John Ivar Rygge (leder), Berit Hvidsten (nestleder), Ole Erik Yrvin, Gunvor A. Olsen, Øistein Lid. Fra Romerike Revisjon: Daglig leder Nina Neset.

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Nittedal kontrollutvalg Dato: kl. 18:00 Sted: Rådhuset, møterom Kommunestyresalen Arkivsak: 15/00015 Tilstede: Møtende varamedlemmer: John Ivar Rygge (leder), Berit Hvidsten (nestleder), Ole Erik Yrvin, Gunvor A. Olsen, Øistein Lid. - Forfall: - Andre: Protokollfører: Fra Romerike Revisjon: Daglig leder Nina Neset. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 35/16 15/ Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon 3 36/16 15/ Plan for forvaltningsrevisjon /16 16/ Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 5 38/16 15/ Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 6 39/16 15/ Overordnet analyse og plan for selskapskontroll utkast 7 40/16 15/ Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten /16 42/16 16/ / Referater 10 Eventuelt 11 1

2 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 20:35. Nittedal, John Ivar Rygge (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Saker til behandling 35/16 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak/innstilling: Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. Møtebehandling - Vedtak Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger tas til orientering. 3

4 36/16 Plan for forvaltningsrevisjon Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak/innstilling: Forslag til plan for forvaltningsrevisjon vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for forvaltningsrevisjon vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. Møtebehandling Kontrollutvalget behandlet utkast til plan for forvaltningsrevisjon Vedtak Forslag til plan for forvaltningsrevisjon vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: 1. Plan for forvaltningsrevisjon vedtas. 2. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å foreta endringer i planen. 4

5 37/16 Bestille neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den Møtebehandling Kontrollutvalget drøftet tema for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Vedtak Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området byggesaksbehandling, gebyrfastsettelse (selvkost) fra Romerike Revisjon IKS. Utvalget ber revisjonen om å legge frem en prosjektplan, basert på diskusjonen i møtet, for dette prosjektet i sitt neste møte den

6 38/16 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak/innstilling: Saken tas til orientering. Møtebehandling Kontrollutvalget fikk en orientering om revisjonens løpende virksomhet. Romerike Revisjon la frem en rapport i møtet for revisjonsåret 2015/2016. Revisjonsåret strekker seg fra juni til juni, og det er av den grunn rapportert til kontrollutvalget for samme tidsintervall. Rapporten inneholder en oversikt om selskapet og oppgaver og leveranser, hvor det blant annet er redegjort for tidsforbruket for revisjonsoppgaver. Samlet sett for Nittedal var det planlagt med 1820 timer, timeforbruket ble Samlet ramme for 2016/2017 er satt til 1700 timer. Rapporten ble ettersendt medlemmene og vedlegges protokollen. Revisjonen presenterte rapporten i møtet. Vedtak 1. Kontrollutvalget tar rapportering fra Romerike Revisjon til orientering. 2. Kontrollutvalget tar rapport for revisjonsåret 2015/2016 til orientering. 6

7 39/16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll utkast Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak/innstilling: Utvalgets innspill innarbeides i planen, som legges frem for vedtak i neste møte. Møtebehandling Kontrollutvalget gjennomførte en risiko- og vesentlighetsvurdering av selskapene, og dette vil danne grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon Selskaper der flere kommuner er eiere, vil sekretariatet samordne kontrollen gitt at flere kontrollutvalg har prioritert samme selskap. Vedtak Utvalgets innspill innarbeides i planen, som legges frem for vedtak i neste møte. 7

8 40/16 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2017 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak/innstilling: 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Nittedal kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for Budsjett 2017 Budsjett 2016 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget Uforutsette oppgaver Disp. KU Arbeidsgiveravgift Abonnementer Møteutgifter Kurs Sum Sekretariatet Ramme for virksomheten *) Revisjonen Ramme for virksomheten *) *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Nittedal kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll- og tilsynsarbeidet, sendes kontrollutvalget til orientering. Møtebehandling Kontrollutvalget behandlet budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen Budsjettforslagene for RRI og Rokus ble vedtatt i representantskapene den Vedtak 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Nittedal kommune vedtas, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for

9 Budsjett 2017 Budsjett 2016 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalget Uforutsette oppgaver Disp. KU Arbeidsgiveravgift Abonnementer Møteutgifter Kurs Sum Sekretariatet Ramme for virksomheten Revisjonen Ramme for virksomheten Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Nittedal kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll- og tilsynsarbeidet, sendes kontrollutvalget til orientering. 4. Kontrollutvalget merker seg og ser med bekymring på at det er en nedgang i budsjettet for revisjonens ramme for Dette vil påvirke resurser for nødvendig kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget forutsetter at budsjettet i planperioden økes fra dagens nivå. 9

10 41/16 Referater Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak/innstilling: Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Møtebehandling - Vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 10

11 42/16 Eventuelt Behandlet av Møtedato Saknr 1 Nittedal kontrollutvalg /16 Forslag til vedtak/innstilling:. Møtebehandling - Vedtak 1. Kontrollutvalget avlyser møtet den 24. november, og flytter møtet den 16 desember til 8. desember kl. 17: Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke om rådmannens utlysning av 3 stillinger som planfaglige medarbeidere er i tråd med kommunestyrets budsjettvedtak (jfr. protokolltilførsel i formannskaps sak R-notater 3/16 nye Nittedal). Det bes om at saken besvares i et notat til kontrollutvalgets møte den 8. desember

12 Vedlegg til sak 38/16

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23