KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Austrheim kommune KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 29. august 2016 Stad: Møterom Børilden, kommunehuset Austrheim Kl.: Tilstade: Solveig Hopen (leiar), Arne Kästel (nestleiar), Tore Austrheim (medlem), Edvard Bjerkestrand (vara for Rolf Sandstad) og Jakob Sæthre (vara for Bente Øksnes) Innkalla: Revisjon: Reidar Bjørsvik (til sak 24/16 og 25/16) Sekretær: Tonje Husum Aarland Forfall: Bente Øksnes (medlem) og Rolf Sandstad (medlem)... 20/16 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 21/16 Godkjenning referat frå sist møte Møteprotokollen frå vart godkjent slik den ligg føre. 22/16 Skriv og meldingar a. KS vedtak 051/16 - Kontrollutvalet Austrheim -Dialog med Austrheim kommunestyre b. KS vedtak 052/16 Kontrollutvalet Ansvar, oppgåver og organisering c. Rapport frå tilsyn Kaland barne- og ungdomsskule, Fylkesmannen i Hordaland d. Rapport frå tilsyn Årås skule, Fylkesmannen i Hordaland e. Rapport frå tilsyn NAV Austrheim kommune, Fylkesmannen i Hordaland f. KS vedtak 068/16 Utplanering i Breidvik eiendom AS sitt sjøområde g. Status byggerekneskap - veg ved kommunehuset og Kystbarnehagen h. Orientering om forliksklage i. Orientering om førespurnader til KU I sak 22/16 h. valde kontrollutvalet å lukke møtet med heimel i offentleglova 13, forvaltningslova 13 og kommunelova 31. Kontrollutvalet vedtok at leiar Solveig Hopen er inhabil i sak 22/16 h. og Arne Kästel (nestleiar) tok over leiarrolla. Kontrollutvalet tek skriv og meldingar til orientering.

2 Møteutskrift Side 2 av 5 h. Kontrollutvalet stiller seg uforståande til at leiar i utvalet har fått tilsendt forliksklagen personleg, då hun i alle saker knytt til kontrollutvalet representerer eit kollegium. i. Kontrollutvalet vedtek å ikkje gå vidare med førespurnaden. 23/16 Oppsummering frå dialogmøte mellom kommunestyret og kontrollutvalet 25. mai Saksvedlegg: Tilbakemeldingar frå gruppeleiarar til møtet I sak 06/16 i kontrollutvalet ( ) la kontrollutvalet fram eit ønskje om eit drøftingsmøte med kommunestyret med tema rolleforståing og tillit til kontrollutvalsarbeidet og revisjonsarbeidet i Austrheim kommune. Drøftingsmøte vart satt til kommunestyremøtet 25. mai. Leiar for kontrollutvalet presenterte ein PowerPoint om kontrollutvalet sitt mandat og arbeidsoppgåver, og revisjonen fortalte kort om deira arbeidsoppgåver. Kontrollutvalet hadde forberedt nokre stikkord om forventingar til kommunestyret og administrasjonen. På førehand vart gruppeleiarane oppmoda til å komme med ein tilbakemelding om forventingar til kontrollutvalet. Alle forventingar vart gjennomgått i møtet, og gruppeleiarane vart bedne om å sende desse skriftleg til kontrollutvalet i etterkant av møtet. Leiar og nestleiar ga ei oppsummering av møtet. Tilbakemeldingane frå gruppeleiarane var mellom anna: - Det er viktig at det er eit godt, ope og tillitsfult forhold mellom kontrollutvalet, kommunestyret og den administrative leiinga i kommunen - Kontrollutvalet må bli gitt den autoriteten det er gitt som folkevald organ og at kontrollutvalet opptrer og oppfattast som eit samla kollegium - Kontrollutvalet bør ha fokus på effektiv bruk av felles pengar, sikre at kommunen har ein velfungerande eigenkontroll og sjå til at kommunen når sine oppsette mål i forhold til overordna planar og økonomi - Kontrollutvalet bør spela ei aktiv rolle i kommunen sitt arbeid med kontinuerleg forbetring - Det er viktig at kontrollutvalet på eiga initiativ kan initiere saker som dei meiner er viktige for den kommunale verksemda - Administrasjonen bør sjå at det er moglegheit for eit nytteuttak for kommunen, innanfor dei sakområder som utvalet tek opp - Kommunestyret må vere engasjert i kontrollutvalet sitt arbeid og gje kontrollutvalet rom for å orientere og informere kommunestyret om saker det vert jobba med - Kommunestyret bør aktivt bruke kontrollutvalet i utgreiingsarbeid og gje klare bestillingar til kontrollutvalet - Kommunestyret skal sjå på kontrollutvalet som eit politisk nøytralt organ og det er sjølvsagt ikkje akseptabelt at arbeidet i kontrollutvalet vert prega av partipolitiske standpunkt

