Omstrukturering av HMS-dokumentasjonen for avdelingane i sentraladministrasjonen innleiande drøfting

Transkript

1 Omstrukturering av HMS-dokumentasjonen for avdelingane i sentraladministrasjonen innleiande drøfting Bakgrunn Frå ulikt hald har vi fått signal om at det er ønskjeleg med ei omstrukturering av HMSdokumentasjonen i sentraladministrasjonen. Seinast vart dette drøfta på Samu-s under handsaminga av HMS-årsrapporten. Utgangspunktet er at vi har ein svært oppdelt dokumentasjonsstruktur, der fleire av avdelingane er svært små (ned mot 5 tilsette). Mykje av utfordringane er felles, ettersom nær sagt alle arbeider i kontormiljø. Frå fleire avdelingar har det kome tilbakemeldingar om at mykje av dette kan slåast saman og effektiviserast, ettersom utfordringane er så like. Vi har fått verktøy innan t.d. avviksregistrering og risikovurdering som gjer det mogeleg å tenke i andre strukturar. I talet på tilsette og homogenitet i oppgåvestrukturen er vi samanliknbare med ein stor vidaregåande skole. Skolane har ikkje avdelingsvise HMS-mapper. Målet Målet er å få til ein funksjonell dokumentstruktur og samstundes halde oppe ei klar synleggjering av lokalt HMS-ansvar på avdelingsnivå. Ved å sentralisere/samle delar av HMS-dokumentasjonen for heile sentraladm, må avdelingane få eit styrka fokus på dei oppgåvene som blir att på avdelingsnivå. Oppgåvene Avdelingsleiarane har eit klart personalansvar og eit ansvar for arbeidsmiljøet i sin avdeling som ikkje kan delegerast bort. Difor er det nokre oppgåver som må ligge på avdelingane. Oppgåver som må ligge lokalt på avdelingsnivå: MTM-handlingsplanar HMS-handlingsplanar/tiltak som gjeld berre eigen avdeling. Evt. risikovurderingar og retningslinjer som gjeld spesielle yrkesgrupper som er lokalisert berre på enkeltavdelingar Oversikt over personar med HMS-opplæring er mest rasjonelt å legge på avdelingsnivå Oppgåver som kan gjerast sentralt: Felles HMS-mål for sentraladm Felles oversikt over HMS-organiseringa i sentraladm. Denne må oppdaterast av lokale leiarar.

2 Avviksrapport for heile sentraladm. Her kan Samu-s få ei meir aktiv og sentral rolle. HMS-handlingsplanar av felles karakter HMS-rapportering, noko informasjon må samlast inn lokalt (medarbeidarsamtalar, HMSmålstatus) Lokale retningsliner. Dette er alt i stor grad sentralisert (brann, alarm, beredskap) Revisjonar. Dette kan formaliserast i større grad, og gjerast i regi av Samu-s. Resultatet av ei omstrukturering vil bli at vi får ei felles HMS-mappe for heile sentraladm. som erstatter dei avdelingsvise handbøkene vi har i dag. Noko av dokumentasjonen må lagast på avdelingsnivå, men samlast sentralt. Døme på dette er felles risikovurderingar og HMSrapporteringa. Utfordringane ved å gjennomføre ei slik omstrukturering kan bli at avdelingsleiarane får eit mindre nært forhold til HMS-arbeidet. Vi må uansett finne måtar å halde trykket på HMS i leiarnivået oppe, sjølv om ein del av HMS-dokumentasjonen vert laga i felles regi. Dei aktivitetane som skal gjennomførast iflg. årshjulet er alt lagt inn i faste rutinar (Samu-møte, brannøvingar, vernerundar, rapportering). Det må etablerast nye rutinar for korleis møtepunkta mellom leiar og verneombod skal gjennomførast. Vernerundane Den oppgåva som vil by på dei største utfordringane er venteleg vernerundane. Desse bør gjerast på avdelingsnivå, saman med verneomboda, - men det blir større grad av samordning enn i dag. Sjølve gjennomføringa av vernerundar kan gjerast omlag på same måte som i dag, men oppgåver som felles risikovurderingar må koordinerast sentralt. Tabellen under gir ein oversikt over dokumentasjonen i dei 8 kapitla i HMS-systemet, med kommentarar til mogeleg struktur.

