasjonen og politikarar informasjon om status for gjennomføring/effektuering. 2. Utarbeide rutinar for arbeidet med iverksetting, gjennomføring og oppfølging av politiske vedtak, herunder etablerer rutinar for status- eller avviksrapportering til politisk nivå. 3. Klargjere og samle alle gjeldande rutinar i ei handbok for sakshandsamarar som mellom anna: a) Utdjupar korleis habilitetsvurderingar skal gjerast i fylkeskommunen. b) Klargjer i kva grad tidsramme, tidsplan eller frist for gjennomføring/iverksetting skal innarbeidast i saksutgreiingane. c) Inneheld sjekklister for saksutgreiing for å sikre at alle saker blir vurderte i forhold til eit overordna sett reglar og sakshandsamingsprinsipp. d) Sikrar at politikarane får informasjon om og når oversendingsforslag vil bli svara på av administrasjonen. e) Sikrar tilstrekkeleg tid til kvalitetssikring av politiske saker til dømes ved å utvikle rettleiande fristar for kvalitetssikringsprosessen. 4. Utvikle tiltak for å sikre betre utnytting av kompetanse på tvers av ansvarsområde og avdelingar. 5. Laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3/13 FORVALTNINGSREVISJON AV ØKONOMISTYRING I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL VEDTAK: 1 Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon innan økonomistyring i Hordaland fylkeskommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2 Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 3 Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, inkludert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i fylkestinget. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan.., ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Birte Bjørkelo frå Deloitte presenterte forslag til prosjektplan og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Punkt 2 utgår sidan det ikkje var forslag om korrigering. Rekkefølgje på øvrige punkt vert korrigert pga. dette. 4

5 Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: 1 Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon innan økonomistyring i Hordaland fylkeskommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2 Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, inkludert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i fylkestinget. 3 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan , ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 4/13 FORVALTNINGSREVISJON INNAN FAGOPPLÆRING I HORDALAND FYLKESKOMMUNE - FORSLAG TIL PROSJEKTPLAN FORSLAG TIL VEDTAK: 1 Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av fagopplæring i Hordaland fylkeskommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2 Ev. ny korrigert prosjektplan vert å sende sekretariatet innan Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan. 3 Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, inkludert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i fylkestinget. 4 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av september 2013, ferdig verifisert og med fylkesrådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Kari Gåsemyr frå Deloitte presenterte forslag til prosjektplan og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ønskjer at rapporten vert levert innan Punkt 2 utgår sidan det ikkje var forslag om korrigering. Rekkefølgje på øvrige punkt vert korrigert pga. dette. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedtak. VEDTAK: 1 Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av fagopplæring i Hordaland fylkeskommune, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2 Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i prosjektplanen, inkludert opsjon på ev. presentasjon av rapporten i fylkestinget. 3 Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan , ferdig verifisert og med fylkesrådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 5/13 GODKJENNING AV 3 PROSJEKTREKNESKAPAR INNAN SKULESEKTOREN FORSLAG TIL UTTALE: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå Deloitte, der det går fram at prosjektrekneskapa gjev eit rettvisande bilete av at prosjekta er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. 2. Kontrollutvalet tar konklusjonen frå Deloitte til etterretning. 3. Utvalet har elles ingen kommentar til prosjektrekneskapane. Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. 5

6 UTTALE: 1. Kontrollutvalet viser til konklusjon frå Deloitte, der det går fram at prosjektrekneskapa gjev eit rettvisande bilete av at prosjekta er i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk. 2. Kontrollutvalet tar konklusjonen frå Deloitte til etterretning. 3. Utvalet har elles ingen kommentar til prosjektrekneskapane. 6/13 ORIENTERINGSSAKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Ad. punkt 1 Kari Gåsemyr frå Deloitte orienterte om status på forvaltningsrevisjon Personalforvaltning. Ad. punkt 2 Helge Roald Johnsen frå Deloitte gav ny orientering om deira vurdering av uavhengighet i høve oppdrag Hordaland fylkeskommune ønskjer å få utført og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Når det gjeld ev. konsulenttenester som Deloitte har utført/utfører for Business Region Bergen skal revisor gjera greie for i ei skriftleg tilbakemelding til sekretariatet innan kort tid og seinast Ad. punkt 3 Sekretariatet presenterte rekneskapsresultatet for kontrollutvalet for 2012 og svarte på spørsmål. Ad. punkt 4 Sekretariatet orienterte om planlegginga av studieturen som kontrollutvalet skal gjennomføre til Oslo og svarte på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet kom med innspel til tema og spørsmål som kan vera aktuelle under besøket utvalet skal gjennomføre i KRD. Ad. punkt 5 Innhaldet i artikkel frå NRK om drosjeløyve vart diskutert og teke til orientering. Ad. punkt 6 Det vart orientert om ny organisering i opplæringsseksjonen. Ad. ymse: Det vart orientert om at Regjeringa har vedteke at det frå skal vera opne møte i alle kontrollutval. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Ev. konsulenttenester som Deloitte har utført/utfører for Business Region Bergen skal revisor gjera greie for i ei skriftleg tilbakemelding til sekretariatet innan kort tid og seinast Informasjonen vart elles teken til orientering. 6

7 7/13 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. Roald Breistein Referent Torill Vebenstad Leiar Hogne Haktorson Kontrollsjef 7

8 8