MØTEBOK. Kontrollutvalet. Fylkeshuset, Leikanger, møterom Skåla. Møtedato Kl. 10:00 15:45

Transkript

1 MØTEBOK Organ Møtestad et Fylkeshuset, Leikanger, møterom Skåla Møtedato Kl. 10:00 15:45 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Arve Mjømen, Per Rune Vereide, Kari Maria Rutle Fjærestad, Kåre Jarl Langeland, Turid Vassliås Borgund Fylkesordførar Åshild Kjeldsnes, sak 38/15 pkt 2a og intervju i sak 35/15 Fylkesrådmann Tore Eriksen, sak 38/15 pkt. 2b og pkt. 4 Assisterande fylkesrådmann Paal Fosdal, sak 38/15 pkt. 3 Bygge- og eigedomsjef Jan Tore Rosenlund, sak 32/15, 33/15 og 38/15 pkt. 1 og 3 Line Johansen, Deloitte AS, sak 32/15, sak 33/15, sak 38/15 pkt. 1 og 3 Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Ope møte Møtebok frå vart godkjend utan merknader.

2 SAK 32/15 Forvaltningsrevisjon - Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg - bestilling 1. et bestiller forvaltningsrevisjon «Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling 2. Vedteken bestilling vert sendt Deloitte AS Endringsframlegg: Kontrollsjefen foreslo endring av bestillingsdokumentet på to punkt (1. setning i formålet og sp.m 1a). Avrøysting: Tilrådinga frå kontrollsjefen vart samrøystes vedteken med endringane som vart foreslegne. 1. et bestiller forvaltningsrevisjon «Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg» etter vurdering av formål og problemstillingar i vedlagte bestilling med føreslegne endringar frå kontrollsjefen. 2. Vedteken bestilling vert sendt Deloitte AS SAK 33/15 Forvaltningsrevisjon Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging våren et tek notat frå fylkesrådmannen datert Retningslinjer for byggerekneskap i Sogn og Fjordane fylkeskommune - til vitande. 2. et vurderer tilrådingane 1 og 6 9 i tillegg til punkt 3 i vedtaket i FT-sak 2/11 til å vere oppfølgde. 3. et ber om ein ny status på tilrådingane 2 5 innan utgangen av mars Side 2 av 6

3 SAK 34/15 et - Budsjett 2016/økonomiplan et gjer framlegg om for 2016/økonomiplan for 410 Ansvar/ Funksjon 410 Rekneskap 2014 Revidert /41001 et /41002 Sekretariatet /41003 Tenestekjøp SUM Budsjett og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt. Endringsframlegg som kom fram i møtet: Nytt pkt. 2. et vil peike på det særlege opplæringsbehovet som ligg til utvalet og ber om at denne posten bør aukast i 2016 og et ber om auke på kroner begge desse åra. Tilrådd pkt. 2 vart nytt pkt 3. Avrøysting: et vedtok samrøystes tilrådinga med endringsframlegget. 1. et gjer framlegg om for 2016/økonomiplan for 410 Ansvar/ Funksjon 410 Rekneskap 2014 Revidert /41001 et /41002 Sekretariatet /41003 Tenestekjøp SUM et vil peike på det særlege opplæringsbehovet som ligg til utvalet og ber om at denne posten bør aukast i 2016 og et ber om auke på kroner begge desse åra. 3. Budsjett og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt. Side 3 av 6

4 SAK 35/15 Selskapskontroll vidare arbeid 1. et ber kontrollsjefen utarbeide ei sak til neste møte med oppsummering og vurdering av informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen på bakgrunn av opplysningar i rapporten frå SF revisjon IKS og opplysningar som kom fram i kontrollutvalsmøte 26. august. Handsaming i møtet: Det vart gjennomført intervju med fylkesordførar der det vart stilt spørsmål om informasjonsflyten mellom Fjord1 AS, fylkeskommunen sin eigarrepresentant og fylkesutvalet som utøvande eigarorgan. Endringsframlegg som kom fram i møtet: Nytt pkt et ber kontrollsjef og revisor intervjue fylkesutvalet sine medlemmer med bakgrunn i drøftingane i kontrollutvalsmøte 26. august. Punkt nr. 1 i tilrådinga vert nytt punkt 2 med slik endring: 2. et ber kontrollsjefen utarbeide ei sak til neste møte med oppsummering og vurdering av informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen på bakgrunn av opplysningar i rapporten frå SF revisjon IKS, opplysningar som kom fram i kontrollutvalsmøte 26. august og resultata av intervju med fylkesutvalet sine medlemmar. Avrøysting: Endringsframlegget vart samrøystes vedteke. 1. et ber kontrollsjef og revisor intervjue fylkesutvalet sine medlemmer med bakgrunn i drøftingane i kontrollutvalsmøte 26. august. 2. et ber kontrollsjefen utarbeide ei sak til neste møte med oppsummering og vurdering av informasjonsflyten mellom Fjord1 AS og fylkeskommunen på bakgrunn av opplysningar i rapporten frå SF revisjon IKS, opplysningar som kom fram i kontrollutvalsmøte 26. august og resultata av intervju med fylkesutvalet sine medlemmar. SAK 36/15 Fylkesmannen - Tilsyn om forvaltningskompetanse - Stryn vgs Side 4 av 6

5 1. et tek rapporten frå fylkesmannen sitt tilsyn om forvaltningskompetanse på Stryn vgs til orientering SAK 37/15 Oppfølgingsliste 5/15 1. Oppfølgingsliste 5/2015 vert teken til vitande SAK 38/15 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 26. august 2015 Følgjande skriv, meldingar og orienteringar vart handsama i møtet: 1. Status forvaltningsrevisjon v/deloitte a. Læringsmiljø og PP-tenesta Prosjektet er i rute. Rapport er til verifisering og høyring no, og vert oversendt i god tid før neste møte i kontrollutvalet. et tok orienteringa til vitande. 2. Evaluering av kontrollutvalet a. Fylkesordførar b. Fylkesrådmann Det vart gjennomført evalueringar av kontrollutvalet si verksemd denne perioden. Utvalet fekk gode tilbakemeldingar om kva som vert gjort bra og konstruktive innspel til endring både frå fylkesordførar og fylkesrådmann. Utvalet tok evalueringane til vitande. 3. Orientering om oppfølging av forvaltningsrevisjon av tryggleik og beredskap v/assisterande fylkesrådmann. Assisterande fylkesrådmann ba om utsetting for oversikt over kaianlegg. Det er ikkje mogeleg å få denne oversikta klar til 1. september. Vil kome tilbake til dato seinare. Det er ynskje frå ass. frm å få kontrollsjefen med i arbeidet med å sette opp ein plan for oppfølgingsarbeidet med dette prosjektet fram til neste møte i kontrollutvalet. et og kontrollsjefen peikar på viktigheita av å ivareta uavhengigheit i arbeidet for kontrollorgana, men stiller seg positiv til initiativet. Side 5 av 6

6 4. Orientering v/fylkesrådmannen. et vedtok at orienteringa skulle gå for lukka dører, jf. Kommunelova 31 nr. 3 og 5, jf. Offentleglova 23 og 24. et tok orienteringa til vitande. 5. Orientering frå leiar og kontrollsjef Kontrollsjefen orienterte om status for utvalet sin årsplan. Orienteringa vart teken til vitande. Utvalet vedtok å flytta neste kontrollutvalsmøte frå 29. september til 1. oktober. Side 6 av 6