Forvaltningsrevisjon «Pleie og omsorg - årsak til avvik mot budsjett og Kostra-tal»

Transkript

1 Notat Til: Kopi: Frå: Kommunestyret og kontrollutvalet Arkivkode Arkivsaknr. Løpenr. Dato / / Forvaltningsrevisjon «Pleie og omsorg - årsak til avvik mot budsjett og Kostra-tal» Forvaltningsrevisjon «Pleie og omsorg årsak til avvik mot budsjett og Kostra-tal var politisk resultatmål for 2013 i økonomiplan Kontrollutvalet handsama forvaltningsrevisjonsrapporten i møte den og vedtok m.a. følgjande i tilråding til kommunestyret: Revisor kjem med 15 konkrete tilrådingar. Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert følgt opp og vurdert nærare i det vidare arbeidet med økonomistyringa av pleie og omsorgstenestene i kommunen. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport hausten Kommunestyret handsama saka i møte den og gjorde følgjande vedtak: 1. Kommunestyret i Sogndal vedtek at tilrådingane i forvaltningsrevisjonsrapporten frå Deloitte vert følgt opp og vurdert nærare i det vidare arbeidet med økonomistyringa av pleie- og omsorgstenesta i kommunen. 2. Kommunestyret vil oversende sluttrapport til Kontrollutvalet hausten Rapporten inneheld 15 tilrådingar. gjer her greie for korleis administrasjonen har følgt opp tilrådingane. 1. Vurdere å ta i bruk eit system for å registrere tidsbruken (ansikt til ansikt tid) innanfor heimetenestene. Ordninga er slik at når vi tildeler helsetenester i heimen, praktisk bistand og heimesjukepleie, står det i vedtaket kor mange timar som er tildelte. I timetalet inngår i tillegg til sjølve tenesta, både reisetid, tid til dokumentasjon, oppgåver knytt til reseptar/medisin, kontakt med pårørande og liknande. Dersom vi brukar to personar for å utføra tenesta, så går det ikkje fram av timetalet som er tildelt. Dokumentasjonsarbeidet skjer på stasjonære arbeidsstasjonar på Sogndal omsorgssenter. I rapporten vert det tilrådd å vurdere å ta i bruk eit system for å registrere tidsbruken, ansikt til ansikt-tid. Dersom vi skal få til dette no, må vi lage manuelle lister til registreringsarbeidet, og vi er usikre på kva kost-/nytteeffekt det vil gje. Når heimetenesta tek i bruk systemet med handterminalar ved bruk av fagprogrammet, vil det på ein enkel måte bli registrert kva tid vi kjem inn til ein pasient/brukar og kva tid vi går derifrå. Innføring av handterminalar er prioritert i Side 1 av 5

2 2. Systematisere arbeidet knytt til vurderingar av pleiefaktor ytterlegare, her under vurdere å samanlikne eigne berekningar av pleiefaktor med tilsvarande tal frå andre kommunar. Vi har innhenta oversyn over tal plassar/tal tilsette i pleiefunksjonar i eit utval av kommunar i Kostra-gruppe 8. I ei samanlikning av desse tala må vi vurdere/ta omsyn til ev. ulikskap i dekningsgrad, fordeling mellom korttids- /langtidsplassar m.m., og vi bør og ta omsyn til at ressursbruken knytt til reinhald av privat tøy, fordeling av oppgåver mellom post- og hovudkjøkken påverkar pleiefaktoren. Tabellen viser tal oppretta plassar og tal oppretta stillingar i pleiefunksjonen. Desse tala ligg til grunn for oversikt over pleiefaktor / senger pr. stilling. Kommune Tal plassar Tal stillingar Pleiefaktor Ørland Farsund Holmestrand Førde Sogndal SUM 296 Tala for Sogndal omfattar Skulevegen 7A og 7C. For Skulevegen 7A er pleiefaktor 0.953, medan den for Skulevegen 7C er Gjennomsnittleg pleiefaktor for alle dei 296 plassane er På 70 plassar nyttar Sogndal 1.8 stillingar meir enn gjennomsnittleg pleiefaktor for dei oppgjevne kommunane. I løpet av 2015 skal vi gå gjennom heimetenestene for psykisk utviklingshemma for å få betre oversikt over alle deler av tenesta og vurdere organisering av tenesta med sikte på å redusere kostnadane frå Syte for at prosedyrane knytt til tildeling av tenester vert jamleg oppdaterte Kommunen er i ferd med å innføre Sogndal kommune kvalitetssystem (SKK) som skal bidra til å sikre god internkontroll i organisasjonen. I starten av dette arbeidet hadde ikkje pleie og omsorg kapasitet til å leggje over prosedyrar og til å vedlikehalde dei. Det siste året har tenesta disponert 25 prosent stilling til dette arbeidet. Helse og sosial har no 54 godkjende og pleie og omsorg har 44 godkjende dokument i SKK. Vi er såleis godt i gang med dette arbeidet. 4. Syte for at kommunen sin nye praksis for tildeling av støttekontaktar etter noko tid bert evaluering. Det er laga felles prosedyrar for tildeling av støttekontakt, og alle vedtak har ein evaluerings-- /sluttdato etter kortare tid enn tidlegare. Forbruket av støttekontakt vil bli vurdert som ein del av årsrapportarbeidet. Frå gjeld ordninga med brukerstyrt personleg assistent (BPA) som er særlig tilrettelagt for menneske med omfattande funksjonsnedsetting. I prinsippet omfattar ordninga Side 2 av 5

