ÅRSMELDING 2010 FOR KONTROLLUTVALET ØYGARDEN KOMMUNE

Transkript

1 Vedlegg sak 15/11 til KU ÅRSMELDING 2010 FOR KONTROLLUTVALET I ØYGARDEN KOMMUNE Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2

3 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Samansetnad av utvalet i valperioden Fakta om verksemda i Sekretariatsordninga Øygarden kommune sin valde revisor Deloitte AS Deloitte AS uavhengig i høve Øygarden kommune Aktivitetar i Særskilt om Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Kontrollutvalet på Øygarden kommune si heimeside Opplæring av kontrollutvalet Den økonomiske situasjonen i Øygarden kommune Rekneskapsrevisjon Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon innan Barnevern Forvaltningsrevisjon innan Økonomistyring og budsjettering Gjennomførte selskapskontrollar Evaluering av plan for selskapskontroll Selskapskontroll innan eigarskapsforvaltning Andre saker Informasjonsutveksling Skatteoppkrevjarfunksjonen Rapport om 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunar Etiske retningsliner Finansreglement for Øygarden kommune Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar

4 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. kommunelova 77. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar regulerer kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver og gjer reglar om sakshandsaming mm. Ansvaret omfattar m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har også ansvar for å innstille til kommunestyret på val av revisjonsordning og val av revisor. Møta i kontrollutvalet vert haldne for lukka dører. 2. Samansetnad av utvalet i valperioden Det var som kjent kommuneval, hausten Kontrollutvalet i Øygarden kommune har 3 medlemmer. Frå og med denne valperioden skal minst ein av medlemene veljast blant kommunestyret sine faste medlemmer. For denne valperioden vart det hausten 2007 vald dette kontrollutvalet: Medlemmar: Karstein Pahr (KrF) leiar Solbjørg Vik (TV) nestleiar Therese Hellesøy Strand (KrF) medlem Vararepresentantar: 1.vara Magne Børge Toft (BF/FrP) 2.vara Helga Vik Barnses (AP) 3.vara Kjell Alvheim (BF/FrP) Nestleiar Solbjørg Vik har etter dette vorte tilsett i midlertidig stilling i Øygarden kommune. Ho var då ikkje lenger valfør til å sitje i kontrollutvalet og vart skifta ut med Helga Vik Barsnes (Ap). Barsnes var tidlegare vararepresentant til kontrollutvalet og i hennar stad vart Marit M. Bakka Torsvik (Uavh) vald inn. Therese Hellesøy Strand har sete i kommunestyret. I 2009 var kontrollutvalet etter dette samansett slik Medlemmar: Karstein Pahr (KrF) leiar Helga Vik Barsnes (Ap) nestleiar Therese Hellesøy Strand (KrF) medlem Vararepresentantar: 1.vara Magne Børge Toft (BF/FrP) 2.vara Marit M. Bakka Torsvik (Uavh) 3.vara Kjell Alvheim (BF/FrP) 4

5 3. Fakta om verksemda i 2010 Kontrollutvalet hadde 6 møte Kontrollutvalet handsama 45 saker Møta vart halde for lukka dører Ordførar har møterett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med forslag til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o rekneskapsrevisjon gjennomførd av Deloitte o forvaltningsrevisjonar gjennomførd av Deloitte o selskapskontroll o skriftleg og munnleg informasjon frå Deloitte o skriftlege og munnlege orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjon det vart bede om 4. Sekretariatsordninga I Kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eige forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. Frå og med vart det inngått avtale om å kjøpa sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Kontrollutvalet har også i 2010 kjøpt sekretariatsteneste frå sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Roald Breistein har vore sekretær på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er også sekretariat for kontrollutvala i kommunane: Øygarden, Odda, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Kvam, Voss, Fusa, Fitjar, Stord, Kvinnherad, Bømlo, Austevoll, Tysnes, Sund, Samnanger og. Vidare har sekretariatet også påteke seg sekretæroppgåver for Forum for Kontroll og Tilsyn. 5. Øygarden kommune sin valde revisor Deloitte AS Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. På grunnlag av revisjonen sine rapportar og anna informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). 5

