RETNINGSLINE FOR RESERVERTE KONTRAKTAR

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Økonomiavdelinga Innkjøpsseksjonen Arkivsak Arkivnr. 180.T40 Saksh. Marit, Høisæter Saksgang Møtedato Fylkesutvalet RETNINGSLINE FOR RESERVERTE KONTRAKTAR SAMANDRAG Fylkestinget handsama retningsliner for innkjøp på møtet i mars 2009 i sak 5/09. I fylkesutvalet sitt møte vart det sett fram slikt oversendingsforslag: Hordaland fylkeskommune vurderer å innføre tilsvarande ordning som i Bergen kommune når det gjeld arbeidsoppdrag til arbeidsmarknadstiltaksverksemder. Fylkesrådmannen opplyste i melding 42/10 til Fylkesutvalet at det ville bli sett i gang arbeid for å greie ut saka. Med bakgrunn i ein vurdering av marknaden og HFK sine behov, finn eg det no hensiktsmessig at HFK søkjer å skape gunstig konkurranse mellom verksemder der fleirtalet er funksjonshemma på følgjande produkt/teneste område: - Budtenester - Pakking og utsending - Mindre vedlikehald og ryddearbeid - Levering av frukt - Drift av kantiner - Mindre reinhaldsoppdrag Det vert lagt til grunn at HFK ved utlysing av konkurranse innafor desse avtaleområda alltid skal vurdere om det finst ein marknad som fell inn under reglane i FOA 3-12 om reservert kontrakt.

2 FORSLAG TIL VEDTAK HFK vedtek å ta i bruk Forskrift om offentlege anskaffingar 3-12 ved å reservere planlagde konkurransar til verksemder kor fleirtalet av de berørte tilsette er funksjonshemma, og arten eller omfanget av deres handikap inneberer at de tilsette ikkje kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Alle einingar i HFK skal vurdere reservert kontrakt for følgjande seks områder; budtenester, pakking og utsending, mindre vedlikehald og ryddearbeid, levering av frukt, drift av kantiner og mindre reinhaldsoppdrag. Dette gjeld for anskaffingar både over og under nasjonal terskelverdi på kr ,-. HFK vil også nytte 3-12 ved kjøp av andre produkt / tenester der ein finn det hensiktsmessig. Paul M Nilsen Johnny Stiansen 2

3 FYLKESRÅDMANNEN, : Kva saka gjeld: Fylkestinget handsama den 18. mars 2009 i sak 5/09, arkivsak retningsliner for innkjøp i Hordaland fylkeskommune. Det følgjer av desse at Hordaland fylkeskommune skal utarbeide ein policy / retningsline for reserverte kontraktar. Tilsvarande står i melding 42/10 frå fylkesutvalet sitt møte Hordaland fylkeskommune ønskjer slik som Bergen kommune å ha ein eigen retningsline for reserverte kontraktar ved kjøp av varer og tenester. Saksutgreiing: 1.0 Kva er ein reservert kontrakt Forskrift om offentlege anskaffingar (FOA), reserverte kontraktar : 3-12 Reserverte kontrakter Oppdragsgiver kan begrense konkurransen til virksomheter hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmet, og arten eller omfanget av deres handikap innebærer at de ansatte ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Dersom oppdragsgiver benytter denne muligheten, må det opplyses om dette i kunngjøringen. Regelen vart teken inn i forskrift om offentlege anskaffingar 7. april 2006 og gjeldande frå 1. januar Regelen er ein unntaksregel frå hovudregelen om lik behandling av leverandørar, då konkurransen vert avgrensa til verksemder der fleirtalet av dei tilsette er funksjonshemma og arten eller omfanget av handikapet inneber at dei ikkje kan utøve arbeid på ordinære vilkår. Regelen i 3-12 gjeld for anskaffingar over nasjonal terskelverdi, (kr ,-) slik det indirekte går fram av ordlyden. Sjølve konkurransen skal gjennomførast etter lov og forskrift for offentlege anskaffingar. Dette medfører at gjenstand og verdi for kontrakten er avgjerande for val av utlysningsområde og konkurranseform. Dette betyr igjen at verksemder som tek del i konkurransen (både private og offentleg eigde verksemder), hvor flertallet av de ansatte er funksjonshemmede, må pårekne å konkurrere nasjonalt eller i heile EØS området. Regelverket regulerer ikkje bruk av reserverte kontraktar for kjøp som er under nasjonal terskelverdi på kr ,-. HFK står derfor i høve til regelverket fritt til å avgrense konkurransar for anskaffingar under kr ,- til verksemder som fell innanfor For slike anskaffingar må ein be om tilbod på pris frå fleire enn ein leverandør dersom dette er mogleg, jf. Regelverket sitt prinsipp om konkurranse frå første krone. 2.0 Kvifor reserverte kontraktar Regelen om reserverte kontrakt er knytt til formålet i Lov om offentlige anskaffingar (LOA) 1 der det står følgjande: Loven og tilhørende forskrift skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet og sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillitt til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenelig måte. 3