3 dei same tenestene som ordinære helse- og omsorgstenester, og BPA -ordninga kan påverke etterspurnaden etter støttekontakt. 5. Kartlegge årsaken til avvik frå budsjett når det gjeld overtidsbruk og bruk av vikar/ekstrahjelp, og vurdere om det er mogleg å setje i verk ytterlegare tiltak for å redusere bruken av overtid og/eller vikar/ekstrahjelp. Vanskeleg rekrutteringssituasjon samtidig med at ei eining kan få nye krevjande oppgåver i løpet av året og som går utover driftsramma, gjer at vi kan ha for lite fast tilsette til få turnusen til å gå i hop utan å bruke forskyvd arbeidstid/overtid. Det er behov for å gå gjennom meldingsrutinane for straks å rapportere til rådmann ved bruk av overtid/ekstrahjelp. 6. Syte for at retningsliner knytt til førehandsgodkjenning av overtid vert etterlevd. Regelverket knytt til overtid er gjennomgått, og det er større merksemd på at praksis samsvarar med regelverk. 7. Etablere eit system og rutinar for kvalitetssikring av data som vert innrapportert til Kostra, under dette sikre at feil i innrapporterte data vert retta opp innan fristen. Rekneskapsavdelinga sender ut eit oversyn over kva det skal rapporterast på og kven som har ansvar for rapporteringa til alle tenesteeiningane med fristar. Av retningslinene går det og fram at dei som er ansvarlege, skal kvalitetssikre dei førebelse tala. Dei førebelse tala vert nytta i samband med årsmeldinga, og avvik i samband med tidlegare tal vert sjekka på nytt i den samanheng. I samband med budsjettarbeidet sjekkar vi ut større avvik frå eitt år til eit anna. 8. Gjennomføre ytterlegare vurderingar knytt til bruken av funksjon 261 (institusjonsbygg) og sikre at budsjett og rekneskap innanfor denne funksjonen er korrekt. Under dette sikre at til dømes kostnader knytt til reingjeringstenester og straum vert ført på rett funksjon. Reingjeringsfunksjonen er retta opp, 2,5 stillingar er flytta over til f261. F261 omfattar utgifter til drift og vedlikehald av institusjonen med tilhøyrande tekniske anlegg og utandørsanlegg, og det er i hovudsak FDV som er «leverandør» til denne funksjonen. Kommunalteknikk har saman med pleie og omsorgseininga gått gjennom fordelinga av kostnader knytt til omsorgssenteret. Vi har vurdert kva for areal som vert nytta til dei ulike funksjonane, og gjort ei prinsipiell vurdering etter det. Fordeling av kostnader vert gjort slik. - Kostnader som direkte kan knytast til ein funksjon, vert ført på denne funksjonen. - Kostnader som ikkje kan knytast til ein funksjon, vert fordelt med 64% på f265 (utleigebustader)og 34% på f Gjennomføre ytterlegare vurderingar av bruken av funksjon 234 (aktiviserings- og service-tenester overfor eldre og funksjonshemma) for å sikre at kostnadene vert ført på rett funksjon. Dette gjeld både tenesteeining helse og sosial og pleie og omsorg. Vi har gått gjennom tala og gjort endringar/opprettingar. 10. Prioritere arbeidt med å utarbeide eit samla økonomireglement. Utarbeiding av økonomireglement vil verte utarbeidd i 2015 jf. resultatmål i økonomiplan Side 3 av 5

