Kontrollutvalget i Sandnes - årsplan

Transkript

1 2012 Kontrollutvalget i Sandnes - årsplan Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Sandnes

2 Innledning Bystyret har det øverste ansvar for kontroll og tilsyn i kommunen. I tillegg velger bystyret et kontrollutvalg som skal ha det løpende ansvaret for kontroll og tilsyn på bystyrets vegne. Kontrollutvalget rapporterer derfor direkte til bystyret. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold som kan knyttes til kommunens virksomhet uten hinder av taushetsplikt, så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn. I hovedsak utføres kontrollutvalgets tilsyn med kommunen via orienteringer fra rådmannen/ tilgang til administrasjonens dokumenter, og med det politiske nivået via møterett i alle kommunale utvalg, også når saker behandles for lukkede dører. Det er likevel to viktige avgrensinger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar for bystyret 1 Mål for kontrollutvalget i Sandnes Kontrollutvalgets mål er på vegne av bystyret å se til at kommunen følger lover og regler samt følger opp bystyrets vedtak. I tillegg er kontrollutvalgets mål å se til at virksomheten er målrettet, effektiv og etisk til beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt både med bystyret og det politiske miljøet, samt med kommunens administrasjon. Gjennom denne dialogen ønsker kontrollutvalget å få innspill som de kan benytte i sitt videre arbeid til beste for kommunen. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget i Sandnes holder sine møter for åpne dører. Innkalling til møter blir kunngjort i pressen sammen med øvrige politiske møter i Sandnes kommune. Innkallinger, saksutredning m/vedlegg og protokoller legges ut på kommunens hjemmesider. Innkalling og protokoll sendes også ordfører og rådmann. Kontrollutvalget har fastlagt sin møteplan for hele året, og har for 2012 planlagt 10 møter. Møteplanen legges ut på kommunens nettsider. Medlemmene innkalles til møte av kontrollutvalgets sekretariat i samarbeid med utvalgets leder. Sekretariatet har ansvar for at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt Kontrollutvalgets oppgaver Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal også gi uttale til bystyret om årsregnskapet. Denne uttalen skal være kjent for formannskapet før det avgis innstilling til bystyret i saken. Kontrollutvalgets tilsyn omfatter i tillegg bl.a.: Følge med på kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin i løpet av året via kommunens tertialrapportering Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll Følge med i revisors arbeid via revisors rapportering i forbindelse med årsoppgjøret og i forbindelse med orientering om planleggingen av kommende revisjonsår Få årlig orientering om skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skattefuten 1 Kontrollutvalget kan likevel gi beskjed dersom man mener at bystyret er i ferd med å fatte et ulovlig vedtak Side 2 av 5

3 Nye plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll skal iflg. forskriften utarbeides minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at nytt bystyre er konstituert. Planen vedtas av bystyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Slik delegasjon har blitt gitt av bystyret i forbindelse med godkjenning av tidligere planer. Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse som kontrollutvalget bestilte fra Rogaland Revisjon høsten Det er forventet at denne foreligger til et av kontrollutvalgets møter vinter/tidlig vår Kontrollutvalget vil i løpet av 2012 vedta nye planer for både selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Planene må sluttbehandles av bystyret. Kontrollutvalget planlegger i den forbindelse dialog med både det politisk miljøet og med kommune- administrasjonen, der man ber om innspill til planen. Alle bestillinger/aktiviteter i henhold til siste vedtatte plan må ses opp mot vedtatt budsjett for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal se til at det årlig gjennomføres forvaltningsrevisjon. Oppgaven omfatter: Bestille prosjekter ut fra vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon og gjeldende budsjett Behandle gjennomført forvaltningsrevisjon og foreta innstilling til bystyret Bestille overordnet analyse i fbm utarbeiding av ny plan i 2012 Kontrollutvalget har i henhold til vedtak i bystyret fått delegert fullmakt til å fravike oppsatte prioriteringer i vedtatt plan dersom nye og mer aktuelle prosjekter skulle dukke opp. Kontrollutvalget har ved utarbeiding av årsplanen utestående følgende bestilte rapporter for levering og behandling i slutten av 2011 og i 2012: Bestiller- uførerorganiseringen Styring av byggeprosjekter Integrering av fremmedspråklige Kontrollutvalget vil i tråd med tilgjengelig budsjett og sist vedtatte plan prioritere ytterlige bestillinger. Forvaltningsrevisjon vedtatt av bystyret vil bli fulgt opp i tråd med bystyrets vedtak, og kontrollutvalgets behandling av oppfølging vil bli videresendt bystyret. Selskapskontroll Aktuelle selskaper for selskapskontroll eies sammen med andre kommuner. For å få en effektiv utnyttelse av ressursene og av hensyn til selskapene, vil kontrollutvalget så sant det er mulig samarbeide med andre eierkommuner om selskapskontroll. Kontrollutvalget har ved årets utgang ikke bestilt nye selskapskontroller for levering i Utvalget vil vurdere nye bestillinger våren Følgende tidligere gjennomførte selskapskontroller med forvaltningsrevisjon skal i løpet av 2012 følges opp av kontrollutvalget: Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS Rogaland Revisjon IKS Nord-Jæren Bompengeselskap Side 3 av 5