6 Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i Ansvarleg revisor har vore Bjarne Ryland. Han har levert eigenvurdering vedrørande at Deloitte er uavhengig i høve Øygarden kommune, jf punkt 6 under. Deloitte Satsautoriserte Revisorer AS har vore revisor for Øygarden kommune sidan og avtalen gjaldt til Kontrollutvalet gjennomførte ein anbodskonkurranse vinter/vår 2010 på val av revisor etter På bakgrunn av evaluering av innkomne tilbod laga kontrollutvalet i sak 19/10 i møte slik innstilling til kommunestyret på val av revisor for Øygarden kommune: Kommunestyret vel Deloitte AS som revisor frå til med opsjon for Øygarden kommune til å forlengje avtalen med 2 år. Kommunestyret vedtok innstillinga frå kontrollutvalet samrøystes i sak 21/10 i møte Deloitte AS uavhengig i høve Øygarden kommune I samband med handsaming av eigenvurderinga frå Deloitte gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 06/10 i møte : 1. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland, om Deloitte er uavhengig i høve Øygarden kommune, førebels til orientering. 2. Kontrollutvalet ber Deloitte gjera greie for om det at dei er revisor for m.a. BKK vil kunne påverke objektiviteten eller føre til at dei kan komme i konflikt med oppdraget som revisor for kommunen. Kontrollutvalet handsama på ny eigenvurderinga frå Deloitte i sak 27/10 i møte og gjorde då slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Bjarne Ryland vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Øygarden kommune, til etterretning. 2. Kontrollutvalet spør om FKT vil gjera ei vurdering av om kommunen sin valde revisor også kan vera revisor for kommunalt eigde selskap, utan at dette kjem i konflikt med rolla som den valde revisor. Styret i Forum for Kontroll og Tilsym (FKT) handsama saka i møte og gjorde då slikt vedtak som blei lagt fram som melding for kontrollutvalet : Styret ønskjer å få utgreidd om det er noko til hinder for at kommunen sin revisor også kan gjennomføra forvaltningsrevisjon / selskapskontroll i selskap som ein er valt revisor for. FKT fekk Lic. Jur. Oddvar Overå til å gjera ei utgreiing av denne saka og resultatet låg føre Utgreiinga vart lagt fram for kontrollutvalet som melding 01/11 i møte der det vart gjort slikt vedtak: Meldinga vert teken til orientering. 6

7 7. Aktivitetar i 2010 Av dei viktigaste sakene kan nemnast: Møteplan for kontrollutvalet for 2010, Interimsrevisjonsrapport 2009, Budsjett for kontroll og tilsyn i Øygarden kommune for 2011, Årsmeldingar, Rekneskapen for Øygarden kommune 2009, Kontrollrapport vedr. Skatteoppkrevjarfunksjonen for 2009, Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), Om Deloitte er uavhengig i høve Øygarden kommune, Konkurranseutsetting av revisjonstenester, Forvaltningsrevisjon innan Barnevern, Forvaltningsrevisjon innan Økonomistyring og budsjettering, Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning, Driftsrapportar, referat, meldingar og orienteringar. 8. Særskilt om 8.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Øygarden kommune vart medlem i FKT i FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen i tidsrommet Øygarden kommune hadde denne gongen med Karstein Pahr og Helga Vik Barsnes som deltakarar på konferansen. Konferansen inneheld desse hovudtemaa: Styrka eigenkontroll, offentlege innkjøp, kontrollutvalet Vaktbikkje eller puddel?, NAV i grensa mellom statleg og kommunal verksemd, selskapskontroll og etikk, moral og korrupsjon. Blant førelesarane på konferansen var m.a. desse: Statssekretær i KRD Dag-Henrik Sandbakken, sekretariatsleder i KOFA Anneline Vingsgård, rådmann i Eidsvoll kommune Brynhild Hovde, direktør i internrevisjonen i NAV Solbjørg Lie, professor Anne Lise Fimreite UIB, Anita Orlund Skedsmo kommune og Matz Sandmann Kontrollutvalet på Øygarden kommune si heimeside Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i sak 52/09 i møte : Kontrollutvalet ber om at alle saker frå utvalet frå no av vert lagt ut på heimesida til Øygarden kommune, etter kvart som dei ligg føre, og på ein slik måte at det er lett for publikum å finna fram. Dette kan t.d. vera under eige menypunkt Kontrollutvalet. Samstundes vert det beden om at det vert lagt ut informasjon på heimesida om kven som er medlemmer og vararepresentantar i kontrollutvalet og kva rolle/ansvar kontrollutvalet har. I møte i kontrollutvalet i sak 08/10 vart dette protokollert: Kontrollutvalet ønskjer at alle sakene frå utvalet vert lagt ut på heimesida til kommunen slik det elles vert gjort for dei politiske utvala. 7

