Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset i Eidfjord Dato: Tidspunkt: 09:00 12:00 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Jostein Hovland Leiar AP Haldis Myrvang Riber Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Lars Kristian Eidnes Nestleiar SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Liv Myklatun Varamedlem SP Merknader Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Arne Gilbakken Odd J. Storebø Gro Kristin Andersen Olav Arne Stuland Stilling Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune Forvaltningsrevisor IHR Revisjonssjef IHR Forvaltningsrevisor IHR IT Sjef Eidfjord kommune (Til PS 3/18-4/18) Jostein Hovland utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/18 PS 2/18 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte PS 3/18 Orientering frå rådmannen - ny personopplysingslov 2017/95 PS 4/18 Orientering frå rådmann, nytt innkjøpsreglement. 2014/417 PS 5/18 PS 6/18 PS 7/18 PS 8/18 Vurdering om Indre Hordaland Revisjonsdistrikt er uavhengig i høve Eidfjord kommune. Milepælsorientering forvaltningsrevisjon Bygging av ny sjukeheim i Eidfjord. Prosjektplan selskapskontroll eigarskapsforvaltning Eidfjord kommune. Orientering frå IHR, interimsrevisjonsrapport for Eidfjord kommune pr / / /6 2015/48 PS 9/18 Møteplan for kontrollutvalet /121 PS 10/18 Referatsaker RS 1/18 Budsjett kontrollutvalet 2015/120 RS 2/18 Budsjett kontrollutvalet 2015/120 PS 11/18 Eventuelt PS 1/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. PS 2/18 Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte

3 Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent. PS 3/18 Orientering frå rådmannen - ny personopplysingslov 1. Kontrollutvalet ber rådmannen til neste møte å svara skriftleg på dei sju spørsmåla som går fram av drøftingspunktet over når det gjeld status i arbeidet med tilpassing til ny personvernlov. Det skriftlege svaret vert å senda til sekretariatet innan I tillegg ber kontrollutvalet rådmannen om å koma i møte...for å orientera munnleg om saka. Olav Arne Stuland frå Eidfjord kommune orienterte utvalet og viste til skriftleg svar frå kommunen sendt ut , her i sin heilheit: «Kommunen held seg til dagens personvernregler, og helsedirektoratet sin Normen standard. GDPR er skjerpelse av dagens personvernforordning, og medfører økt eigenkontroll, styring og bruk av personopplysningar. Eigar av personopplysningane får auka rettar og sjølvbestemmelse over eigne registrerte opplysningar. Kontrollutvalget har oversendt ein del spørsmål om GDPR implementeringa i Eidfjord kommune, og status for Eidfjord kommune er: 1. Er det peika ut nokon som jobbar med ny personvernlov? Rådmannen følgjer opp alle Einingsleiarane som har hovudansvaret for GDPR på sin eining. Det er halde infomøter med leiarane, og alle leiarane har vært på en 2 dagars samling i regi av KINs, med Datatilsynet, Helsedirektoratet m. fl. som foredragshaldar. Kommunen søker og samarbeid med Kvam og Ulvik i dette arbeidet Kommunen abonnerer og på Kommuneforlagets sjekklister for GDPR, Personvernlov og skytjenester. 2. Er det laga protokoll som viser kva som er samla inn av personopplysningar? Kommunen har ein oversikt over fagsystem og bruken av personopplysningar. Einingsleiarane arbeider med å få en oversikt over behandlingar i Fagsystema med tilhørande rutinar, for dertil å lage prosedyrar for eigenkontroll. 3. Er det inngått databehandlaravtalar, og er desse oppdatert? Databehandlar avtalar er inngått med eksterne leverandører, nokre av desse er allereie oppdatert i høve GDPR, andre vil bli fornya i løpet av våren. 4. Er det oppretta personvernombod/rådgjevar? Kommunen er invitert av Kvam herad til å ta del i ein stilling som Kvam Herad opprettar som Personvernombod. Endelig avtale er ikkje på plass enno.

4 5. Er personvernerklæringa oppdatert? Personvernerklæring vil bli lagt ut på kommunen si webside, saman med tilhøyrande informasjon etter at erklæringa er godkjent av kommunestyret. 6. Er det innebygd personvern i kommunen sine datasystem? Leverandørene arbeider med dette, og implementerer endringar i oppgraderte versjonar av fagsystema. 7. Er det vurdert å få vennlegsinna hackere til å testa datasystema? Ja, men vi har ikkje utført dette enno. Vi har få tenester som er direkte eksponert mot internett. Vi er og ein del av HelseCERT sitt overvåkingsprogram. Dette innebærer at våre sikkerhetsmekanismer og nettverk blir jevnlig scanna, og vi får melding om forhold som vi bør sjekke nærmare.» Etter orienteringa vart slikt forslag samrøystes vedteke. 1. Informasjonen vart teken til orientering. 2. Kontrollutvalet vil invitera rådmann inn til siste møte i 2018 for ei statusoppdatering i høve ny personopplysingslov. 1. Informasjonen vart teken til orientering. 2. Kontrollutvalet vil invitera rådmann inn til siste møte i 2018 for ei statusoppdatering i høve ny personopplysingslov. PS 4/18 Orientering frå rådmann, nytt innkjøpsreglement. Informasjonen vert teken til orientering. Olav Arne Stuland frå Eidfjord kommune orienterte utvalet. Utkast til nytt innkjøpsreglement vart sendt ut rett før møtet. Det er framleis ein del manglar. Kommunen tek sikte på gjere dette ferdig i løpet av våren Kontrollutvalet vil invitere rådmannen til ei orientering om innkjøpsreglementet når dette er ferdigstilt. var samrøystes. Informasjonen vart teken til orientering.

