ÅRSPLAN KONTROLLUTVALGET EIGERSUND KOMMUNE 2017

Transkript

1 ÅRSPLAN KONTROLLUTVALGET EIGERSUND KOMMUNE 2017 Deloitte Advokatfirma AS

2 INNHOLD 1. Innledning Mål for kontrollutvalget i Eigersund kommune Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalgets oppgaver Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Budsjett for kontroll og tilsyn Andre oppgaver... 5 Vedlegg: Oversikt kontrollutvalgets møter

3 1. Innledning Det er kommunestyret som har det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kommunestyret skal velge et kontrollutvalg som skal ha ansvaret for kontroll og tilsyn på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold som har tilknytning til kommunens virksomhet, så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn. Utvalget utøver sitt tilsyn med administrasjonen ved å ha tilgang til alle dokumenter, herunder også de som er unntatt offentlighet. I tillegg kan rådmannen inviteres til å gjøre rede for saker til kontrollutvalget. Tilsynet med det politiske nivået blir utøvd ved at utvalget har møterett i alle politiske utvalg, herunder også når møter blir holdt for lukkede dører eller det er saker som blir behandlet som er unntatt offentlighet. Det er likevel to viktige begrensinger: 1. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske vurderinger 2. Kontrollutvalget har ikke tilsynsansvar overfor kommunestyret 2. Mål for kontrollutvalget i Eigersund kommune Kontrollutvalgets mål er på vegne av kommunestyret å påse at kommunen følger de lover og regler som gjelder, samt at kommunestyret sine vedtak følges opp. I tillegg er kontrollutvalgets mål å påse at kommunens drift er målrettet og effektiv samt etisk forsvarlig til det beste for kommunens innbyggere. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt både med kommunestyret og det politiske miljøet, samt med kommunens administrasjon. Gjennom denne dialogen ønsker kontrollutvalget å få innspill som kan brukes til det beste for kommunen. Det er videre viktig for kontrollutvalget at også kommunens innbyggere tar kontakt med utvalgets medlemmer dersom de mener det foreligger forhold som utvalget bør se nærmere på. 3. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Møtene i Kontrollutvalget i Eigersund holdes for åpne dører, og innkalling med saksliste og protokoller blir lagt ut på kommunens internettside. Innkalling og protokoll blir også sendt til ordfører og rådmann. Kontrollutvalget har fastlagt sin møteplan for hele året, og har for 2017 planlagt 6 møter. Ekstra møte kan holdes ved behov. Møteplanen er også tilgjengelig på kommunens internettsider. Det er Deloitte Advokatfirma AS som er sekretariat for kontrollutvalget. I samarbeid med leder av utvalget sender sekretariatet ut innkalling til møtene til utvalgsmedlemmene. Sekretariatet har ansvar for at kontrollutvalgets saker er forsvarlig utredet og at utvalget sine vedtak blir fulgt opp og satt i verk. 3

4 4. Kontrollutvalgets oppgaver 4.1 Kommunens regnskap, budsjett og internkontroll: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre gi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. Denne uttalelsen skal oversendes formannskapet før det gjøres innstilling til kommunestyret i saken. Kontrollutvalgets tilsyn inkluderer i tillegg: Følge opp kommunens økonomistyring og budsjettdisiplin i løpet av året via kommunens tertialrapportering Følge opp revisors merknader til regnskap og internkontroll Følge opp revisors arbeid via revisors rapportering i forbindelse med årsoppgjøret og i forbindelse med orientering om planlegging av kommende revisjonsår Få en årlig orientering om skatteregnskapet, skatteoppkrevers melding og kontrollrapport fra Skatteetaten, samt oppfølging av disse Forvaltningsrevisjon I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 9 skal kommunen årlig gjennomføre forvaltningsrevisjon av sin virksomhet. Prosjekt for forvaltningsrevisjon blir bestilt av kontrollutvalget i tråd med vedtatt plan. Kontrollutvalget har i 2016 fått utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon for planperioden Planen er vedtatt av kommunestyret, og kommunestyret har delegert myndighet til kontrollutvalget til å foreta endringer i planperioden. Planen bygger på en overordnet analyse ut fra vesentlighets- og risikovurderinger. Kontrollutvalget planlegger følgende aktiviteter i løpet av 2017: Bestille forvaltningsrevisjon for 2017 i tråd med gjeldende plan og budsjett. Bestillingsprosessen skjer i to trinn: Først velger utvalget hvilket område for forvaltningsrevisjon som man ønsker nærmere utredning av. Dette skjer på bakgrunn av vedtatt plan. Rogaland Revisjon bes deretter utarbeide et prosjektmandat, som kontrollutvalget foretar sin bestilling av forvaltningsrevisjon ut fra, med eventuelle egne merknader og korrigeringer/tillegg. Kontrollutvalget har i bestilling prosjektmandat for forvaltningsrevisjon av området «PP Tjenesten og samarbeid med skole og barnehage», og vil gjennomføre forvaltningsrevisjonen i Behandle rapporter om forvaltningsrevisjoner etter hvert som disse foreligger. Rapporter om forvaltningsrevisjon blir videresendt kommunestyret for sluttbehandling fortløpende. Det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret i disse sakene. Rapporter følges opp etter behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om oppfølgingen. For 2017 er det planlagt oppfølging av forvaltningsrevisjon av barnehagetilbudet. 4