8 I møte i kontrollutvalet i sak 27/10 vart m.a. dette protokollert: Sekretariatet får i oppdrag å kontakte rådmannen med tanke på å få lagt ut alle sakene frå kontrollutvalet på heimesida til Øygarden kommune. I møte i kontrollutvalet i sak 30/10 vart m.a. dette protokollert: Sekretariatet orienterte om status når det gjeld kontrollutvalet på Øygarden kommune si heimeside. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: Orienteringa vart teken til orientering Opplæring av kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, er det laga ein perm, med både generelt innhald og med eit lokalt innhald som gjeld eigen kommune. Denne er laga etter mal frå Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Den økonomiske situasjonen i Øygarden kommune I møte i kontrollutvalet vart det protokollert m.a. dette i sak 03/10: Rådmann Torgeir Sæter orienterte om korleis status er på arbeidet med Sjølvkostregnskapet på VAR-området og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Informasjonen vert teken til orientering. Kontrollutvalet handsama i møte i sak 22/10 rekneskapen i Øygarden kommune for Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Kontrollutvalet har merka seg at det også i 2010 var store problem med å få ferdig årsrekneskapen, årsmeldinga og revisjonsmeldinga innan den fristen som var sett. Konsekvensen var at handsaming av saka i kontrollutvalet måtte utsetjast to gonger. Denne utsettinga gjorde at det også i 2010 vart særs utfordrande å få til ei forsvarleg sakshandsaming i sekretariatet før saka kunne handsamast i kontrollutvalet, og tidsnok til at den skulle rekke møte i formannskapet og i neste omgang kommunestyret. Av rekneskapen for 2009 har kontrollutvalet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr medan netto driftsresultat er positivt med kr dvs netto resultatgrad på 6,44 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 2,8 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. For Øygarden har netto resultatgrad vore slik dei siste fem åra: 2004 ( + 6,18 %) 2005 (+ 8,37 %), 2006 ( -3,77 %), 2007 (+ 8,57 %), 2008 (+ 7,32 %) og 2009 ( 6,42 %). Som vi ser av desse tala har Øygarden også i 2009 eit resultat som ligg 8

