Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Fusa kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Fusa kommune Møtestad: Biblioteket, Kommunehuset i Fusa Dato: Tidspunkt: 10:00 14:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Bergfrid Norheim Nestleiar AP Lin Cathrin Anthun Medlem H Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ola Dale Leiar H Richard Markhus Medlem SP Arild Heggland Medlem V Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Haldor Tuft Ola Dale SP Merknader Kari Gåsemyr frå Deloitte AS gjekk Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Bjarne Ryland Kari Gåsemyr Elisabeth Farstad Terje Raunsgard Jarl Ottmar Reinsnes Stilling Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Partner Deloitte AS Forvaltningsrevisor Deloitte AS Konstituert rådmann (Til PS 13/17) Einingsleiar (Til PS 14/17) Kommunalsjef økonomi (Til PS 15/17) Bergfrid Norheim Nestleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 10/17 PS 11/17 PS 12/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune 2015/105 PS 13/17 Orientering frå rådmann, varslingsrutinar for Fusa kommune 2017/50 PS 14/17 Statusrapport forvaltningsrevisjon, Internkontroll, verksemdstyring og vedtaksoppfølging 2015/25 PS 15/17 Årsrekneskap 2016 Fusa kommune, uttale frå kontrollutvalet 2015/99 PS 16/17 Milepælsorientering frå revisor, Forvaltningsrevisjon Sjukefråvær, vikarbruk og tilsettingar 2017/11 PS 17/17 Årsmelding for kontrollutvalet /106 PS 18/17 Deloitte presenterar revisjonsplan Fusa kommune /99 PS 19/17 Kommunesamsnslåing mellom Fusa og Os kommunar, kontrollutvalet si rolle 2017/51 PS 20/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/101 PS 21/17 Referatsaker RS 2/17 Om varsling frå Deloitte 2017/50 RS 3/17 Endeleg prosjektplan Forvaltningsrevisjon sjukefråver 2017/11 RS 4/17 Budsjettbrev frå Fylkesmannen Fusa kommune /99 RS 5/17 Vedtak kommunestyret i Fusa, Forvaltningsrevisjonsrapport innan verksemdstyring og vedtaksoppfølging 2015/25 RS 6/17 Protokoll frå kommunestyret i Fusa kommune /101 RS 7/17 Barnevern 2014/364 RS 8/17 Informasjon frå Forum for Kontroll og Tilsyn 2017/40 PS 22/17 Eventuelt PS 10/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent.

3 PS 11/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent. PS 12/17 Vurdering av om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. Partner Bjarne Ryland frå Deloitte AS orienterte kort. var samrøystes. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. PS 13/17 Orientering frå rådmann, varslingsrutinar for Fusa kommune Informasjonen vert teken til orientering.

4 Konstituert rådmann Elisabeth Farstad orienterte utvalet. Det er no sett ned arbeidsgruppe. Det er laga framlegg til prosessplan. Mål om å implementere varslingsrutinar våren vart samrøystes vedteke. Informasjonen vart teken til orientering. PS 14/17 Statusrapport forvaltningsrevisjon, Internkontroll, verksemdstyring og vedtaksoppfølging Informasjonen vert teken til orientering. Einingsleiar Terje Raunsgard frå Fusa kommune orienterte utvalet. - Er kome i gang med alle punkt. - Har eit fellesprosjekt gjeldande internkontroll saman med Os kommune. - Digitalt internkontrollsystem kjem på plass i høve ny kommune. - Delegeringssystem, kommunen har kjøpt inn digitalt system, dette er no under arbeid. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 samrøystes vedteke. Rådmann/internkontrollgruppe vert invitert til møte på slutten av 2017 for å orientere om status. vart samrøystes vedteke. 1. Informasjonen vart teken til orientering. 2. Rådmann/internkontrollgruppe vert invitert til møte på slutten av 2017 for å orientere om status.

