MØTEBOK. Kontrollutvalet. Fylkeshuset, Leikanger, møterom Skåla. Møtedato Kl. 10:00 15:45

Transkript

1 MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Fylkeshuset, Leikanger, møterom Skåla Møtedato Kl. 10:00 15:45 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Arve Mjømen, Per Rune Vereide, Kari Maria Rutle Fjærestad, Kåre Jarl Langeland, Turid Vassliås Borgund Frå administrasjonen: Tore Eriksen i sak 12/15 og sak 19/15 pkt. 3a; Paal Fosdal i sak 13/15, 14/15 og 19/15 pkt 3b; Ina Sørfonden i sak 10/15; Arnt Ola Fidjestøl og Ole Stian Hovland i sak 12/15; Eli Nes Killingrød i sak 19/15pkt. 3c; Jan Erik Weinbach i sak 19/15 pkt 2 Frå F1 Holding: Karianne Torvanger og Jan Øhlckers i sak 10/15 Frå Deloitte: Gunnar Hoff i sak 11/15, 12/15, 13/15, 14/15 og 19/15 pkt 1; Øyvind Berge i sak 11/15 og 12/15; Line Johansen i sak 19/15 pkt. 1. SF revisjon: Marianne Vara i sakene 10/15 15/15 og 19/15 pkt. 1 og 3 Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Møtebøkene frå , og vart godkjende utan merknader.

2 SAK 10/15 Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon F1 Holding AS - rapport Frå sekretariatet låg det føre slik tilråding til vedtak: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: 1. Fylkestinget tek vedlagte rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS til etterretning. 2. Fylkestinget ber leiinga i F1 Holding AS om å følgje opp tilrådingane i rapporten. 3. Fylkestinget ber om at status på oppfølginga av tilrådingane vert meldt til kontrollutvalet innan 1. oktober Endringsframlegg som kom fram i møtet: 1. Fylkestinget tek vedlagte rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS til etterretning. 2. Fylkestinget ber leiinga i F1 Holding AS om å følgje opp tilrådingane i rapporten med unntak av kulepunkt nr Fylkestinget viser til fleirtalsvedtak i styret i F1-holding frå 14. mars 2015 og legg til grunn at dette vert følgt opp. Det må utarbeidast ein instruks som tek i vare kontrollfunksjonane i selskapet jfr. Aksjelova 6-12 og Fylkestinget ber om at status på oppfølginga av tilrådingane vert meldt til kontrollutvalet innan 1. september Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. 1. Fylkestinget tek vedlagte rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av F1 Holding AS til etterretning. 2. Fylkestinget ber leiinga i F1 Holding AS om å følgje opp tilrådingane i rapporten med unntak av kulepunkt nr Fylkestinget viser til fleirtalsvedtak i styret i F1-holding frå 14. mars 2015 og legg til grunn at dette vert følgt opp. Det må utarbeidast ein instruks som tek i vare kontrollfunksjonane i selskapet jfr. Aksjelova 6-12 og Fylkestinget ber om at status på oppfølginga av tilrådingane vert meldt til kontrollutvalet innan 1. september Side 2 av 6

3 SAK 11/15 Forvaltningsrevisjon - Samhandling og prosjektstyring - rapport 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomføring av forvaltningsrevisjon «Samhandling og prosjektstyring» til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å følgje opp tilrådingane i rapporten, kapittel Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan utgangen av SAK 12/15 Forvaltningsrevisjon - Fylkesarkivet - rapport 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av fylkesarkivet til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørgje for at tilrådingane i rapporten vert gjennomførde, og melde tilbake til kontrollutvalet status så raskt som mogeleg, og seinast innan utgangen av SAK 13/15 Forvaltningsrevisjon av innkjøp - oppfølging av vedtak i FT-sak 28/13 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert frå fylkesrådmannen til vitande. 2. Kontrollutvalet vurderer oppfølging av vedtak i FT-sak 28/13 som ferdig. SAK 14/15 Forvaltningsrevisjon - Tryggleik og beredskap - oppfølging av vedtak i FT-sak 7/14 Side 3 av 6