9 godt over både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. Vidare ser vi av tala at netto resultatgrad har ligge godt over tilrådinga dei siste åra med unnatak av år Netto resultatgrad viser kva ein har igjen etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjer handlefridom og evne til å tåla svingingar i økonomien. Kontrollutvalet har merka seg at tenesteområda totalt sett har hatt eit overforbruk på 7,23 % i høve godkjend budsjett. Det går også fram av rekneskapen at det innan tenesteområda Administrasjon, Helse og sosiale tenester og Teknisk var til dels høge overskridingar i høve godkjent budsjett, hhv. 22,7 %, 10,0 % og 50,0 %. Det var store overskridingar innan fleire av dei same tenesteområda i Det kan, slik kontrollutvalet ser det, tyde på at det ikkje er realistisk budsjettering innan desse felta, jf. kommunelova Kontrollutvalet ser også i år med uro på denne utviklinga. I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Øygarden kommune sin årsrekneskap for Kontrollutvalet ber rådmannen syta for at årsrekneskap og årsmelding for Øygarden kommune i framtida må vera ferdig innan dei fristane som er sett. 3. Kontrollutvalet ber vidare om at rådmannen kjem i møte i utvalet for å orientere om den administrative oppfølginga av budsjettet innan dei tenestområda som har hatt store overskridingar både i 2008 og Kontrollutvalet ber og om at rådmannen kjem i møta i kontrollutvalet for å gjera greie for korleis budsjettprosessen for 2011 vert lagt opp Rekneskapsrevisjon Deloitte orienterte kontrollutvalet i løpet av året om rekneskapsrevisjonen som vart gjort i Interimsrevisjonsrapport for rekneskapsåret 2009 vart lagt fram i møte i sak 08/10. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: Rapport frå interimsrevisjon 2009 vert klar til neste møte og vert send sekretariatet samstundes med revisjonsmelding, seinast innan I det same møte vart det også gjort slikt vedtak: Ansvarleg revisor vert beden om å leggja fram årsplan for rekneskapsrevisjonen i første møte etter sumarferien Samstundes vert ansvarleg revisor beden om å gjera greie for kva dei legg i Revisjonsmandatet når det gjeld rekneskapsrevisjon. I dette skal det også gå fram kva dei ikkje legg i revisjonsmandatet. I møte i kontrollutvalet i sak 17/10 vart m.a. dette protokollert: Interimsrevisjonsrapport for 2009 vert levert av Deloitte til neste møte, saman med det andre sakstilfanget i høve årsrekneskapen 2009 for kommunen. 9

10 I møte i kontrollutvalet i sak 28/10 vart m.a. dette protokollert: Bjarne Ryland frå Deloitte presenterte revisjonsplan for rekneskapsrevisjon i Øygarden kommune 2010 og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det vart også gjeve ein presentasjon av kva Deloitte legg i revisjonsmandatet. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: Presentasjonen vart teken til orientering. Det vart vidare i denne saka gjort slikt vedtak: Kontrollutvalet ønskjer at Deloitte AS på neste møte i utvalet presenterer risikovurderinga som skal gjerast innan rekneskapsrevisjonen i år. I møte i kontrollutvalet i sak 44/10 vart det protokollert m.a. dette: Bjarne Ryland frå Deloitte presenterte risikovurderinga i samband med rekneskapsrevisjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap Evaluering av plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vart handsama i kommunestyret der det vart gjort slikt samrøystes vedtak: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 10

11 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. I møte i kontrollutvalet i sak 08/10 vart dette protokollert: 1. Planane vart godkjend i kommunestyret Kontrollutvalet meiner difor at det er litt tidleg å evaluere planane allereie no. 2. Kontrollutvalet i samråd med ansvarleg revisor skal gjennomføre ei evaluering av risikobiletet i gjeldande plan for forvaltningsrevisjon i starten av I dette ligg det: Revisor vert beden om å gjera ei vurdering av om risikobiletet i kommunen er endra på ein slik måte at det bør gjerast endringar i godkjent plan for forvaltningsrevisjon eller godkjent plan for selskapskontroll. o o o I vurderinga bør det takast omsyn til m.a. erfaring frå: Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Gjennomførte selskapskontrollar Gjennomført rekneskapsrevisjon, også i høve til om gjeldande revisjonsmandat er dekkande Ev. forslag til endringar i planane skal grunngjevast Vurderinga skal gjerast innafor ei tidsramme på inntil 15 timar og vera ferdig til handsaming i første møte i kontrollutvalet i Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane Forvaltningsrevisjon innan Barnevern Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i møte i september 2009: Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Barnevern med levering våren I den godkjende prosjektplanen er det definert slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med prosjektet er å undersøke om sentrale rettsreglar knytt til førebyggjande arbeid, samarbeid, meldingar, undersøkingar, hjelpetiltak og internkontroll blir etterlevd. Vidare vil det vere eit føremål å undersøke om barnevernstenesta er føremålstenleg organisert med omsyn til kompetanse, kapasitet og effektivitet i tenesteutføringa. Følgjande problemstillingar er formulert for prosjektet: 1. I kva grad etterlever barnevernstenesta sentrale rettsreglar som gjeld for meldingar, undersøkingar, rådgjeving og hjelpetiltak? a. Etterlever barnevernstenesta fristen på ei veke for gjennomgang av meldingar? b. Etterlever barnevernstenesta fristen på 3-månadar for gjennomføring av undersøkingar? c. Har barnevernstenesta eit tilstrekkeleg tilbod når det gjeld å gje råd og rettleiing? d. Har tenesta eit godt nok tilbod når det gjeld hjelpetiltak for barn som har særleg behov for dette? e. I kva grad blir det utarbeidd lovpålagte tiltaksplanar for barn som mottar hjelpetiltak? f. Blir hjelpetiltak evaluert slik det er føresett i lov og planar? 11

