Dato kl. 14:00-16:00 Stad: Fjell Rådhus. Eli Bergsvik, Kristian Johannessen, Gro Heidi Skoge,

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet i Fjell kommune Dato kl. 14:00-16:00 Stad: Fjell Rådhus Møteleiar: Jan Bratland Medlem som møtte: Forfall: Frå revisjonen: Frå administrasjonen: Steinar Nesse Eli Bergsvik, Kristian Johannessen, Gro Heidi Skoge, Anita Vindenes Birte Bjørkelo, Merete Larsen, Espen Hordvik Økonomisjef Svend-Fredrik Untiedt, Tore Solvang, rådmann Saker: 01/2015 Innkalling og saksliste 02/2015 Protokoll frå møte /2015 Orienteringssaker 04/2015 Årsregnskap for Fjell kommune for /2015 Selskapskontroll Sotra Brannvesen 06/2015 Plan for forvaltningsrevisjon 01/2015: INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste vart godkjent. 02/2015: PROTOKOLL FRÅ MØTE Kopi av møtebok er sendt møtedeltakarane. Det er ikkje kome merknader til møteboka. Det kom ikkje fram merknader til møteboka. Vedtak: Kontrollutvalet godkjenner møteboka for møtet den Leiar: Sekretariat: Jan Henrik Ludt Bratland Advokat Morten D. Haldorsen Hølmavegen 15, 5357 Fjell Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig Telefon: Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen E-post: jan.bratland@bluezone.no Telefon / E-post: mdh@svw.no

2 03/2015: SAKER TIL ORIENTERING Skatteetaten har gjennomført kontroll av kommunen sin skatteoppkrevjarfunksjon, jf. "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar Resultatet av kontrollen er at kommunen sin internkontroll i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldande regelverk. Det kom ikkje fram merknader til møteboka. Vedtak: Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. 04/2015 ÅRSREKNESKAPEN FOR FJELL KOMMUNE 2014 Etter Kommunal- og regionaldepartementet si forskrift om årsbudsjett, årsrekneskap og årsmelding og rapportering frå kommunar og fylkeskommunar er rekneskapssjefen ansvarleg for å utarbeide årsrekneskap, medan administrasjonssjefen er ansvarleg for å lage forslag til årsmelding. Revisor reviderer årsrekneskapen, samt budsjettvedtak og disposisjonar som ligg til grunn for rekneskapen og dessutan opplysingane i årsmeldinga om årsrekneskapen. Revisor gjev uttale om resultatet av revisjonen til kommunestyret. Kontrollutvalet og formannskapet skal ha kopi av revisjonsmeldinga. Kontrollutvalet skal gje uttale om årsrekneskapen og årsmeldinga til kommunestyret før årsrekneskapen blir vedteken. Økonomisjefen gjorde greie for den økonomiske situasjonen i kommunen for året Økonomisjefen og rådmannen gjorde greie for rekneskapen, og kontrollutvalet fekk stille spørsmål til økonomisjefen og til revisjonen. Revisjonen gjorde så greie for sine merknader til rekneskapen som er gjeven i ein eigen revisjonsrapport. Sekretariatet sitt framlegg til vedtak: Kontrollutvalet vedtek å gje slik uttale til Kommunestyret: Til Kommunestyret i Fjell kommune KONTROLLUTVALET SIN UTTALE OM FJELL KOMMUNE SIN ÅRSREKNESKAP FOR 2014 Kontrollutvalet har i møte den handsama Fjell kommune sin årsrekneskap for Grunnlaget for handsaminga har vore den avlagde årsrekneskapen, Rådmannen si årsmelding og Deloitte si revisjonsmelding, som er tatt inn i årsmeldinga. Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapen med tilhøyrande spesifikasjonar og noter, tilfredsstiller brukarane sitt informasjonsbehov og gjev uttrykk for tilhøva som er 2

