MØTEBOK. Kontrollutvalet. Dato: 19. november 2013 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 34/13-36/13. MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A)

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE MØTEBOK Kontrollutvalet Dato: 19. november 2013 Kl.: Stad: Møterom 425 Sunnhordland Saknr.: 34/13-36/13 MØTELEIAR Vebenstad, Torill (A) DESSE MØTTE Fauskanger, Magne Ivar (FRP) Humlevik, Tore Atle (H) møtte i staden for Storebø, Morten (H) Volden, Randi Stang (H) Sævik, Elisabeth Næverlid (KRF) FORFALL Storebø, Morten (H), Humlevik, Tore Atle (H) møtte i staden DESSUTAN MØTTE Fylkesrådmann Rune Haugsdal, orientering under ymse Økonomidirektør Johnny Stiansen, orientering under ymse Rekneskapsrevisor Espen Hordvik, Deloitte Forvaltningsrevisor, Stine Olsen, Deloitte Forvaltningsrevisor Gunnar Husabø, Deloitte Kontrollsjef Hogne Haktorson, Sekretariat for kontrollutvalet Seniorrådgjevar Roald Breistein, Sekretariat for kontrollutvalet MERKNADER TIL INNKALLINGA Det var ingen merknader til innkallinga. GODKJENNING AV SAKLISTA Det var ingen merknader til saklista. GODKJENNING AV MØTEBOKA Møteboka for vart samrøystes godkjend. YMSE Fylkesrådmann Rune Haugsdal og økonomidirektør Johnny Stiansen presenterte resultatet for rekneskap og finans pr og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. 1

2 MELDINGAR Periode: 24. oktober november 2013 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 59/ FULLMAKT TIL FYLKESADMINISTRASJONEN OM FØRESPURNADAR TIL HFK OM ØKONOMISK STØNAD ELLER ANNAN MEDVERKNAD, UTANOM DEI ETABLERTE TILSKOTSORDNINGANE. 60/ Oversikt over større saker til politisk behandling hausten pr okt. 61/ Statusrapport BRB - Rapportering til Hordaland fylkeskommune på drift og prosjekt i / Selskapskontroll - rapport forbedringer Meldingane vart tekne til orientering. SAKNR. 34/13 SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Fylkestinget seier seg nøgd med at revisjonsrapporten ikkje ser behov for å foreslå konkrete tilrådingar etter Deloitte sin kontroll av fylkeskommunen si eigarstyring av Business Region Bergen. 2. Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen ber fylkestinget selskapet syta for å: 2.1. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: styrevervregistrering gjennomføre årleg eigenevaluering av styret utarbeide plan for kompetanseutvikling 2.7. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett Etablere system og rutinar for prosjektstyring, og fastsett budsjettrammer for prosjekt av ein vesentleg storleik Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 2

3 2.11. Laga ein plan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Det er ønskjeleg at planen vert lagt fram for fylkestinget i mars HANDSAMING I MØTE Stine Olsen frå Deloitte presenterte resultatet av den gjennomførte forvaltningsrevisjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ønskjer at det vert sett av ca 15 minuttar til presentasjon av selskapskontroll Business Region Bergen i fylkestinget Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: 1. Fylkestinget seier seg nøgd med at revisjonsrapporten ikkje ser behov for å foreslå konkrete tilrådingar etter Deloitte sin kontroll av fylkeskommunen si eigarstyring av Business Region Bergen. 2. Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen ber fylkestinget selskapet syta for å: 2.1. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: styrevervregistrering gjennomføre årleg eigenevaluering av styret utarbeide plan for kompetanseutvikling 2.7. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett Etablere system og rutinar for prosjektstyring, og fastsett budsjettrammer for prosjekt av ein vesentleg storleik Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune) Laga ein plan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Det er ønskjeleg at planen vert lagt fram for fylkestinget i mars /13 ORIENTERINGSSAKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Ad. punkt 1 Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om status på forvaltningsrevisjon Økonomistyring. Revisjonsrapport vert levert innan avtalt frist. 3