12 2. I kva grad oppfyller barnevernstenesta sitt lovbestemte ansvar for å drive førebyggjande arbeid, og å samarbeide med andre offentlege instansar? a. I kva grad oppfyller barnevernstenesta sitt ansvar i høve til tidlig avdekking av omsorgssvikt mv, og å sette inn førebyggjande tiltak? b. Kor godt fungerer samarbeidet mellom tenesta og andre einingar i kommunen? c. Kor godt fungerer samarbeidet mellom barnevernstenesta og statlege barnevernsmyndigheiter? 3. Har barnevernstenesta eit internkontrollsystem i samsvar med gjeldande regelverk? 4. Er barnevernstenesta organisert på ein føremålstenleg måte med utgangspunkt i dei oppgåvene tenesta er pålagt å utføre? a. Har barnevernstenesta tilstrekkeleg kapasitet til å utføre sine oppgåver? b. Har Øygarden kommune utarbeida kompetansekrav for medarbeidarane i barnevernstenesta, og blir desse følgt? c. Følgjer barnevernstenesta opp medarbeidarane sin kompetanse som ein del av internkontrollarbeidet? d. Fremjar organisasjonsformen ved barnevernskontoret ein effektiv utføring av oppgåvene? I møte i kontrollutvalet i sak 08/10 vart dette protokollert: Revisjon innan barnevernstenesta skal vera ferdig til handsaming i kontrollutvalet i møte Revisjonsrapporten skal vera motteke i sekretariatet innan ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale bakt inn/lagt ved rapporten Til møte i kontrollutvalet la Deloitte fram revisjonsrapport som i kapittel 6 inneheld slike forslag til tiltak: 1. Syter for at barnevernstenesta får på plass eit internkontrollsystem som er i samsvar med barnevernslova 2-1, 2. ledd og forskrift om internkontroll 4, 2.ledd. 2. Implementerer eit avviksmeldingssystem for barnevernstenesta. 3. Innfører eit formelt, skriftleg klagehandsamingssystem i barnevernstenesta som gjer greie for saksgang og klageinstans, og som sikrar habilitet i klagesakshandsaminga. 4. Vurderer å innføre ei beredskapsordning for å sikre tilstrekkeleg personell med naudsynt kompetanse ved fråvær blant fast tilsette. 5. Vurderer tiltak for å sikre stabile personellressursar i barnevernstenesta. 6. Vurderer om barnevernstenesta bør få bistand av personell med økonomikompetanse ved søknad om tiltak frå Bufetat. 7. Etablerer faste rutinar for gjennomgang av meldingar, slik at meldingane blir gjennomgått så snart som mogleg, jf. bvl Innfører faste rutinar for å gje tilbakemeldingar til meldar, jf. bvl 6-7a. 9. Sikrar at frist for gjennomføring av undersøkingar, jf. bvl 6-9, 1. ledd, blir etterlevd. 10. Vurderer utviding av undersøkingsfrist i særleg kompliserte undersøkingssaker. 11. Utarbeider interne rutinar for undersøkingsarbeidet, under dette retningsliner for kva undersøkinga skal omfatte, samt innhenting av samtykke frå foreldre. 12. Vurderer innføring av eit system for å registrere og journalføre rådgjevingsarbeid som ikkje er ein del av vedtekne tiltak. 13. Sikrar at alle barn som mottar hjelpetiltak frå barnevernstenesta har tiltaksplanar etter bvl Set i verk eit system for å evaluere tiltaksplanane i samsvar med 4-5, og intensjonen med barnevernslova. 15. Styrkar det førebyggjande arbeidet, jf bvl Innfører interne rutinar som sikrar at nytilsette og tilsette som får nye oppgåver får tilstrekkeleg opplæring, jf. barnevernslova 2-1, 6. ledd. 12