4 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert 10. februar 2015 frå fylkesrådmannen til orientering 2. Kontrollutvalet ber om orientering om status i KU-møte 25. august 2015 for oppfølging av vedtaket i FT-sak 7/ Kontrollutvalet ber om ny oppfølgingsrapport innan 15. januar SAK 15/15 Årsmelding Kontrollutvalet Frå sekretariatet låg det føre slik tilråding til vedtak: Kontrollsjefen rår kontrollutvalet til å gje slik tilråding: 1. Årsmelding 2014 for kontrollutvalet vert godkjent slik den ligg føre. 1. Årsmelding 2014 for kontrollutvalet vert teken til orientering Kontrollsjef foreslå å utsette handsaming av saka til revisjon av rekneskapen er ferdig. Endringsframlegg: Saka vert utsett til neste møte i kontrollutvalet. Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke Saka vert utsett til neste møte i kontrollutvalet. SAK 16/15 Prosess for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 1. Kontrollutvalet godkjenner prosess for gjennomføring av forvaltningsrevisjon slik den framlagt i saka. Side 4 av 6

5 2. Høyringsfristen for prosjektet Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport vert tre veker som i dag. 3. Høyringsfristen for prosjektet læringsmiljø og PP-tenesta kan settast til fire veker. SAK 17/15 Oppfølgingsliste 2/ Oppfølgingsliste 2/2015 vert teken til vitande SAK 18/15 Status oppfølging av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet tek status på oppfølging av forvaltningsrevisjon versjon 3-15 til vitande. SAK 19/15 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 25. mars 2015 Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Status forvaltningsrevisjonsprosjekt under arbeid v/deloitte AS a. Innkjøp av kollektivtransport All dokumentasjon er mottatt og gjennomgått. Intervjuer blir ferdig i løpet av veke 13. Rapport vert levert innan fristen 1. mai. b. Læringsmiljø og PP-tenesta Dokumentasjon er mottatt innan fristen som var sett. Det blir no gjort klart for spørjeundersøking. Prosjektet er i rute. 2. Orientering om status oppfølging av FR kompetanseprofil v/jan Erik Weinbach Side 5 av 6

6 Det vert arbeidd med kompetanseplanen. Utvalet vil motta skriftleg status til handsaming i neste møte. Orienteringa vert teken til vitande. 3. Orienteringar frå administrasjonen v/fylkesrådmann / Ass. Fylkesrådmann og økonomisjef a. Orientering v/fylkesrådmannen. Kontrollutvalet vedtok å handsame orienteringa for lukka dører, jf. Kommunelova 31, nr. 3 og 5, jf. Offentleglova 23 og 24 Orienteringa vart teken til vitande b. Orientering v/assisterande fylkesrådmann om internkontroll Assisterande fylkesrådmann orienterte om status internkontroll med fokus på kva som skal prioriterast i Ansvarsbrev og dialogmøte brukt for å identifisere risikoområde i avdelingane. Fokus på risikovurdering av prosjekt i samband med SFJ2019. Orienteringa vart teken til vitande c. Orientering v/økonomisjefen Økonomisjefen orienterte om innført ny rutine for handsaming av øyremerka midlar. Alle øyremerka midlar vert rekneskapsført og avsett til bundne fond. Ny rutine delvis innført frå Skal vere på plass frå Orienteringa vart teken til vitande. 4. Nytt frå NKRF a. einfo15/2 Regler og prosedyrer for unntak frå offentlighet og lukking av møter Informasjonen vart teken til vitande 5. Orientering frå leiar og kontrollsjef a. Tidspunkt for KU-møtet 12. mai. Leiar og kontrollsjef fekk fullmakt til å sette møtetidspunkt i høve til øvrig program for politikarane denne dagen. b. Invitasjon til FKT Fagkonferanse juni. Utvalet sender Arve Mjømen, Kari Maria Rutle Fjærestad og Turid Vassliås Borgund til konferansen. Kontrollsjefen sørgjer for påmelding av deltakarane. c. Evaluering av perioden. Utvalet er positive til ei evalueringssamling i Fåm juni med deltaking frå kontrollutvala frå dei andre fylkeskommunane på Vestlandet. Heile utvalet vil stille på samlinga. d. Vurdering av formalitetane rundt handsaming av saka om kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde vart utsett. e. Kontrollsjef presenterte ei vurdering av notat frå KMD datert vedr. spørsmål om innsyn i deleigde selskap i samband med selskapskontroll. Vurderinga vart teken til vitande. Side 6 av 6