4 Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalgets aktiviteter er lovpålagt. Utvalget har selv ansvar for å fremme budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Departementet har uttalt at dette forslaget kun kan endres politisk i forbindelse med budsjettbehandlingen. Da kontrollutvalget er direkte underordnet bystyret skal kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behovet for kontroll- og tilsynsarbeidet alltid følge med til bystyret ved behandling av årsbudsjettet. Andre oppgaver Kontrollutvalget kan be om orientering fra rådmannen om kommunens drift innenfor de enkelte tjenesteområder som et ledd i tilsynet med kommunen. Kontrollutvalget kan også be om orientering fra politiske utvalgsledere i forbindelse med sitt tilsyn med det politiske nivået. Bystyret har valgt å delta i det interkommunale revisjonsselskapet Rogaland Revisjon IKS for kjøp av revisjonstjenester. Bystyret skal i tillegg sørge for uavhengig sekretærbistand til kontrollutvalget, og har her valgt å delta i det interkommunale samarbeidet Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. Sveinung Skjørestad leder i kontrollutvalget Arne Oftedal, nestleder Karin Røyseland Jordal Gorm Elias Hognestad Karen Margrethe Mjelde Side 4 av 5

5 Arbeidsplan 2012 Kontrollutvalget i Sandnes Oversikt over kjente saker til behandling. Bestilte rapporter vil i tillegg bli lagt fram etter hvert som de ferdigstilles fra revisor. Møte onsdag 25. januar 2012 Opplæring: Hva er forvaltningsrevisjon v/revisor Oppfølging av forvaltningsrevisjon (FR) Kommunale utleieboliger Gjennomgang av materiale for utsending av informasjon til dem som skal komme med innspill til prosjekter til utvalgets Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets årsmelding for 2011 Møte onsdag 29. februar 2012 Opplæring: Regnskap og kommuneøkonomi Fastsette hvordan politiske gruppeledere skal inviteres til å komme med innspill til planen Halvårsrapportering utvikling av PPT Møte onsdag 28. mars 2012 Administrasjonen inviteres til å komme med innspill til planen Årsregnskap 2011, budsjett for kontroll og tilsyn Oppfølging FR Barnevern Skatteregnskapet for 2011 Møte onsdag. 18. april 2012 Sandnes kommunes regnskap og årsmelding for 2011 Oppfølging byggesaksbehandling utvikling saksbehandlingstider byggesaker Evt. behandling av FR - rapport(er) Møte onsdag 9. mai 2012 Opplæring: Habilitet v/sekretariatet Revisor og sekr. inviteres til å komme med innspill til planen Ny oppfølging av Etikk - rapporten, jfr vedtak i sak 23/09 Barnevernets rapportering til Fylkesmannen 2. halvår 2010 Plan for selskapskontroll legges fram til behandling Møte onsdag 13. juni 2012 Kontrollutvalget starter med utvelging av aktuelle prosjekter for ny plan Regnskap 1. Kvartal 2012, budsjett for kontroll og tilsyn Regnskap 1.kvartal 2012 Sandnes kommune Oppfølging av selskapskontroll(er) Møte onsdag 29.august 2012 Kontrollutvalget foretar endelig prioritering av aktuelle prosjekter til ny plan Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 Behandle bestilt forvaltningsrevisjonsprosjekt Halvårsrapportering utvikling PPT, jfr. vedtak i sak 28/08. Velge aktuelle prosjekter til forvaltningsrevisjon i levering av mandat til neste møte Oppfølging av selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS Revisors uavhengighetserklæring Møte onsdag 10. oktober 2012 Første utkast til plan for forvaltningsrevisjon legges fram for kontrollutvalget Behandle bestilt forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestille prosjekter for levering i 2013 med forbehold om godkjenning av plan Revisor orienterer om planlagt arbeid i revisjonsåret 2012 Møte onsdag 14. november 2012 Kontrollutvalget vedtar Plan for forvaltningsrevisjon Regnskap 2.kvartal Sandnes kommune Regnskap 2. kvartal kontroll og tilsyn Møte onsdag 12. desember 2012 Oppfølging byggesaksbehandling utvikling saksbehandlingstider byggesaker Behandle evt. ferdigstilte forvaltningsrevisjonsprosjekt Fast meldingssak: Oversikt over skatteinngangen Side 5 av 5