13 17. Opprettar ei rettleiingsordning for alle dei tilsette i barnevernstenesta, slik at ein sikrar oppfølging i vanskelege saker og kompetanseutvikling. På bakgrunn av handsaming av revisjonsrapporten vart det i sak 35/10 gjort vedtak om slik innstilling til kommunestyret: Kommunestyret ser med uro på at denne forvaltningsrevisjonsrapporten viser ei rekkje brot på barnevernslova i Øygarden kommune. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Rettsreglane som gjeld for barnevernstenesta umiddelbart vert etterlevd ved at forslag til tiltak i punkt 6 i rapporten vert følgt opp. 2. Det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. At rådmannen kjem på møte i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. Kommunestyret handsama revisjonsrapporten som sak 54/10 i sitt møte I dette møtet vart m.a. dette protokollert: Forslag frå Torgeir Sæter rådmann: Kommunestyret tar ansvar for barnevernet i Øygarden og vil gjere nødvendige tiltak for å få eit godt vern av barn og ungdom. 2. Kommunestyret ber rådmannen syta for at det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Etter at drøfting og votering var ferdig gjorde kommunestyret slikt vedtak: Kommunestyret i Øygarden tar ansvar for barnevernet i Øygarden og vil gjere nødvendige tiltak for å få eit godt vern av barn og ungdom. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Rettsreglane som gjeld for barnevernstenesta umiddelbart vert etterlevd ved at forslag til tiltak i punkt 6 i rapporten vert følgt opp. 2. Kommunestyret ber rådmannen syta for at det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. At rådmannen kjem på møte i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. Kontrollutvalet merka seg elles at rådmannen i denne saka la fram eit alternativt forslag til vedtak i kommunestyremøtet, noko som er drøfta munnleg med han i ettertid. Det prinsipielle med dette er at: Det er kontrollutvalet som innstiller overfor kommunestyret i saker av denne art. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, bl.a. i kommunestyremøtet, jmf. kommunelova 23-3 altså ikkje forslagsrett. Dette er nærare omtala i Overå og Bernt, Kommuneloven med kommentarer, 4. utg. side

14 Derimot har rådmannen rett til å gje uttale til forvaltningsrevisjonsrapportar før handsaming i kontrollutvalet ein rett som rådmannen ikkje nytta seg av denne gongen, med unnatak av nokre faktaopplysningar som vart innarbeidd i rapporten Forvaltningsrevisjon innan Økonomistyring og budsjettering Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i møte i september 2009: Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Økonomistyring og budsjettering med levering hausten Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte i februar 2010: Kontrollutvalet ønskjer at forvaltningsrevisjon innan økonomistyring og budsjettering vert utsett til siste del av hausten I møte i kontrollutvalet i sak 42/10 vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av Økonomistyring og budsjettering, frå Deloitte AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan dagsett Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i den valde prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i kommunestyret. 3. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av august 2011, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. I den godkjende prosjektplanen er det definert slikt føremål og problemstillingar med denne forvaltningsrevisjonen: Føremålet med oppdraget er å gjennomføre eit forvaltningsrevisjonsprosjekt som vurderer om Øygarden kommune si økonomistyring er føremålstenleg. Revisjonen vil gjennomgå Øygarden kommune si økonomistyring knytt til den ordinære drifta. I prosjektplan vert det lagt opp til å svare på følgjande: 1. I kva grad har Øygarden kommune tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse til å utøve god økonomistyring? 2. I kva grad bidrar budsjettprosessen i Øygarden kommune til eit realistisk budsjett og grunnlag for god økonomistyring? 3. I kva grad blir årsbudsjettet sett i samanheng med Øygarden kommune sin økonomiplan? 4. I kva grad er budsjettoppfølging føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring og i samsvar med gjeldande regelverk? 5. I kva grad er etablerte rutinar for rapportering føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring? 6. I kva grad blir det rapportert i samsvar med etablerte rutinar? 7. I kva grad er innhaldet i rapporteringa føremålstenleg for å oppnå god økonomistyring? 14