3 Dokumentasjon Kan sentraliserast 1. HMS-mål Sentraladm. har alt i dag i stor grad felles HMS-mål. Dette vil vere uproblematisk å samle i ei felles mappe. 2. HMSorganisering 3. Avvik og risikovurderingar 4. HMS- Handlingsplan 5. HMS rapportering 6. HMSbilbiotek Vi får ei samleside for organiseringa av HMS-oppgåvene i sentraladm Det som no skal dokumenterast skjer via RiskManager, vi kan ta ut felles rapportar sortert pr. avdeling som tilfredstiller dokumentasjonskrava. Det kan lagast ei felles risikovurdering for dei fysiske miljøfaktorane i sentraladm. Vi har alt i dag ein felles BHTperiodeplan for sentraladm. Når det gjeld HMS-planane kan det anten lagast eit felles plandokument med aktivitetane, eller avdelingsvise planar. Det kan lagast ein felles årsrapport for sentraladministrasjonen. Dei opplysningane som må samlast inn frå avdelingane er relativt avgrensa. Dei fleste dokumenta er alt i dag felles (brann, varsling m.m.). 7. Opplæring Det blir ein felles oversikt over gjennomført modul-opplæring 9. Revisjon Dette blir etter omlegginga revidert på eit punkt. Her kan Samu-s få ein meir aktiv og sentral rolle Må ligge avdelingsvis Dersom avdelingar ønskjer å ha eigne mål, må det framleis vere høve til det. Avdelingsleiarane oppdaterer felles dokument. Avvik som er knytta til ein avdeling må handsamast på avdelingsnivå. Ikkje behov for avdelingsvise avviksrapportar, dette blir lagt i ein sentral rapport Risikovurderingar: For nokre grupper som arkeologane og Fellestenesta må det lagast separate vurderingar avdelingsvis Avdelingsvise MTM-planar Dersom vi får ein felles koordineringsfunksjon i sentraladm Nokre dokument må ligge tilgjengeleg lokalt Opplæringsdokumentasjon må gjerast lokalt, man kan leggjast sentralt - Felles HMS-koordinatorrolle for sentraladm. Vi må finne fram til ein ressurs som kan legge inn og vedlikehalde dokumentasjonen. Eit alternativ kan vere å legge denne funksjonen til den noverande HMS-funksjonen i administrasjonsavdelinga. Oppgåvene til denne personen går fram av tabellen over. Den sentrale koordinatoren får også ei koordineringsrolle i høve til dei lokale oppgåvene som ikkje blir sentralisert. Samu-s vil få ei meir aktiv rolle i arbeidet med revisjon av dei 8 felles HMS-mappene for sentraladm.

4 Det må vurderast om det framleis er behov for lokale HMS-koordinatorar på alle avdelingane. Det kan også tenkjast at dei største avdelingane framleis kan ha lokale HMS-koordinatorar for å handtere dei lokale dokumentasjonsoppgåvene. Vernområde Sentraladministrasjonen er i dag delt i 7 verneområde, med eige verneombod for kvart område. Denne strukturen kan vi framleis ha etter at HMS-dokumentasjonen er omrstukturert, men det kan også vurderast om det er naturleg å endre på denne strukturen når vi gjennomfører omstruktureringa av dokumentasjonsoppgåvene. Dei største skolane har ein modell i dag med felles HMSdokumentasjon og fleire verneområde. Verneområda i sentraladministrasjonen Figuren over viser verneområda slik dei er delt inn i dag. Vi kan evt. tenkje oss andre modellar for inndeling av verneområde: Reindyrka avdelingsinndeling, der avdelingar over ein viss storleik blir eige område Geografisk inndeling, der etasjane og bygningane blir utgangspunkt for områdeinndeling Inndelinga i dag er ei blanding av dei to modellane over.

5 Endringstiltak til drøfting: 1. HMS-mappestrukturen i sentraladministrasjonen blir samla slik at vi får ein felles mappestruktur for sentraladministrasjoen som inneheld dei 8 system-mappene 2. Dei lokale HMS-oppgåvene som blir att blir også lagt inn i den felles mappestrukturen (særskilte risikovurderingar, MTM-planar, evt. eigne HMS-mål) 3. HMS-koordinatorrolla for den felles mappestrukturen blir lagt på ein ressurs. Avdelingsleiarane kan delegere lokale HMS-oppgåver til anna person som vil fungere som lokal HMS-kontaktperson. 4. Revisjon av HMS-sidene for sentraladm blir ei sak for Samu-s minst ein gong i året. Utgangspunkt blir mål, årshjul-oppfølging, vernerunde gjennomføring og rapportering. Ellers gjennomgang av innhaldet i dei 8 systemmappene.