3 Møteutskrift Side 3 av 5 Kontrollutvalet tek oppsummeringa til orientering og takkar kommunestyret for eit godt drøftingsmøte. 24/16 Oppfølging av KU sak 15/16 Forvaltningsrevisjon Saksvedlegg: «Prosjektplan: Internkontroll og oppfølging av barn i fosterheim. Austrheim kommune 2016», Nordhordland Revisjon IKS I følgje kommuneloven 77 pkt. 4 skal det gjennomførast forvaltningsrevisjon. I førre møtet bestilte kontrollutvalet prosjektplan for forvaltningsrevisjon av barnevernet i Austrheim kommune. Denne saka vart handsama før sak 22/16. Revisjonen la fram prosjektplanen, der føremålet med forvaltningsprosjektet er å undersøkja kva styringssystem Austrheim kommune har for å ivareta omsorgsansvaret barnevernstenesta har for barn i fosterheim. Førebels overordna problemstillingar er: 1. På kva måte legg barnevernstenesta til rette for at fosterheimsplasseringa skal fungera etter sitt formål? 2. Innhentar barnevernstenesta systematisk informasjon om barnet sin situasjon og utvikling, og korleis vert informasjonen vurdert i forhold til omsorgsplanen? 3. Kva rutinar har barnevernstenesta for å samarbeide med instansar som kan bidra i tenesteytinga, og fører samarbeidet til ei systematisk oppfølging av barn i fosterheim? Prosjektet vil truleg starta opp siste halvår 2016, og prosjektet kan handsamast i kontrollutvalet i løpet av vinteren Kontrollutvalet vedtek prosjektplanen slik den ligg føre. 25/16 Plan for selskapskontroll Saksvedlegg: «Austrheim kommune - Plan for selskapskontroll » Heimelen for selskapskontroll følgjer av kommunelova (koml.) 77 nr. 5, som seier at kontrollutvalet skal «påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m.», jf. tilsvarande formulering i 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Etter 13 andre ledd skal det «minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.». Tredje ledd fastsett at kommunestyret vedtar planen. Denne saka vart handsama etter sak 24/16 og før 22/16. Revisjonen la fram overordna analyse og kontrollutvalet såg på dei ulike selskapa Austrheim kommune har eigardel i.

4 Møteutskrift Side 4 av 5 I denne planperioden skal det gjennomførast selskapskontroll i følgjande selskap: AUFERA AS Planen byggjer på kontrollutvalet si vurdering av kva selskap det er hensiktsmessig å utføra selskapskontrollar i og deira prioriteringar av dette. Forslag til vedtak i kommunestyret: I denne planperioden skal det gjennomførast selskapskontroll i følgjande selskap: AUFERA AS Planen for selskapskontroll kan reviderast etter behov i løpet av perioden. 26/16 Møteplan for kontrollutvalet hausten 2016 Saksvedlegg: Utkast av møteplan for kontrollutvalet hausten 2016 Kontrollutvalet gjennomgjekk møteplan for kontrollutvalet hausten 2016 og diskuterte moglege møtedatoar. Kontrollutvalet vedtok møtedato 3. oktober og 5. desember. 27/16 Møteprotokollar frå politiske utval Kontrollutvalet hadde ingen merknader. 28/16 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Neste møte i kontrollutvalet er satt til 3. oktober kl

5 Møteutskrift Side 5 av 5