15 8.7. Gjennomførte selskapskontrollar Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll Evaluering av plan for selskapskontroll Plan for selskapskontroll for perioden vart handsama i kommunestyret der det vart gjort slikt samrøystes vedtak: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Når det av kommunale midlar vert ytt tilskot til verksemder / aktivitetar som ikkje er underlagt kommunal kontroll, eller der kommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll, skal det innarbeidast standard atterhald om kontroll. I slike høve skal det takast atterhald om at kommunen sin revisor kan setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. I møte i kontrollutvalet i sak 08/10 vart dette protokollert: 1. Planane vart godkjend i kommunestyret Kontrollutvalet meiner difor at det er litt tidleg å evaluere planane allereie no. 2. Kontrollutvalet i samråd med ansvarleg revisor skal gjennomføre ei evaluering av risikobiletet i gjeldande plan for forvaltningsrevisjon i starten av I dette ligg det: Revisor vert beden om å gjera ei vurdering av om risikobiletet i kommunen er endra på ein slik måte at det bør gjerast endringar i godkjent plan for forvaltningsrevisjon eller godkjent plan for selskapskontroll. o I vurderinga bør det takast omsyn til m.a. erfaring frå: Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Gjennomførte selskapskontrollar Gjennomført rekneskapsrevisjon, også i høve til om gjeldande revisjonsmandat er dekkande o o Ev. forslag til endringar i planane skal grunngjevast Vurderinga skal gjerast innafor ei tidsramme på inntil 15 timar og vera ferdig til handsaming i første møte i kontrollutvalet i Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. 15

16 Selskapskontroll innan eigarskapsforvaltning Kontrollutvalet gjorde m.a. slikt vedtak i møte i september 2009: Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll innan eigarstyring i I den godkjende prosjektplanen er det definert slikt føremål og slike problemstillingar: Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere korleis Øygarden kommune forvaltar eigarskap i selskap dei har eigarinteresser i. Følgjande overordna problemstillingar vil bli undersøkt: 1. I kva grad har kommunen tilstrekkeleg med oversyn over eigarskapa sine? 2. I kva grad har kommunen ein eigarstrategi eller definerte føremål for selskapa dei har eigarinteresser i? 3. I kva grad har kommunen system og rutinar for å sikre at eigarskapa vert forvalta på ein forsvarleg måte? 4. Kva kriterium ligg til grunn for val av styre- og generalforsamlingsrepresentantar? 5. I kva grad har kommunen etablert system for å sikre at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse til å forvalte eigarstyringa på ein forsvarleg måte? I møte i kontrollutvalet i sak 08/10 vart dette protokollert: Selskapskontroll 2009 Eigarskapsforvaltning skal vera ferdig til handsaming i kontrollutvalet i møte Revisjonsrapporten skal vera motteke i sekretariatet innan ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale bakt inn/lagt ved rapporte. Til møte i kontrollutvalet la Deloitte fram revisjonsrapport som i kapittel 7 inneheld slike forslag til tiltak: Øygarden kommune bør: Sikre at eigarskapsmeldinga får tilstrekkeleg administrativ og politisk forankring. I større grad formalisere og etablere system og rutinar for eigarskapsforvaltninga. Gjennomføre opplæring av dei folkevalde knytt til eigarskapsforvaltning og bidra til at styremedlemmer utnemnd av kommunen får naudsynt opplæring. Gjennomføre periodiske evalueringar av eigarstyringa. På bakgrunn av handsaming av revisjonsrapporten vart det i sak 26/10 gjort vedtak om slik innstilling til kommunestyret: Kommunestyret ber rådmannen syta for: 1. At det vert lagt til rette for å sikre at eigarskapsmeldinga får tilstrekkeleg administrativ og politisk forankring. 2. I større grad å formalisere og etablere system og rutinar for eigarskapsforvaltninga. 3. Å gjennomføre opplæring av dei folkevalde knytt til eigarskapsforvaltning og bidra til at styremedlemmer utnemnd av kommunen får naudsynt opplæring. 4. At det vert lagt til rette for å gjennomføre periodiske evalueringar av eigarstyringa. 5. At det vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Innstillinga frå kontrollutvalet vart samrøystes vedteke i kommunestyret

