KONTROLLUTVALET FOR RADØY KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Radøy kommune KONTROLLUTVALET FOR RADØY KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: Stad: Kommunehuset Kl.: Tilstades: Arild Tveranger leiar, Astrid Nordanger nestleiar, Jan Tore Hvidsten, Oddmund Skjelvik og Eva Karin Klausen Innkalla: Rådmann til sakene 4/15, 5/15 og 6/15 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall:... 01/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 02/15 Godkjenning av møteutskrift Møteutskrift vart godkjent. 03/15 Skriv og meldingar Fylkesmannen Rapport frå tilsyn med Nav Radøy kommune 2014 Fylkesmannen Rapport frå tilsyn og vurdering av status i kommunens arbeid med jamleg oversikt over helsetiltstand og positive og negative påverknadsfaktorar Radøy kommune 2014 Årsrapport 2014 Nordhordland kemnerkontor Skatteoppkrevjaren i Lindås, Meland, Modalen, Osterøy og Radøy Kontrollutvalet tek skriv og meldingar til etterretning. Kontrollutvalet har merka seg Fylkesmannen sin uttale i rapport om tilsyn med Nav Radøy om at der er funne alvorlege manglar ved styringa (internkontrollen). Kontrollutvalet ønskjer å få ein orientering på neste møte om korleis rapporten er følgt opp. 04/15 Forvaltningsrevisjon vedlikehald rådmann gir ein status for korleis rapporten er følgt opp Saksvedlegg: Forvaltningsrevisjon vedlikehald Rapporten vart handsama av kontrollutvalet i sak 13/12: «Samandrag og tilrådingar i rapporten: Forvaltningsrevisjonsprosjektet Vedlikehald av kommunale bygg i Radøy kommune er utført på bakgrunn av bestilling frå kontrollutvalet i møte , sak 18/11. I

2 Møteutskrift Side 2 av 6 dette prosjektet ser revisjonen nærare på ressursbruk og styringssystem knytt til vedlikehald av kommunale bygg i Radøy kommune, og vurderer desse mot kvalifiserte tilrådingar om ressursbruk og god eigedomsforvaltning. Prosjektet er avgrensa til systemnivå, og har fokus på styringssystem for vedlikehald av kommunale bygg, og dei økonomiske rammeføresetnadene for eigedomsforvaltninga i kommunen. Eigedomsforvaltning omfattar også andre anlegg som veg, vatn og avløp, som ikkje er omhandla i dette prosjektet. Med omgrepet vedlikehald viser revisjonen til tiltak for å halde eit bygg i stand med ein standard tilsvarande då kommunen anskaffa bygget, og skal normalt førast i driftsrekneskapen. Rapporten vurderer ikkje innhaldet i faglege vurderingar knytt til vedlikehald og sjølve utføringa av dette. KOSTRA-tala som belysar dei økonomiske rammeføresetnadene for eigedomsforvaltninga er henta frå åra Ideelt sett burde ein slik gjennomgang av dei økonomiske sidene ved vedlikehaldssituasjonen strekt seg over fleire år, men endring i føringa av KOSTRA-tala gjer samanlikning vanskeleg. Revisjonen meiner likevel at samanlikninga vil gi eit relevant bilete av praksis og utfordringar knytt til ressursutvikling innanfor vedlikehaldsområdet. Problemstilling 1) I kva grad ligg det føre politisk bestemte mål for eigedomsforvaltninga i Radøy kommune? Politisk formulerte mål er framheva som eit suksesskriterium for god eigedomsforvaltning. Kommuneplanen for Radøy kommune skisserar generelle hovudmål for eigedomsforvaltninga i tida framover. Revisjonen tek ikkje stilling til om politiske vedtak er hensiktsmessige, men vil likevel peike på at strategi og operasjonalisering av overordna mål for eigedomsforvaltninga, kan vere viktige tiltak for å forankre eigaransvaret på politisk nivå og å gi forvaltar mål å styre etter. Problemstilling 2) På kva måte rapporterer administrasjonen om utviklinga i eigedomsforvaltninga til politisk nivå? Administrasjonen rapporterer om eigedomsforvaltninga og vedlikehaldstenestene jamleg, m.a. i årsmeldinga og tertialrapportane. Revisjonen meiner at rapporteringa i årsmeldinga gir viktig informasjon til politisk nivå, men at rapporteringa til dels bærer preg av å rapportere data meir enn styringsinformasjon. Dersom denne rapporteringa vart systematisk knytt opp mot t.d. mål for eigedomsforvaltninga og planlagde vedlikehaldstiltak, samt påpeiker moglege konsekvensar av manglande vedlikehald, ville den etter revisjonens vurdering, i større grad kunne fungere som eit styringsverktøy for politisk nivå. Problemstilling 3) I kva grad ligg det føre eit rasjonelt system for planlegging og styring av vedlikehald av kommunale bygg i Radøy kommune? Revisjonen meiner at det er positivt at kommunen i stor grad har gjennomført tilstandskartlegging av bygga, og at administrasjonen i sentrale dokument gir uttrykk for at ei meir systematisk tilnærming til vedlikehaldsarbeidet er ønskeleg. Revisjonen har forståing for at knappe økonomiske rammar gjer det utfordrande å få dette på plass, men meiner at stram økonomi gjer det enno viktigare å legge til rette for at prioritering av ressursar skjer på bakgrunn av fakta om tenesta. Etter revisjonen si vurdering har kommunen eit betydeleg potensiale for å systematisere sitt arbeid med planlegging og styring av det løpande vedlikehaldet.