5 PS 15/17 Årsrekneskap 2016 Fusa kommune, uttale frå kontrollutvalet 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fusa kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet ber om at rådmannen syter for at årsrekneskap og årsmelding for Fusa kommune i framtida er ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber om at Deloitte leverer melding frå revisor innan den fastsette fristen. 4. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport nr frå Deloitte. 5. Kontrollutvalet ber rådmannen kome i møte i utvalet for å gjera greie for kva som er/vil verta gjort i høve forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS. Økonomisjef i Fusa kommune Jarl Ottmar Reinsnes orienterte utvalet og svarte på spørsmål. Det vart og utdelt kommunebarometer 2016 for Fusa kommune, notat vedrørande «Vederlagsfri overdragelse av anleggsmidler» samt oversikt over avskriving gjeldande Strandvik skule. Partner Bjarne Ryland orienterte om revisjonsmelding og Revisjonsrapport nr og arbeidet med Fusa kommune sitt rekneskap for Sekretariatet orienterte kort om saksframlegg og forslag til uttale. Etter sams drøfting kom tilleggsforslag om eit nytt punkt 6. I kontrollutvalet sitt møte vert og rådmannen bede om å skissere kva tiltak som vert sett i verk for at rekneskap og årsmelding vert levert innan frist i inkludert nytt punkt 6 vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Fusa kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet ber om at rådmannen syter for at årsrekneskap og årsmelding for Fusa kommune i framtida er ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber om at Deloitte leverer melding frå revisor innan den fastsette fristen. 4. Kontrollutvalet ber rådmannen om å sette fokus på betring slik det kjem fram av revisjonsrapport nr frå Deloitte. 5. Kontrollutvalet ber rådmannen kome i møte i utvalet for å gjera greie for kva som er/vil verta gjort i høve forbetringsområda som kjem fram av revisjonsrapport nr. 7 frå Deloitte AS. 6. I kontrollutvalet sitt møte vert og rådmannen bede om å skissere kva tiltak som vert sett i verk for at rekneskap og årsmelding vert levert innan frist i PS 16/17 Milepælsorientering frå revisor, Forvaltningsrevisjon Sjukefråvær, vikarbruk og tilsettingar Informasjonen vart teken til orientering.

6 Møtet vart lukka etter kommuneloven 31.4 Forvaltningsrevisor Kari Gåsemyr frå Deloitte AS orienterte utvalet og var mellom anna innom slike punkt. Revisor ba kommunen oversende all dokumentasjon innan utgangen av april Det er framleis uklårt om revisor har motteke alt. Revisor ville ha dokumentasjon før oppstartsmøte som var planlagt 8. mai. Dokumentasjonen var uoversiktleg. Dette vart tatt opp i oppstartsmøte og revisor ba kommunen sende dokumentasjon på nytt. Revisor må ha dokumentasjon i høve utarbeiding av spørreundersøking og intervju. Revisor varslar allereie no at det vil gå med meir tid enn oppsett i prosjektplan. Dette er førebels knytta til innhenting og verifisering av tilsendt dokumentasjon. Prosjektet kan og verte forseinka i høve oppsett i godkjent prosjektplan. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt nytt punkt 2 og 3 samrøystes vedteke. 2. På bakgrunn av informasjon frå revisor ber kontrollutvalet Deloitte AS legge fram revidert prosjektplan til kontrollutvalet sitt møte Kontrollutvalet inviterer ny rådmann til møte for å drøfte gode samarbeidsrutinar mellom kontrollutvalet og administrasjonen. vart samrøystes vedteke. 1. Informasjonen vart teken til orientering. 2. På bakgrunn av informasjon frå revisor ber kontrollutvalet Deloitte AS legge fram revidert prosjektplan til kontrollutvalet sitt møte Kontrollutvalet inviterer ny rådmann til møte for å drøfte gode samarbeidsrutinar mellom kontrollutvalet og administrasjonen. PS 17/17 Årsmelding for kontrollutvalet 2016 Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Fusa kommune.

7 vart samrøystes vedteke. Kommunestyret godkjenner årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Fusa kommune. PS 18/17 Deloitte presenterar revisjonsplan Fusa kommune 2017 Kontrollutvalet tar revisjonsstrategien og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2017 frå Deloitte AS til orientering. Partner Bjarne Ryland frå Deloitte AS orienterte. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar revisjonsstrategien og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2017 frå Deloitte AS til orientering. PS 19/17 Kommunesamsnslåing mellom Fusa og Os kommunar, kontrollutvalet si rolle Ingen framlagt. Sekretariatet orienterte om bakgrunnen for saka.

8 Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. Til neste møte i kontrollutvalet vert felles møte med kontrollutvalet i Os kommune diskutert. Sekretariatet førebur sak om val av revisor for fellesnemd. Til neste møte i kontrollutvalet vert felles møte med kontrollutvalet i Os kommune diskutert. Sekretariatet førebur sak om val av revisor for fellesnemd. PS 20/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. var samrøystes. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. PS 21/17 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering Referatsakene vart tekne til orientering

9 RS 2/17 Om varsling frå Deloitte RS 3/17 Endeleg prosjektplan Forvaltningsrevisjon sjukefråver RS 4/17 Budsjettbrev frå Fylkesmannen Fusa kommune 2017 RS 5/17 Vedtak kommunestyret i Fusa, Forvaltningsrevisjonsrapport innan verksemdstyring og vedtaksoppfølging RS 6/17 Protokoll frå kommunestyret i Fusa kommune RS 7/17 Barnevern RS 8/17 Informasjon frå Forum for Kontroll og Tilsyn PS 22/17 Eventuelt Ingen saker meldt. Ingen saker meldt.