5 PS 5/18 Vurdering om Indre Hordaland Revisjonsdistrikt er uavhengig i høve Eidfjord kommune. Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå revisjonssjef Odd J. Storebø og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken, vedrørande om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune, til etterretning. Odd J. Storebø frå Indre Hordaland Revisjonsdistrikt orienterte kort. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar eigenvurderingane frå revisjonssjef Odd J. Storebø og forvaltningsrevisor Arne Gilbakken, vedrørande om IHR er uavhengig i høve Eidfjord kommune, til etterretning. PS 6/18 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon Bygging av ny sjukeheim i Eidfjord. Informasjonen vert teken til orientering. Forvaltningsrevisor Arne Gilbakken frå IHR orienterte og var mellom anna innom slike punkt. - Noko dokumentasjon er sendt ut i høve periodisering. IHR har hatt møte med prosjektleiinga. Kommunen vert fakturert ein gong i månaden. Prosjektleiinga har dagleg kontroll i høve bruk av material og fakturering. Entreprenør og kommune er ajour millionar kroner vart overført frå 2017 til Dette kan vere ubrukte midlar grunna disponering i økonomiplan og ikkje forseinkingar i prosjektet. - Ein av utfordringane med å følge prosjektet er at det ikkje vert styrt etter klare milepælar.

6 - Eidfjord kommune har utsett innflytting frå til usikkert kva konsekvensar dette får. Blir totalprosjektet 6 veker forseinka i 2019? Kontrollutvalet ber om at dette vert avklara til neste møte. - Kontrollutvalet har tidlegare vedteke synfaring på byggeplass. Prøve å få dette til i neste møte. - Budsjett i høve prosjekteringskostnader? Revisor fekk dette oversendt i januar 2018, men her er det usikkert i høve kostnader. - Revisjon har vore i kontakt med OBAS og fått oversikt over firma dei har kontrakt med. (Underleverandørar) Revisor har dialog med Arbeidstilsynet. Det er kome til ei endring hjå underleverandørar ein i dag veit om. Firmaet «Workshop» er erstatta med firmaet Johs. Øvsthus. - Har ein fått heile oversikten over alle leverandørar og underleverandørar? Dette vert sjekka ut med OBAS. - Revisjonen har bedd om arbeidskontraktar, dette er ikkje motteke. Vert følgt opp av revisor. - Byggherre har ansvar for at SHA plan (Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø) er på plass, vert oppdatert og gjort kjent mellom dei tilsette. Dette vert følgt opp av revisor. var samrøystes. Informasjonen vart teken til orientering. PS 7/18 Prosjektplan selskapskontroll eigarskapsforvaltning Eidfjord kommune. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføra selskapskontroll innan eigarskapsforvaltning med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og eventuelle innspel som kjem fram i møtet. 2. Korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne endeleg prosjektplan. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. 5. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte Gro Kristin Andersen frå IHR orienterte om prosjektplanen. Etter sams drøfting vart slikt forslag til vedtak samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet ber IHR gjennomføra selskapskontroll innan eigarskapsforvaltning med utgangspunkt i forslag til prosjektplan. 2. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte Kontrollutvalet ber IHR gjennomføra selskapskontroll innan eigarskapsforvaltning med utgangspunkt i forslag til prosjektplan.

7 2. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapporten, ferdig verifisert og inkludert rådmannen sin uttale, kan handsamast i kontrollutvalet sitt møte PS 8/18 Orientering frå IHR, interimsrevisjonsrapport for Eidfjord kommune pr Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2017 frå IHR til orientering. Revisjonssjef Odd Storebø frå IHR orienterte utvalet. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar oppsummering etter interimsrevisjon 2017 frå IHR til orientering. PS 9/18 Møteplan for kontrollutvalet 2018 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2018: Kommune Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Eidfjord: Kommunestyre Formannskap (Rekneskap 11 Kontrollutval vart samrøystes vedteke.

8 Kommune Jan Feb Mars April Mai Juni Aug Sep Okt Nov Des Eidfjord: Kommunestyre Formannskap (Rekneskap 11 Kontrollutval PS 10/18 Referatsaker Referatsaka vart teken til orientering. Referatsaka vart teken til orientering. RS 1/18 Budsjett kontrollutvalet RS 2/18 Budsjett kontrollutvalet PS 11/18 Eventuelt Haldis M. Riber meldte slik sak til eventuelt. Er det mogleg å få ei orientering frå rådmannen gjeldande næringsstøtte i Eidfjord kommune, gjerne med slike underpunkt? - Regelverk? - Er kommunen sine ordningar kjent for alle? - Korleis er den kommunale oppfølging etter at støtte er gjeve? - Kva er størrelsen på tilskot frå kommunen? - Kvar vert midlane henta frå? - Med meir. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag samrøystes vedteke: Kontrollutvalet inviterer rådmannen til sitt møte for å gje ei orientering om næringsstøtte i Eidfjord kommune, inkludert desse stikkorda: - Regelverk? - Er kommunen sine ordningar kjent for alle? - Korleis er den kommunale oppfølging etter at støtte er gjeve?

9 - Kva er størrelsen på tilskot frå kommunen? - Kvar vert midlane henta frå? - Med meir. Kontrollutvalet inviterer rådmannen til sitt møte for å gje ei orientering om næringsstøtte i Eidfjord kommune, inkludert desse stikkorda: - Regelverk? - Er kommunen sine ordningar kjent for alle? - Korleis er den kommunale oppfølging etter at støtte er gjeve? - Kva er størrelsen på tilskot frå kommunen? - Kvar vert midlane henta frå? - Med meir.