4 Ad. punkt 2 Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om status på forvaltningsrevisjon av forholdet mellom skuleeigar og skular. Det kom fram at arbeidet er i rute til at revisjonsrapport kan verta levert innan avtala frist. Ad. punkt 3 Gunnar Husabø frå Deloitte orienterte om status på forvaltningsrevisjon av tilskotsordning innanfor kulturområdet. Det kom fram at arbeidet er i rute til at revisjonsrapport kan verta levert innan avtala frist. Ad. punkt 4 Sekretariatet presenterte rekneskapsresultatet for kontrollutvalet hittil i Ad. punkt 5 Kontrollsjef orienterte om status når det gjeld opplæring for kontrollutvalet våren Skisse til program for opplæringa vart delt ut i møte og kontrollutvalet sluttar seg til denne. Ad. punkt 6 Sekretariatet orienterte om at møte i kontrollutvalet skal haldast på Grand Hotel Terminus med innlagt julelunsj. Ad. punkt 7 Sekretariatet delte ut invitasjon til NKRF-konferanse på Gardermoen Elisabeth Næverlid Sævik og Randi Stang Volden vurderer å melde seg på denne konferansen. Når dei har bestemt seg melder dei frå til sekretariatet som vil syte for påmelding og bestilling av flybillettar. Om fylkestinget vel ny kontrollutvalsmedlem etter Morten Storebø (H) i desembertinget, får og vedkommande tilbod om å delta. Ad. punkt 8 Sekretariatet orienterte om FKT-konferanse som skal haldast i Haugesund. Invitasjon kjem i løpet av våren. Ad. punkt 9 Kontrollsjef orienterte om tankar sekretariatet har om etikk i Hordaland fylkeskommune. Kontrollutvalet ber fylkesordførar og fylkesrådmann om å komme i første møte i 2014 og orientere om etikk i fylkeskommunen. Ei slik orientering kan t.d. innehalde slike opplysningar: Kva er gjort på området siste året Kva er planlagt å gjere det neste året Er det gjennomført dilemmatrening Er det halde kurs eller seminar Osv. Ad ymse: Sekretariatet orienterte om at Deloitte har motteke til revisjon 9 prosjektrekneskapar dagsett frå fylkeskassen. På bakgrunn av vedtak i sak 49/13 Prosjektrekneskapar Revisjon, som vart gjort i fylkestinget , var det semje om at prosjektrekneskapar dagsett etter vedtak i fylkestinget skal handsamast etter dei nye reglane. Det betyr at 3 av dei omtala prosjektrekneskapane kjem inn under dei nye reglane og skal reviderast av Deloitte. Desse prosjektrekneskapane vert lagt fram for kontrollutvalet i neste møte. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet slutta seg til framlagt skisse til program for opplæring for kontrollutvalet våren Elisabeth Næverlid Sævik og Randi Stang Volden vurderer å melde seg på NKRFkonferansen Når dei har bestemt seg melder dei frå til sekretariatet som vil syte 4

5 for påmelding og bestilling av flybillettar. Om fylkestinget vel ny kontrollutvalsmedlem etter Morten Storebø (H) i desembertinget, får og vedkommande tilbod om å delta. 3. Kontrollutvalet ber fylkesordførar og fylkesrådmann om å komme i første møte og orientere om etikk i fylkeskommunen. Ei slik orientering kan t.d. innehalde slike opplysningar: Kva er gjort på området siste året Kva er planlagt å gjere det neste året Er det gjennomført dilemmatrening Er det halde kurs eller seminar Osv. 4. Fylkestinget vedtok i sak 49/13 nye reglar for handsaming av prosjektrekneskapar. Kontrollutvalet legg til grunn at prosjektrekneskapar som er avlagt etter denne datoen skal handsamast etter dei nye reglane. 5. Informasjonen vart elles teken til orientering. 36/13 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møtebøkene til orientering. HANDSAMING I MØTE Desse møteprotokollane vart gjennomgått i dette møtet: Fylkesutvalet og Kultur- og ressursutvalet og Opplærings- og helseutvalet og Samferdselsutvalet og Kontrollutvalet ber om at fylkesrådmannen skriftleg gjer greie for korleis reglane er når fleire utval gjer innstilling i same sak til for eksempel fylkesutvalet. Bakgrunnen for dette er at kontrollutvalet registrerer at det ser ut til at forslag til innstilling frå kultur- og ressursutvalet i møte i sak 99/13 Infrastruktur for elbilar ikkje er vorte handsama av fylkesutvalet. Innstillinga frå samferdselsutvalet i same sak ser derimot ut til å ha vorte handsama. Utvalet ber vidare om at fylkesrådmannen gjer greie for kva som har skjedd i denne saka og i tilfelle korleis eventuelle feil vil verta retta opp. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber om at fylkesrådmannen skriftleg gjer greie for korleis reglane er når fleire utval gjer innstilling i same sak til for eksempel fylkesutvalet. Utvalet ber vidare om at fylkesrådmannen gjer greie for kva som har skjedd i sak 240/13 Infrastruktur for elbilar i fylkesutvalet og i tilfelle korleis eventuelle feil vil verta retta opp. 2. Kontrollutvalet tar elles møtebøkene til orientering. Roald Breistein Referent Torill Vebenstad Leiar Hogne Haktorson Kontrollsjef 5