Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteprotokoll

Transkript

1 Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Eidfjord kommune Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: :30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Lars Kristian Eidnes Nestleiar SP Haldis Myrvang Riber Medlem AP Liv Myklatun Medlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Jostein Hovland Leiar AP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Andre som møtte: Navn Kjartan Haugsnes Elin Bye Arne Gilbakken Geir Underhaug Erik Sandvik Arne Bu Stilling Seniorrådgjevar Hordaland Fylkeskommune Dagleg leiar IHR Forvaltningsrevisor IHR Rådmann (Til PS 36/18) Seniorradgjevar (Til PS 36/18) Driftsleiar Bygg (Til PS 36/18) Lars Kristian Eidnes utvalsleiar Kjartan Haugsnes utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift.

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 33/18 PS 34/18 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte PS 35/18 Møteplan, fastsetting av første møte i /121 PS 36/18 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon ny sjukeheim 2017/44 PS 37/18 Referatsaker RS 13/18 Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse /94 RS 14/18 Partsbrev frå kontrollutvalet i Voss kommune, val av revisjonsordning. 2018/42 RS 15/18 Permisjon frå verv i kontrollutvalet 2015/43 RS 16/18 Vedtak kommunestyret 2. tertial 2015/48 PS 38/18 Eventuelt PS 33/18 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vart godkjent PS 34/18 Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte Protokoll frå møte vart godkjent.

3 PS 35/18 Møteplan, fastsetting av første møte i 2019 Forslag til vedtak Første møte i kontrollutvalet i Eidfjord kommune vert torsdag 21. februar Etter sams drøfting i utvalet vart slikt forslag til møtedato samrøystes vedteke. Første møte i 2019 vert Dette møtet vert starta med synfaring på ny sjukeheim. Første møte i 2019 vert Dette møtet vert starta med synfaring på ny sjukeheim. PS 36/18 Milepælsorientering forvaltningsrevisjon ny sjukeheim Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Forvaltningsrevisor Arne Gilbakken frå IHR hadde sendt slike spørsmål til prosjektleiinga for ny sjukeheim i Eidfjord: 1. Kva er årsakene til at fristane stadig vert flytta framover mht. Entrepenør og byggherren? 2. Kva praktiske konsekvensar har ei utsetjing av innflytting til nyåret 2019 for kommunen og for leverandør? 3. Korleis går kommunen si innflytting og prøvedrift? 4. Kva vert gjort for å handtera forsinkinga i forhold til kontrakter og endeleg sluttdato? 5. Kva risiko er det for at kommunen kan få økonomiske tilleggskrav elller andre rettslege krav retta mot seg frå leverandør? 6. Er entrepriseforma som er valgt utfordrande for kommunen å fylgje opp jf. Utsetjingar og framdrift/innvolvering? 7. Har det dukka opp nye avvik og risikoforhold som kontrollutvalet bør vita om sidan møtet i september? Erik Sandvik og Arne Bu frå Eidfjord kommune orienterte utvalet og var mellom anna innom slike punkt.

4 - Det var opprinneleg avtale om tilgang til bygget frå Når denne fristen ikkje vart nådd valde kommunen å utsetje innflytting til etter jul av omsyn til tilsette og bebuarar. Det vert no innflytting frå og med 2. januar Opplæring av nye system med dei tilsette går etter plan. - Dato i kontrakt for endeleg ferdigstilling er Etter dette vert det dagmulkt på 2 promille, eller omlag kroner. - Entreprenør har kravd tidsforlengelse og Eidfjord kommune har i møte med entreprenør tilbydd fem veker med motkrav om at alle krav vert nullstilt frå om med Entreprenør har pr ikkje svara kommunen tilbake på tilbodet. - Ein lærdom i prosjektet er at det burde vore nokre kontraktsfesta milepælar i prosjektet. - Byggeplassen har hatt besøk av Akrim. Her kom det ingen merknader. - Entreprenør har enno ikkje fakturert første halvår 2018, noko dei kunne ha gjort For uteområda er det i kontrakten ein tre års driftsavtale. Når det gjeld drift av bygg etter ferdigstilling har det fleire moment. Fleire av systema kan fjernstyrast, ein har driftsavtalar og garantiperiode for bygget. Detaljar i kommunal drift må ein kome attende til når kommunen overtek heile bygget. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt tillegg til innstilling samrøystes vedteke. Kontrollutvalet ber om at det vert utarbeida eit skriftleg svar til utvalet til møtet Informasjonen vert teken til orientering. 2. Kontrollutvalet ber om at det vert utarbeida eit skriftleg svar til utvalet til møtet PS 37/18 Referatsaker Referatsakene vart tekne til orientering Referatsakene vart tekne til orientering RS 13/18 Invitasjon til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2019 RS 14/18 Partsbrev frå kontrollutvalet i Voss kommune, val av revisjonsordning. RS 15/18 Permisjon frå verv i kontrollutvalet RS 16/18 Vedtak kommunestyret 2. tertial PS 38/18 Eventuelt

5 Det vart meldt ei sak til eventuelt. Arne Gilbakken orienterte om IHR sitt kurs i GDPR på Voss 9. januar Invitasjon vert sendt kontrollutvalet. Ingen vedtak vart gjort.