17 Vedtaket i kommunestyret vart lagt fram for kontrollutvalet som melding 16/10 i møte På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presenterer handlingsplanen som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å retta opp situasjonen innan eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune. I møte i kontrollutvalet vart dette protokollert i sak 41/10: Rådmann Torgeir Sæter presenterte handlingsplan for tiltak for å betre eigarskapsforvaltning i Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Utkast til handlingsplan vart lagt fram i møtet. Endeleg handlingsplan skal etter planen vera ferdig innan utgangen av året. Planen vert lagt fram for formannskap og kontrollutval. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Informasjonen vart teken til orientering Andre saker Informasjonsutveksling I møte i kontrollutvalet vart det protokollert m.a. dette i sak 03/10: Rådmann og kontrollutvalet ser begge partar behov for at ordførar, rådmann og kontrollutvalet møtes for å avklare roller og ansvar i høve det ansvar kontrollutvalet har. Dette bør gjerast i samband med neste møte. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: Kontrollutvalet foreslår at dei i neste møte, saman med ordførar og rådmann, sett av tid for å avklare roller og ansvar i høve det ansvar kontrollutvalet har. I møte i kontrollutvalet vart det protokollert m.a. dette i sak 13/10: Ordførar Olav Martin Vik og rådmann Torgeir Sæther møtte i kontrollutvalet for å vera med på å avklare roller og ansvar i høve det ansvar kontrollutvalet har. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: Informasjonsutvekslinga vert teken til orientering Skatteoppkrevjarfunksjonen Kontrollutvalet handsama i møte kontrollrapport 2009 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Øygarden kommune og vedtok då slik uttale: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Øygarden kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Øygarden kommune sin skatterekneskap og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret som referatsak. 17

18 Rapport om 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunar Kontrollutvalet handsama i møte melding 5/11 om 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll og gjorde då slikt vedtak: Meldinga vert teken til orientering. Før denne meldinga vart handsama, gav Deloitte v/gunnar Husabø ei innføring i rapport frå KRD: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Etiske retningsliner I møte i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak under ymse: Kontrollutvalet har merka seg at Øygarden kommune ikkje har utarbeida etiske retningsliner som skal gjelde for tilsette og politikarar. Utvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for status og planar på dette området. I møte i kontrollutvalet vart det protokollert dette i sak 34/10: Personalsjef May Ruth Tolleshaug orienterte om status og planar når det gjeld etiske retningsliner i Øygarden kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Øygarden kommune held på med å lage eit utkast som skal leggjast fram til endeleg handsaming i løpet av 3-4 månader. På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering Finansreglement for Øygarden kommune Kommunestyret vedtok nytt finansreglement for Øygarden kommune i sak 58/10 i møte Dette vart lagt fram som melding 22/10 i kontrollutvalet På bakgrunn av dette vart det gjort slikt vedtak: Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i neste møte for å presentere rapport for oppfølging av finansforvaltninga, jf. punkt 11 i finansreglementet. 18

19 8.9. Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av dette er det rutine å be rådmannen om skriftleg attendemelding på kva tiltak som er sett i verk i høve tilrådingane i tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar. I år er det ingen slike aktuelle rapportar å følgje opp. Øygarden, Karstein Pahr Utvalsleiar 19

20 Øygarden kommune Kontrollutvalet c/o Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune Postboks 7900, 5020 Bergen telefon: / / / , telefaks: e-post: e-post: e-post: e-post: e-post: 20