Årsplan - Kontrollutvalet i Klepp

Transkript

1 2017 Årsplan - Kontrollutvalet i Klepp wencols Side 1 av 6

2 Innleiing Det er kommunestyret som har det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalet skal føra tilsyn med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalet er eit lovpålagd organ, og er ikkje underlagt andre organ enn kommunestyret. Kontrollutvalet rapporterer og innstiller derfor også direkte til kommunestyret. Kontrollutvalet kan i prinsippet ta opp eit kvart forhold med kommunens verksemd så lenge dette kan definerast som kontroll eller tilsyn. Det gjeld og saker som er omfatta av teieplikt (KL 77.7). Kontrollutvalet utfører i hovudsak sitt tilsyn med administrasjonen gjennom tilgang til forvaltninga sine dokument, samtalar med administrasjonen (rådmannen) og forvaltningsrevisjon /ev. andre undersøkingar som vert bestilt frå revisor. Når det gjeld tilsyn med det politiske nivået, har kontrollutvalet møterett i alle politiske møter som ligg under kontrollutvalet sitt tilsyn, også om møtet er lukka 1. Det er likevel to viktige avgrensingar: 1. Kontrollutvalet kan ikkje overprøva politiske prioriteringar 2. Kontrollutvalet har ikkje tilsynsansvar overfor kommunestyret Kontrollutvalets mål er å vera ein aktiv og truverdig samarbeidspartnar, som vil vera med på å bidra til ein god forvaltningspraksis i Klepp kommune. Saksbehandling i kontrollutvalet Kontrollutvalet sine møter er opne for alle. Innkallingar og protokollar vert lagt ut på kommunens heimesider, så sant sakene ikkje er unntatt offentlighet. Innkalling og protokoll blir òg sendt til ordførar og rådmann. Kontrollutvalet vedtar sin møteplan for kommande år kvar haust, sjå nettsidene. For å sikra at kontrollutvalet er uavhengige av dei som utvalet skal kontrollera, skal utvalet ha sin eigen administrasjon. Dette vert ivareteke ved at Klepp kommune er medlem av det interkommunale samarbeidet. Dagsorden og innkalling vert førebudd i samarbeid mellom utvalets leiar og sekretariatet. Klepp kommune kjøper lovpålagte revisjonstenester frå revisjonsselskapet Deloitte AS. Kontrollutvalets oppgåver Oppgåver knytt til rekneskap, budsjett og internkontroll Kontrollutvalet skal sjå til at kommunens rekneskap blir revidert på ein betryggande måte. Kontrollutvalet vil og gi uttale til kommunestyret om årsrekneskapen. Formannskapet skal kjenna til denne uttalen før det vert gitt innstilling om årsrekneskapen til kommunestyret. I tillegg vil kontrollutvalet m.a.: Følgja med i revisors arbeid. Revisor rapporterer til kontrollutvalet ved presentasjon av planlegginga for komande revisjonsår. Kontrollutvalet ønskjer og at revisor orienterer om kva som er gjennomgått i samband med årsoppgjeret Følgja opp revisors merknader til rekneskap og internkontroll Følgja med på økonomistyring og budsjettdisiplin i kommunen ved å bli orientert om tertialrekneskapa Gi uttale til kommunens årsrekneskap og revisjonsmelding Bli orientert om kommunens skatteregnskap, skatteoppkrevjars melding og kontrollrapport frå Skatteetatens kontrollavdeling. 1 Jfr. 4