4 Regelverket har eit sterkt fokus på at det offentlege skal tenkje langsiktig og i heilskap med konkurranse på kvart anskaffingsområde i tillegg til å inngå gode avtalar og bruke marknadsmakt til å fremje og forvalte offentlege verdiar. 3.0 Bruk av reserverte kontraktar Ved vurdering av bruk av reserverte kontraktar er det fylkeskommunen sine behov for varer og tenester som er styrande. Det er derfor praktisk å ha klare føringar på dei produkt og tenesteområde som er aktuelle for kjøp, etter reglane for reservert kontrakt. Ved å informere om dei produkt- og tenesteområda som er aktuelle for både nye og eksisterande leverandørar, kan ein legge til rette for konkurranse i marknaden. I tillegg vil eigen organisasjon ha behov for retningsliner som gir rom for planlegging av ønskeleg handling. 4.0 Produkt/tenester som kan være aktuelle for reserverte kontraktar Med bakgrunn i ein vurdering av marknaden og HFK sine behov, finn ein det hensiktsmessig at HFK søkjer å skape gunstig konkurranse mellom verksemder der fleirtalet er funksjonshemma på følgjande produkt/teneste område: - Budtenester - Pakking og utsending - Mindre vedlikehald og ryddearbeid - Levering av frukt - Drift av kantiner - Mindre reinhaldsoppdrag Det vert lagt til grunn at HFK ved utlysing av konkurranse innafor desse avtaleområda alltid skal vurdere om det finst ein marknad som fell inn under reglane i FOA 3-12 om reservert kontrakt. Ein kan tenkje seg at heile eller deler av eit anskaffingsområde er reservert etter Deling kan gjennomførast etter produkt eller for eksempel geografi der verksemda leverer til ein eller fleire delar av fylket. Dersom ein for dei produkt / tenesteområda som er nemnde over, vel å ikkje nytte reservert kontrakt, skal det gjevast ei forklaring i anskaffingsprotokollen om årsaka til dette. 5.0 Konsekvensar Ein avgrensa konkurranse kan føre til eit mindre tal av tilbod, noko som igjen kan føre til høgare priser og / eller dårligare kvalitet. Om det er motteke meir enn eit tilbod i ein konkurranse, er det ikkje høve til å avlyse konkurransen med bakgrunn i at ein meinar tilboda ikkje er gode nok. Dette gjeld og konkurransar som er avgrensa for reservert kontrakt. Innafor vare og teneste områda som er nemnde i pkt. 4.0 over, er det fleire verksemder som kan vere aktuelle tilbydarar i kategorien reserverte kontraktar. 6.0 Tilråding I tråd med Retningsliner for innkjøp i Hordaland fylkeskommune vert det tilrådd å vedta føringar for kjøp der HFK skal ta i bruk FOA 3-12 ved å reservere planlagde konkurransar til virksomheter hvor flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmede, og arten eller omfanget av deres handikap innebærer at de ansatte ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. 4

5 Det vert tilrådd at alle einingar i HFK skal vurdere reservert kontrakt for følgjande seks områder; budtenester, pakking og utsending, mindre vedlikehald og ryddearbeid, levering av frukt, drift av kantiner og mindre reinhaldsoppdrag. Dette gjeld for anskaffingar både over og under nasjonal terskelverdi på kr ,-. Det vert tilrådd å nytte 3-12 ved kjøp av andre produkt / tenester der ein finn det hensiktsmessig. 5