RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2018

Transkript

1 RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2018 Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS 28. november 2017

2 Innledning Kommunestyret har det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret skal velge 1 et kontrollutvalg som har det løpende ansvar for kontroll og tilsyn på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold knyttet til kommunens virksomhet, så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn. Dette gjelder også saker som er omfattet av taushetsplikt 2 Kontrollutvalget utfører i hovedsak tilsyn med administrasjonen gjennom tilgang til forvaltningens dokumenter, samtaler med administrasjonen (rådmannen) og forvaltningsrevisjon /ev. andre undersøkelser som bestilles fra revisor. Tilsyn med det politiske nivået utøves ved at kontrollutvalget har møterett i alle politiske møter som ligger under kontrollutvalgets tilsyn, også om møtet er lukket 3. Det er likevel to viktige avgrensninger 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer. 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar i forhold til kommunestyret 4. Mål for kontrollutvalget i Randaberg Kontrollutvalgets hovedmål er å se til at kommunen følger lover og regler og retter seg etter politiske vedtak. I tillegg vil kontrollutvalget påse at virksomheten drives målrettet, effektivt, etisk og til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt med kommunestyret og det politiske miljø, samt med kommunes administrasjon. Utvalget har derfor laget en plan for kontakt med administrative ledere: Gjennom denne dialogen ønsker kontrollutvalget å få innspill som de kan benytte i sitt arbeid til beste for kommunen. Saksbehandling i kontrollutvalget Kontrollutvalget holder sine møter på kommunehuset i møterom Randaberg tirsdag kl. 15:00 (nytt tidspunkt fra 2018). Møtene er åpne for alle. Kontrollutvalget har en fastlagt møteplan for hele året, og har i 2018 planlagt 6 møter. Møteplanen er lagt ut på nettsidene til kommunen og sekretariatet. Innkallinger og protokoller legges ut på hjemmesidene kommunen og sekretariatet, med unntak av saker som er unntatt offentlighet. Innkalling og protokoll sendes til rådmann og ordfører. For å sikre at kontrollutvalget er uavhengig av de som skal kontrolleres og revisor, skal kontrollutvalget etter kommuneloven ha en egen uavhengig administrasjon. Randaberg kommune har løst dette ved å delta i det interkommunale samarbeidet. Sekretariatet setter opp saksliste i samråd med kontrollutvalgets leder, og kaller inn medlemmene til kontrollutvalgets møter. Sekretariatet har ansvar for at alle sakene er forsvarlig utredet, være møtesekretariat og iverksette utvalgets vedtak. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget har ikke anledning til å fatte vedtak som endrer et enkeltvedtak, selv om utvalget skulle finne at saken ikke er korrekt behandlet. Det kontrollutvalget kan gjøre, er å undersøke henvendelser som kan indikere svikt i den kommunale saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og retningslinjer den er underlagt. Kontrollutvalget bør ha fokus på systemkontroll. 5 1 Jfr. KL (Kommuneloven) Jfr. KL Jfr Kontrollutvalget kan likevel gi beskjed dersom kommunestyret er i ferd med å fatte et ulovlig vedtak. 5 Jfr. kontrollutvalgsboka 2. utgave s. 31 2

3 Oppgaver knyttet til kommunens regnskap og budsjett og internkontroll Kontrollutvalget skal påse at kommunes regnskaper revideres på betryggende måte. Kontrollutvalget skal gi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. Uttalelsen skal være kjent for formannskapet før det gis innstilling til kommunestyret i saken. Kontrollutvalgets tilsyn omfatter i tillegg bl.a.: Følge med på kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin i løpet av året via orientering om kommunens tertialrapportering. Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll. Følge med i revisors arbeid, gjennom revisors rapportering i forbindelse med årsoppgjøret og ved at revisjonen orienterer om planleggingen av revisjonen av revisjonsåret. Få årlig orientering om kommunens skatteregnskap, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skatteetatens kontrollavdeling. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at det blir årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon i tråd med vedtatt plan. Kontrollutvalget planlegger følgende hovedaktiviteter i 2018: Bestille forvaltningsrevisjon for 2019 i tråd gjeldende plan budsjettramme: Behandle forvaltningsrapporter etter hvert som disse blir ferdige: o o Sosiale tjenester Barnevern Følge opp forvaltningsrevisjonsrapporter: o Overgang ungdomstrinnet videregående opplæring Kontrollutvalget innstiller direkte til kommunestyret når rapporter om gjennomført forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for sluttbehandling. Ved oppfølging av rapporter sendes melding til kommunestyret når oppfølgingssak er behandlet i kontrollutvalget. Selskapskontroll Selskapskontroll består av en lovpålagt del og en frivillig del. Den lovpålagte delen er en eierskapskontroll der man undersøker hvordan kommunen forvalter sitt eierskap i selskapene som kommunen har valgt å delta i. Dette er ingen kontroll av selve selskapet, men av eierskapet. I tillegg kan det gjennomføres frivillig forvaltningsrevisjon i selskaper som er fult ut offentlig eid, så som AS, IKS og enkelte 27-selskaper. 6 Kontrollutvalgets oppgaver på dette området i 2018 blir: Følge med i rådmannens arbeid med utarbeidelse av eierstrategi for de selskapene kommunen er medeier i. Behandle rapport om selskapskontroll med forvaltningsrevisjon: o Rogaland Brann og Redning IKS Følge opp følgende selskapskontroller: o IVAR IKS Kontrollutvalget innstiller direkte til kommunestyret når rapporter om gjennomført selskapskontroll oversendes kommunestyret for sluttbehandling. Ved oppfølging av rapporter sendes melding til kommunestyret når oppfølgingssak er behandlet i kontrollutvalget. 6 Departementet har i løpet av 2010 også nevnt at det kan gjøres slik kontroll i selskaper som ikke er heleide, men da ut fra åpne kilder. 3