3 Møteutskrift Side 3 av 6 Problemstilling 4) Er dei økonomiske rammeføresetnadene tilpassa eigedomsforvaltninga sin langsiktige karakter? KOSTRA-tala gir ein indikasjon på korleis kommunen prioriterer ressursar til vedlikehald, og viser at vedlikehaldsutgifter pr. kvadratmeter føremålsbygg i perioden har lagt under halvparten av normtala for godt, verdibevarande vedlikehald. Revisjonen meiner at dette indikerer at dei økonomiske rammeføresetnadene i liten grad er tilpassa eigedomsforvaltninga sin langsiktige karakter. Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar og tilråding i forvaltningsrevisjonsrapporten om vedlikehald i Radøy kommune. Dette er eit viktig område for kommunen for å sikre ein god kommunal kapitalforvaltning og at kommunen kan yte gode tenester. Kontrollutvalet ser det som viktig at rapporten vert presentert for kommunestyret. Rådmann gjorde greie for korleis rapporten var følgt opp i møte. Der er skjedd ein systematisering av arbeidet på eigedomsforvaltninga. Det er mellom anna omtalt i budsjettet for I rapporten var der fire hovudproblemstillingar. Er der gjort noko tydelege politiske vedtak på mål Det er vedtak i budsjettet. Er rapporteringa blitt endra? Det er gjort nokon endringar i rapporteringa som går til politisk. Er vedlikehaldet blitt meir systematisk og planlagt? Det er gjort endringar i organiseringa for å systematisere arbeidet med vedlikehald. Arbeidet med plan for vedlikehald er under utarbeiding. Vil bli ferdig i løpet av februar. Er ressursbruken kroner pr m 2 tilfredsstillande? Det store bilete er at dei fleste bygg har ein god standard. Dei store vedlikehaldsbehova vert gjerne investeringar. Må difor sjå ressursbruken på investering saman med det som vert nytta i driftsbudsjettet. Det er stramme rammer og difor må midlane nyttast best mogeleg. Konklusjonen er at der er gjort endringar i arbeidet med vedlikehald, men at det framleis er behov for å systematisere arbeidet. Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 05/15 Investeringsprosjekt organisering og ansvar Bakgrunn for saka var at kontrolluvalet ønskja å få ein orientering frå rådmann om ansvar og organisering av investeringsprosjekt. Når kontrollutvalet handsama