3 omtalt i Rådmannen si årsmelding. Kontrollutvalet har ikkje merknader til Fjell kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet vil gjøre kommunestyret merksam på forhold omtalt i revisjonsrapport av Særutskrift: Kopi: Kommunestyret i Fjell kommune Formannskapet i Fjell kommune 05/2015: SELSKAPSKONTROLL SOTRA BRANNVESEN Kontrollutvalet vedtok i møte å gje revisjonsselskapet Deloitte i oppdrag å gjennomføre selskapskontroll av Sotra Brannvesen IKS. Rapporten frå Deloitte vart vedlagt innkalling til møtet. Representant for revisjonsselskapet møtte i kontrollutvalet og presenterte rapporten. Det var anledning til å stille spørsmål. Vedtak Kontorollutvalet sluttar seg til premissane og konklusjonane i revisjonen sin utgreiing. Med bakgrunn i rapporten tilrår kontrollutvalet at Fjell kommune gjennomfører tiltaka som foreslått i revisjonsrapporten. Kontorollutvalet gjer framlegg om fylgjande tiltak: Kontrollutvalet tilrår at Fjell kommune: 1. Sikrar at styrerepresentantar som ikkje er folkevalde får tilbod om opplæring, og at opplæringa for alle styrerepresentantar blir følgt opp to år etter val, i samsvar med KS sine tilrådingar 2. Utarbeider ein eigarstrategi for Sotra Brannvern IKS for å sikre at den vert i tråd med eigarane sine krav og forventningar 3. Vurderer å arrangere uformelle eigarmøte for eigarane og Sotra Brannvern IKS der sakar kan bli diskutert utan at vedtak blir fatta for å sikre tilstrekkeleg samarbeid med Sund kommune og Sotra Brannvern IKS 4. Reviderer selskapsavtalen for Sotra Brannvern IKS, mellom anna ved å inkludere krav om bruk av valnemnd for styret i Sotra Brannvern IKS 3

4 5. Utarbeider retningsliner for å sikre og kontrollere at krav i eigarskapsmeldinga blir etterlevd av selskapa 6. Avklarar korleis eigarstyringa av Sotra Brannvern IKS skal gjennomførast 7. Vurderer korleis Sotra Brannvern IKS betre kan involverast i arbeidet med krise og beredskap, og utforminga av relevante planar Kontrollutvalet tilrår at Sotra Brannvern IKS: 8. Utarbeider retningsliner for å sikre og kontrollere at krav i eigarskapsmeldinga og selskapsavtalen blir etterlevd av selskapet 9. Vurderer å innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: a. Gjennomføre eigenevaluering for styret b. Arrangere styreseminar og ekstern styreopplæring c. Utarbeide retningsliner for handtering av habilitetsspørsmål i selskapet d. Slutte seg til KS sitt styrevervregister e. Numerisk varaordning til styret 10. Utarbeider skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningsliner for rapportering om avvik frå budsjett 06/2015: PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAKSOPPLYSNING: Kontrollutvalet vedtok i møte den plan for forvaltningsrevisjon, der aktuelle forvaltningsområde vart ført opp i prioritert rekkefylgje. Planen er godkjent av kommunestyret. Utvalet diskuterte ulike prioriterte og uprioriterte områder for forvaltingsrevisjon, også i lys av tilhøve som er endra etter Alle medlemmer fikk ordet. Vedtak Kontrollutvalet gjev revisjonsselskapet Deloitte i oppdrag å foreta: Forvaltingsrevisjon av internkontroll innan pleie og omsorg. - Organisering - System og rutinar - Regeletterleving - Kapasitet * * * 4

5 Deloitte legg frem prosjektplan med metode, omfang, tidsbruk mv. i neste møte i Kontrollutvalet 25.juni Deloitte sendar ut prosjektplan 14 dagar før møtet. Jan Bratland leiar Morten D. Haldorsen sekretær 5