4 Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjettet skal utarbeides av kontrollutvalget selv, og det er bare kontrollutvalget selv som kan gjøre endringer i utvalget eget forslag, før den politiske behandlingen. Kontrollutvalget opptrer på vegne av kommunestyre, og opptrer på vegne av kommunestyret. Derfor skal kontrollutvalget sitt budsjettforslag følge med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet. Kontrollutvalget oppgaver på området er: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsyn i kommende år. Følge opp budsjettet for inneværende år Andre oppgaver som kontrollutvalget har planlagt Orientering om kommunens drift på de enkelte områdene, som et ledd i tilsynet med kommunens aktiviteter. Kontrollutvalget vil invitere kommunale ledere til å orientere om sitt arbeids- og ansvarsområde. Faste saker på alle møtene i kontrollutvalget: o Godkjenning av innkalling og saksliste o Godkjenning av protokoll fra møte o Statusoversikt o Meldinger o Eventuelt Ut over de føringene som ligger i vedtatt planer har kontrollutvalget ikke plikt til å behandle andre saker enn de som kontrollutvalget får seg forelagt fra kommunestyret eller revisor. Alle kan likevel henvende seg til kontrollutvalget med saker. I slike saker skal kontrollutvalget selv vurdere om saken faller inn under utvalget sitt kompetanseområde og om utvalget vil prioritere saken. I så fall vil kontrollutvalget vurdere om en skal se nærmere på om saken er behandlet i tråd med gjeldende regler og kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget har ikke myndighet til å fatte vedtak som endrer et enkeltvedtak, selv om utvalget skulle finne at saken ikke er korrekt behandlet. Slike saker blir videresendt til kommunestyret. Randaberg, den 5. desember 2017 Randaberg kontrollutvalg Kurt Randeberg Leder av kontrollutvalget 4

5 Årshjulet består av kjente saker. I tillegg til disse kan det komme andre saker som dukker opp i løpet av året. Kontrollutvalget skal også behandle saker som gjelder tidligere bestilte rapporter når disse er ferdigstilte, se oppstilling i årsplanen. Vær oppmerksom på at saker som er nevnt under «andre saker/kommentarer» ikke er fastlåste til et bestemt møte, og derfor kan bli forskjøvet. Oppstillingen er derfor kun veiledende Møtetidspunkt Faste saker Andre saker/kommentarer Februar Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Orientering fra administrasjonen Rapport selskapskontroll: Rogaland Brann og Redning IKS Mars Uttale til årsregnskap 2017 Skatteregnskap 2017 Orientering fra administrasjonen Juni September Regnskapsrapport kontroll og tilsyn Budsjettforslag 2019 for kontroll og tilsyn Regnskapsrapport kontroll og tilsyn pr Møteplan 2019 Orientering om kommunen sin tertialregnskap 1. tertial 2018 Rapport forvaltningsrevisjon: Sosiale tjenester Oppfølging selskapskontroll IVAR IKS Revisor orienterer om planlegging regnskapsrevisjon for 2018 Utvelgelse av område(r) for forvaltningsrevisjon 2019 Oktober Bestilling forvaltningsrevisjon 2019 Rådmann orienterer tertialrapport 2. tertial 2018 November Årsplan for 2018 Rådmann orienterer om budsjett 2019 og økonomiplan