4 Møteutskrift Side 4 av 6 byggerekneskapet for Sæbø skule så uttalte kontrollutvalet at ein ønskja å få ei orientering om byggenemnda sine retningslinjer og praktisering. Kontrollutvalet har også i årsmeldinga for 2013 uttrykt ein viss bekymring for at ansvarsfordelinga mellom rådmann og byggenemnda i investeringsprosjekt synes å vere uklar. Rådmann gjorde greie for kva som er status i dag. Det er laga til ein oversikt over alle investeringsprosjekt. Desse vert det rapportert på til formannskapet. Investeringsprosjekta vert no prosjektorganisert for å få tydelegare ansvar med eigen prosjekteigar og leiar av prosjektet. Det vert jobba med ein prosjektmal for å standardisere krava til prosjekta, samstundes som ein tek omsyn til at prosjekta er ulike. Byggenemnda er berre involvert i nokre prosjekt der det er gjort politiske vedtak. Ansvaret for prosjektet er da fullt og heilt hos byggenemnda, slik rådmann oppfattar reglene for byggenemnda. Administrasjon stiller med sekretær for byggenemnda. Tilvisning av rekningane skjer av rådmann. Anbodet vert gjennomført av rådmann. Byggenemnda overtar når anboda er ferdig og byggeprosjektet vert satt i gong. Byggenemnda får sitt oppdrag frå formannskapet. Byggenemnda har ein eiga instruks. Kontrollutvalet registrerer at byggenemnda har det totale ansvaret for byggeprosjekta. Kontrollutvalet diskuterte om det var tenleg å ha ei byggenemnd. Kontrollutvalet vil tilrå at det vert tatt ein prinsipiell diskusjon om ein vil fortsette å ha byggenemnder. Det vil vere naturleg å ta ein slik diskusjon etter valet hausten Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. Kontrollutvalet vil rå til at det vert teke ein prinsipiell gjennomgang om kommunen framleis ser seg tent med å ha byggenemnd. 06/15 Budsjettet for 2015 Rådmann gjorde greie for budsjettet for I budsjettet for 2015 er der vedteke ein del føringar. Nokon av dei nedtrekka kan vere krevjande å få gjennomført. Der er også vedteke nokon prosjekt på investering som kan vere i strid med regelverket for kva som kan førast i investering. Rådmann har ein gjennomgang av dei føringane som er gitt og vil rapportere til formannskapet om korleis ein vil følgje dei opp. Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 07/15 Årsmelding til kontrollutvalet Saksvedlegg: Utkast til årsmelding til kontrollutvalet Utkastet til årsmelding vart diskutert i møte. Kontrollutvalet godkjente årsmeldinga slik den låg føre.

5 Møteutskrift Side 5 av 6 08/15 Årsplan for kontrollutvalet Saksvedlegg: Utkast til årsplan for kontrollutvalet Kontrollutvalet diskuterte framlegget til årsplan og det vart bestemt møtedatoar for resten av året, 26. mai og 22. september. Kontrollutvalet vedtok årsplan med nokon justeringar. 09/15 Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske utval Kontrollutvalet hadde ingen kommentarar. 10/15 Eventuelt Revisjonssjef Reidar Bjørsvik hadde nokre forslag til endringar og presiseringar til problemstillingane i prosjektet som skal sjå på NAV viser til sak 29/14. Problemstilling 1 Korleis er sosialtenesta i Radøy kommune organisert og i kva grad legg organiseringa til rette for ei effektiv forvaltning? Ny: Korleis er sosialtenesta i Radøy kommune organisert og i kva grad legg organiseringa til rette for ei effektiv forvaltning av dei kommunale sosialtenestene? Problemstilling 2 Har Radøy kommune system og rutinar som sikrar etterleving av relevante lovkrav i arbeidet med oppfølging av mottakarar av sosial stønad? Ny: Har Radøy kommune system og rutinar som sikrar etterleving av relevante lovkrav i arbeidet med oppfølging av mottakarar av økonomisk sosialhjelp? Problemstilling 3 Sikrar Radøy kommune naudsynt opplæring, vedlikehald og vidareutvikling av kunnskap og kompetanse blant kommunen sitt personell i arbeids- og velferdsforvaltninga? Ny: Sikrar Radøy kommune naudsynt opplæring og vedlikehald av kunnskap og kompetanse blant kommunen sine tilsette i arbeids- og velferdsforvaltninga? Kontrollutvalet slutta seg til dei forslaga til endringar som revisjonen foreslo. Kommunen sin beredskap under stormen Nina

6