4 Vurdere å utarbeide meir detaljerte rutinar og/eller rettleiingar knytt til utarbeiding av prognosar og 12. Etablere system og rutinar for å sikre at det i samband med identifiserte avvik i prognosane vert sett i vert føremålstenlege tiltak for å redusere risikoen for avvik frå budsjett. Vi nyttar folketalsprognosar og nøkkeltal Kostra som grunnlag for analyse i samband med utarbeiding av budsjettet. I økonomiplanen er dette omtala slik under kapitlet Drifsbudsjett og resultatmål for tenestene: Analyse, utfordringar, politiske resultatmål og budsjettrammer er presentert etter kostrafunksjon. Folketalsutvikling og nøkkeltal Kostra er dei viktigaste data for analysen. Når det gjeld folketalsutvikling nyttar vi SSB sine prognosar, der vi har vald mellomalternativet. Det vil sjølvsagt vere uvisse knytt til folketalsutviklinga, men tala frå SSB er det beste planlegglingsgrunnlaget for folketalsutvikling. Vi meiner vi har gode rutinar for dette. 13. Etablere betre system og rutinar for utarbeiding av budsjett innanfor pleie og omsorg, slik at kommunen sikrar at budsjetta er realistiske. Under dette mellom anna: a. Analysere tidlegare avvik frå budsjett og nytte slike analysar i samband med utarbeiding av budsjett for nytt år. Som ein del av forarbeidet til budsjettet vert einingane sine budsjett konsekvensjustert, det vil seie budsjett tala vert auka eller redusert i samsvar med nye lovpålagde oppgåver, oppgåver som går ut, endring i tal brukarar, folketalsutviklinga og moglege andre kjende endringar. I denne vurderinga tek vi og med avvik mellom budsjett og rekneskap som vert avdekka gjennom tertialrapportane og årsrekneskap/rapport. Konsekvensjustert budsjett vert gått gjennom i møte mellom tenesteleiar og økonomiavdelinga. Sjå elles punkt 11/12. b. Sikre at det vert budsjettert med inntekter knytt til refusjon av sjukepengar og fødselspengar. Når det gjeld manglande budsjettering av inntekter frå sjuke- og fødselspengar/utgifter til vikar, er det vanskeleg å planlegge denne type utgifter, og etter vår vurdering er det et betre løysing å forklare avvik mellom budsjett og rekneskap på desse områda i årsrapporten. Men vi vil kvalitetssikre at budsjett og rekneskap har same funksjon. c. Sikre at rett funksjon vert nytta i samband med budsjetteringa I samband med konsekvensjustering av budsjettet vil det vere ein ekstra kontroll på at vi nyttar rett funksjon på nye tiltak. Dersom vi gjennom kontrollane i tertialrapportane eller årsrekneskapen oppdagar denne typen avvik, vil dette verte retta opp. Tenesteleiarane vert minna om dette i dei rundskriva som går ut i samband med desse prosessane. 14. Prioritere arbeidet med å få oversikt over heimelsbudsjettet innanfor pleie- og omsorgseininga. Tenesteeining pleie og omsorg har følgjande resultatmål i 2015 jf. økonomiplan: Gjennomgang av eininga sitt heimelsbudsjett innan Side 4 av 5

5 15. Gjennomgå innkjøpsbudsjettet og innkjøpa som er gjennomførte, for å undersøke om budsjettet dekker naudsynte innkjøp, om innkjøpa er dyrare enn venta og om det vert gjennomført innkjøp som ikkje er planlagt i budsjettet. I budsjettarbeidet vert innkjøpspostane regulerte i samsvar med forventa prisvekst slik det går fram av statsbudsjettet. Store innkjøpspostar, t.d. mange apotek- og vaskeritenester, har dei siste åra hatt ein sterkare vekst enn forventa prisvekt slik det er lagt til grunn i statsbudsjettet. Det kan bli gjennomført naudsynte, men ikkje planlagde innkjøp i løpet av budsjettåret, t.d. kjøp av medisinar. Avvik på innkjøpsposten vert omtala i tertialrapportane. Side 5 av 5