3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå til at det blir gjennomført lovpålagt årleg forvaltningsrevisjon. Dette skal skje med bakgrunn i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon. Det er utarbeidd ny plan i Kontrollutvalet ber her om delegert mynde frå kommunestyret til å gjera endringar i planen dersom nye og meir aktuelle saker skulle dukka opp. Kontrollutvalet vil gjennomføra forvaltningsrevisjonsprosjekt for 2017 i tråd med dei prioriteringane som er gjort i kontrollutvalets gjeldande plan. Kontrollutvalet er og pålagt å følgja opp kommunestyrets vedtak i sak ang. forvaltningsrevisjon, og vil i 2017 følgja opp kommunestyrets vedtak knytt til rapporten Behandling av byggesaker Rapportering til kommunestyret skjer ved at rapport om forvaltningsrevisjon blir sendt kommunestyret for sluttbehandling. Det same gjeld sak om oppfølging av tidlegare behandla rapport dersom slik oppfølging er vedtatt av kommunestyret. Kontrollutvalet innstiller direkte til kommunestyret i desse sakene. Alle bestillingar/aktivitet i høve til siste vedtekne plan må sjås opp mot vedtatt budsjett for Selskapskontroll Selskapskontroll består av ein lovpålagd del og ein frivillig del. Den lovpålagde delen er ein eigarskapskontroll, der man undersøker korleis kommunen forvaltar sitt eigarskap i dei selskapa man har valt å delta i. Dette er såleis ingen kontroll av selskapet, men av eigarskapet. Kontrollutvalet har fram til nå ikkje gjennomført obligatorisk eigarskapskontroll av Klepp kommune. I tillegg kan det gjennomførast ein frivillig forvaltningsrevisjon i selskap. Ein føresetnad for gjennomføring av forvaltningsrevisjon er at selskapet er 100 % eigd av kommunen aleine eller saman med andre kommunar (offentleg eigde AS, IKS, enkelte 27-selskaper). Kontrollutvalet har bestilt følgjande selskapskontroll med forvaltningsrevisjon for levering i 2017: IVAR IKS Kontrollutvalet følgjer opp kommunestyrets vedtak knytt til tidligare gjennomført selskapskontroll med forvaltningsrevisjon innan gitte fristar. Kontrollutvalet vil og: Følgja med i rådmannen sitt arbeid med utarbeiding og behandling av eigarstrategi. Bestilla/vurdera bestilling av nye selskapskontrollar i samarbeid med øvrige eigarar dersom dette vert aktuelt. Følgja opp tidligare behandla selskapskontrollar i tråd med kommunestyret sitt vedtak: Rapportering til kommunestyret på området skjer ved at rapport frå selskapskontroll vert sendt til kommunestyret for sluttbehandling. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret i desse sakene.

4 Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalet er og pålagt å Utarbeida forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for komande år. Følgja opp budsjett for inneverande år. Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet skal utarbeidast av kontrollutvalet sjølv, og det er bare kontrollutvalet som kan gjera endringar i utvalet sitt forslag forut for den politiske behandlinga. Då kontrollutvalet er direkte underlagt kommunestyret er det viktig at kommunestyret er kjent med kontrollutvalet si vurdering av det økonomiske behovet innafor kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalet sitt budsjettforslag skal derfor følgja med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet. Andre oppgåver som kontrollutvalet har planlagt i 2017 Få orientering om kommunen si drift på dei enkelte områda som eit ledd i tilsynet med kommunen sine aktivitetar. Kontrollutvalet inviterer administrative leiarar ved behov. Faste saker på alle møta er: o Godkjenning av innkalling og saksliste o Godkjenning av protokoll frå forrige møte o Oversikt over bestilte prosjekt og kontrollar o Meldingar/referatsaker o Eventuelt Oddbjørg Starrfelt leiar i kontrollutvalet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur. 3 Forskrift om kontrollutvalg 18

5 Vedlegg til årsplanen Årshjulet består av kjente saker. I tillegg til desse kan det koma andre saker som dukkar opp i løpet av året. Kontrollutvalet skal også behandla sak ang. tidlegare bestilt rapport vedr. behandling av byggesaker/dispensasjonssaker. Vær merksam på at saker som er nemnt under «andre saker/kommentarar» ikkje er faste, og kan bli endra. Oppstillinga av desse er derfor kun rettleiande. Møtetidspunkt Faste saker Andre saker/kommentarar februar Kontrollutvalets årsmelding 16 Orientering frå administrasjonen april Uttale til kommunens regnskap og årsmelding Årsrapport frå skatteoppkrevjaren Rådmann/økonomisjef orienterer om regnskap/årsmelding 2016 Skatteoppkrevjar orienterer om skatteregnskapet for 2016 juni Orientering om tertialrekneskap Forvaltningsrevisjonsrapporten «Behandling av byggesaker» Rådmann/økonomisjef orienterer om regnskap 1. tertial Regnskap 1. tertial kontrollutvalets rekneskap september Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 Orientering frå administrasjonen Revisor orienterer om planlegging av regnskapsrevisjonen for 2018 Møteplan for 2018 Utveljing av prosjekt for bestilling av rapport som skal leggast fram i 2018 november Årsplan for komande år Rådmann/økonomisjef orienterer om budsjett 17/regnskap 2. tertial 16 Kontrollutvalet planlegger aktiviteter for komande år og lager ny årsplan Bestilling av forvaltningsrevisjon for gjennomføring i 2018