Årsmelding 2014 for kontrollutvalet. Bø kommune

Transkript

1 Årsmelding 2014 for kontrollutvalet Bø kommune 1

2 Kontrollutvalet i Bø kommune Desse er medlemmar i kontrollutvalet: Ole Morten Aasgrav, leiar Gunn Annie Hellestad, nestleiar Per Oddvar Marheim Isaksen, medlem Oppgåve Kontrollutvalet er avgjerande for å oppnå ein vel fungerande eigenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. Ein vel fungerande eigenkontroll styrkar innbyggarane sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursane. GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalet opptrer som eit kollegium. Kontrollutvalet er ikkje ein arena for partipolitikk. Kontrollutvalet er ikkje ein arena for politisk omkamp. Kontrollutvalet er ikkje eit klageorgan. Kontrollutvalet er open for alle innspel. Kommunane er samfunnet sin viktigaste velferdsprodusentar og forvaltar store ressursar på vegne av innbyggarane. Omfanget av og breidda i den kommunale tenesteproduksjonen gjer det naudsynt med utstrakt styring og kontroll. Kommunane skal sikre at innbyggarane får dei tenestene dei har krav på, og at ressursane vert forvalta på ein effektiv måte i samsvar med kommunestyra sine føringar. Kommunal eigenkontroll er den kontrollen kommunen sjølv gjennomfører i eigen verksemd. Eigenkontroll er eit viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når dei mål som er satt, innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar. Eigenkontrollen skal også bidra til å styrke folk sin tillit til forvaltninga, gjennom førebygging og avdekking av ulovlege og andre uheldige forhold. Ein kommunesektor med god eigenkontroll kan også redusere statleg detaljstyring og kontroll. Dette er sentrale bodskap i rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» Kommunestyret Kontrollutvalet er kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordna kontrollansvaret for den kommunale verksemda. Kommunestyret spelar derfor ei avgjerande rolle for kva merksemd kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalet skal vere eit godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gje kontrollutvalet gode arbeidsmoglegheitar. Sammen om Porsgrunn 2

3 Økonomi For å utøve sin funksjon på ein god måte har kontrollutvalet lagt vekt på å be kommunestyret om ei økonomisk ramme som mogleggjer den aktiviteten som det leggast opp til i møte- og arbeidsplan. Kontrollutvalet er i hen hald til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen. Regnskapstallene for den samla kontroll- og tilsynsverksemda i kommunen frem kommer av kommunens samla årsrekneskap. Kontrollutvalet vil få førelagt ei eiga sak som går på økonomi knytt til kontroll- og tilsynsverksemda, slik at kontrollutvalet kan holde seg oppdatert på utvalets økonomiske stilling, i tillegg til kostnadene til sekretariat og revisjon. Saker som er behandla i 2014 Kontrollutvalet hadde i 2014 fem møter og et fellesmøte med Nome og Sauherad. Dei behandla 19 saker. Sekretariat Kommunen er medeigar i Agder og Telemark kontrollutvalssekretariat IKS. Fast sekretær for kontrollutvalet er Marianne Lundeberg. Revisjon Kommunen har vald Telemark kommunerevisjon IKS som sin revisor. Oppdraget vert utført av oppdragsrevisor Birgitte Lindner Bøen. Ho har heldt utvalet orientera om framdrifta av revisjonsarbeidet undervegs i året. Forvaltningsrevisjon vert utførd av ein ei eiga avdeling, der leiar er fagansvarleg forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Fellesmøter Kontrollutvalet har gjennomført to fellesmøte med Nome og Sauherad for å planlegge fellesprosjekter for forvaltningsrevisjon og selskapskontrollar av vertskommunesamarbeid og ulikekommunale samarbeidsformar. Det er levert eit forprosjekt av Midt Telemark PPT til kommunestyret i Rekneskapet. Kontrollutvalet har gitt uttale til rekneskapen for Kontrollutvalet har utstrakt innsynsrett i den kommunale forvaltninga, og kan gjennomføre dei undersøkingar som utvalet meiner er naudsynt.. 3

4 Andresaker. Legetenesta i Bø kommune Orientering av rutinar ved offentlege anskaffingar Orientering av prosjektet i Evjudalen Årsmelding frå kontrollutvalet 2013 Budsjett for kontrollutvalet 2015 Orientering om Bø kommunes økonomiske situasjon Kontrollutvalets kontrollog tilsynsansvar er ikkje avgrensa til administrasjon, men omfattar også formannskapet, andre politiske utval og ordføraren. KU kan i prinsippet handsame eitkvart forhold i kommunen så lenge det kan definerast som kontroll eller tilsyn. KU kan i tillegg kontrollere om saker i kommunestyret er tilstrekkelig utreda. Møte og arbeidsplan for 2015 Referatsaker Bø kommunehus Sekretariatet har ei sentral rolle som bindeledd mellom kontrollutvalet og revisor. Det er sekretariatet som formidlar kontrollutvalets vedtak til revisjonen, gjennom for eksempel utskrifte av protokoll, og det er sekretariatet som mottar saker frå revisjonen som skal handsamas i kontrollutvalsmøta. 4

5 Forvaltningsrevisjons prosjekter. Det er levert eit forprosjekt av Midt Telemark PPT til kommunestyret i Gjennomføring av forvaltningsrevisjonar er eit viktig redskap for å bidra til betre måloppnåing og auka kvalitet på tenestane i fylkeskommunen. Kontrollutvalet bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at dei får formidla ei tydeleg bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at ein er einige om kva forvaltningsrevisjonen skal svare på Det er ein fordel om kontrollutvalet utarbeidar ein plan for korleis revisjonen skal rapportere undervegs i ein forvaltningsrevisjonsprosess, og avtalar kven revisjonen skal kontakte dersom det oppstår uforutsette hendingar som bør avklarast før neste avtalte møte. Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenterast i fylkestinget, enten av leiar i kontrollutvalet, den representanten i utvalet som har hatt ansvar for oppfølging av revisjonen, eller revisor. Selskapskontroller Eigarskapskontroll av Bø kommunale eigedomsselskap er levert til kommunestyret i Kontrollutvalet bør følgje med på kommunestyret sine saker knytta til val av organisasjonsformer, og vurdere om saksutgreiingane har fått fram kontroll og tilsynskonsekvensane av dei ulike vala. I selskapa som kommunen eig, har kontrollutvalet rett til å ha ein representant til stades på generalforsamlinga og liknande organ. Kontrollutvalet må få utarbeida ein prosjektplan eller bestilling som gjer det tydeleg korleis kontrollen skal gjennomførast. Dersom det i det aktuelle selskapet er fleire eigarkommunar, kan kontrollen samordnast mellom eigarane. Det er viktig at selskapskontrollen gjennomførast på ein plan messig måte, og at den er basert på ei risikovurdering og vurdering av kva som er vesentleg. Opplæring: Kontrollutvalet deltok på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen februar Konferansen gikk over 2 dagar og det deltok ca 500 personar. Kontrollutvalet har delteke på Temark sin vår- og haustkonferanse i Bø Leiar Ole Morten Aasgrav Sekretær Marianne Lundeberg 5