5 4.3. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (eierskapskontroll), jfr. Forskrift om kontrollutvalg 13. Kontrollutvalget skal med bakgrunn i vedtatt plan bestille selskapskontroll i de selskap det gjelder. Kontrollutvalget har i 2016 fått utarbeidet plan for selskapskontroll for planperioden Planen er vedtatt av kommunestyret, og bygger på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Selskapskontroll er sammensatt av to deler: Den obligatoriske delen av selskapskontroll er eierskapskontroll. Denne må kontrollutvalget gjennomføre. Denne kontrollen går ut på å undersøke hvordan kommunen utøver sitt eierskap i selskap de deltar i. Ut over dette kan kontrollutvalget velge om de også vil gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskap hvor de har hjemmel til dette. For å sikre en effektiv ressursutnyttelse og av hensyn til selskapene har kontrollutvalgene en praksis med at den største eieren som oftest tar initiativ til å iverksette kontrollene. Kontrollutvalget planlegger følgende aktiviteter i 2017 på området: Vurdere når kontrollutvalget skal bestille selskapskontroll med eventuell forvaltningsrevisjon av Uninor AS. Behandle rapport om selskapskontroll dersom kontroll av Uninor AS vedtas gjennomført i Rapporter om selskapskontroll blir videresendt kommunestyret for sluttbehandling. Det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret i disse sakene. Rapporter følges opp etter behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om oppfølgingen Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget er ansvarlige for å fremme budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Departementet har uttalt at dette forslaget kun kan endres politisk i forbindelse med budsjettbehandlingen. Siden kontrollutvalget er direkte underordnet kommunestyret skal kontrollutvalgets vurdering av det økonomiske behovet for kontroll- og tilsynsarbeidet alltid følge med til kommunestyret ved behandling av årsbudsjettet Andre oppgaver Kontrollutvalget kan be om orientering om kommunens drift innenfor de enkelte tjenesteområdene som et ledd i tilsynet med kommunen. 5

6 Egersund, 28. november 2016 Hans Petter Helland Leder av Kontrollutvalget 6

7 Vedlegg til Årsplan: Oversikt kontrollutvalgets møter i 2017 Oversikten inneholder kjente saker. Tidspunkt for behandling av de enkelte sakene kan bli endret. Møte 1: 30. januar 2017 Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 3. tertial 2016 Vedtatt budsjett for kontrollutvalget for 2017 Avklare eventuell bestilling av selskapskontroll av Uninor AS Møte 2: 20. mars 2017 Presentasjon av årsoppgjør v/rogaland Revisjon IKS Uttalelse til Eigersund kommunes årsregnskap/årsmelding for 2016 Skatteregnskapet for 2016 Oppfølging av forvaltningsrevisjon av barnehagetilbudet Møte 3: 6. juni 2017 Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 1. tertial 2017 Revisors uavhengighetserklæring for 2017 Rapport forvaltningsrevisjon «PP Tjenesten og samarbeid med skole og barnehage» Møte 4: 4. september 2017 Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Møteplan for 2017 Oppfølging av merknader i revisors årsoppgjørsnotat Tertialrapportering kontrollutvalgets budsjett 2. tertial 2017 Forberedelse av bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekter for levering i 2018 Orientering fra revisor om strategi for revisjonsåret 2017 Møte 5: 30. oktober 2017 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekter for levering i 2018, avklart i møtet i august. Gjennomgang og vedtakelse av prosjektmandater. Møte 6: 4. desember 2016 Kontrollutvalgets årsplan for