Oppdragsansvarleg revisor finansiell revisjon

Transkript

1 VANYLVEN KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Rådhuset- møterom 2.etg. Dato: Møtet tok til: Møtet slutta: August Vonheim leia møte. Faste medlemar som møtte: August Vonheim Bjarne Sætrenes Brit Bjørlykke Funksjon Leiar Medlem Medlem Faste medlemar som ikkje møtte: Per Atle Sjåstad Lilli-Ann Bakkebø Funksjon Ikkje meldt avbud. Varamedlemar som møtte: Cecilie Von Krogh Frå Vest kontrollutvalssekretariat møtte: Jostein Støylen Dagleg leiar Frå Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS møtte: Halldis Moltu Oppdragsansvarleg revisor finansiell revisjon

2 Frå administrasjonen / politisk hald møtte: Gudmund Sandnes Rådmann. I sakene 33 og 34. Underskrifter: Vi stadfestar at det som er ført i møteboka er i samsvar med det som vart vedteke på møtet. August Vonheim Brit Bjørlykke SAKLISTE Saksnr. Sakstittel 27/12 Godkjenning av innkalling og sakliste. Møteboka 28/12 Godkjenning av møteprotokollen frå siste møte 29/12 Meldingar 30/12 Gjennomgang av møteprotokollar /12 32/12 33/12 34/12 35/12 Rettleiing for kontrollutvalet og kommune styret sitt tilsynsansvar Plan og retningsliner for selskapskontroll Tertialrapport nr Orientering og mulige saker Plan for forvaltningsrevisjon

3 SAK 27/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent. 2. Til å skrive under møteboka saman med leiar vert vald Brit Bjørlykke. SAK 28/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Møteprotokollen frå møtet den vert godkjent. SAK 29/12 MELDINGAR Vedlagte meldingar: 1. Svar frå rådmannen vedkomande Samhandlingsreforma av Frå kommunal økonomi: Internkontroll Meldingane 1 og 2 vert tekne til orientering. SAK 30/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2012 Flg. møteprotokollar var til gjennomgang: 1 Kommunestyret: 23.10, 2 Formannskapet: 02.10, Driftsutvalet: Eldrerådet: Livsløputvalet: Klagenemda: 21.08, 20 Styret i Vanylven Utvikling AS : 26.01, 29.03, 22.05, 23.08, Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møtebøker. SAK 31/12 RETTLEIING FOR KONTROLLUTVALET OG KOMMUNESTYRET SITT TILSYNSANSVAR 1. Kommunestyret vedtek rettleiing for kontrollutvalet og kommunestyret sitt tilsynsansvar. 2. Møta i kontrollutvalet vert først opne etter eige vedtak i utvalet og seinast ved lovendring om opne møte.

4 SAK 32/12 PLAN OG RETNINGSLINER FOR SELSKAPSKONTROLL Kommunestyret vedtek plan for selskapskontroll i samsvar med utgreiinga og kontrollutvalet sitt forslag til retningsliner for selskapskontroll. Rådmann Gudmund Sandnes kom til møtet no. SAK 33/12 TERTIALRAPPORT NR Rådmann Gudmund Sandnes orienterte om tertialrapport nr : Jobbar for å få vekk tidlegare underskot i år Bruke av eksisterande fond Sett i gang sparetiltak Skular og barnehagar har kontroll Minus på i samhandlingsreforma. Har kontroll på meirkostnadane når pasientar ligg på sjukeheimen. Dette ligg inn i opplyste tal Barnevern og korleis kome ajour Rådmannen jobbar hardt for å kome i pluss eller balanse ved året sin utgang Kontrollutvalet tek orienteringa frå rådmannen til vitande. SAK 34/12 ORIENTERING OG MULIGE SAKER Rådmannen var tilstades under forhandlingane og svara på spørsmål. Deretter forlet han møtet. Flg. ligg føre: 1. Leiaren i kontrollutvalet vil orientere om sitt svar frå rådmannen på kontrollutvalssak 23/12 pkt 2. (leiaren sjekkar tilhøve vedkomande fullmakt vedkomande kontorbygg Myklebust skule, med rådmannen) 2. Revisor svarar på kontrollutvalssak 23/12 der ho skulle sjekke tilhøve vedkomande Vanylven utvikling. 3. Viser til kontrollutalssak 24/12 pkt. 2, der leiaren i kontrollutvalet skulle sjekke tilhøva kring tilsetjing av byggjeleiar m.m. for ny sjukeheim til neste møte. Leiaren vil orientere. 4. Viser til kontrollutvalssak 24/12 pkt 3, der utvalet ber rådmannen kome med forklaring vedkomande innkome brev (vedlagt) frå kommunestyrerepresentantane i Vanylven FRP. Utvalet vil etter dette vurdere om det er sak for kontrollutvalet. Rådmannen si skriftlege forklaring ligg ved. Rådmannen vil i møte kunne svare på spørsmål frå kontrollutvalet. 1. Kontrollutvalet tek orienteringane under pkt. 1, 2, 3 og 4 til vitande. 2. Kontrollutvalet finn ikkje at innkomne opplysningar om tilhøve som er omtala i bev av frå kommunestyrerepresentantar frå FRP gir grunnlag for kontrollutvalet å gå vidare no. 3. Kontrollutvalet synest det er beklageleg at Nils Olav Moen føler seg trakassert, men finn ikkje at det er i sak for kontrollutvalet no. Utvalet vil oppmode det politiske miljøet å ordne opp i slike tilhøve sjølve.

5 4. Kontrollutvalet oppmodar kommunestyret å utarbeide retningsliner for byggenemnder, i dette oppgåvene for leiaren. 5. Kontrollutvalet ber om å få rutinane for oppfølging av bygginga for ny sjukeheim. I dette instruksen for byggeleiar og rutinane for rekneskapsoppfølging. Kontrollutvalet vil ha løpande orientering og løpande rekneskapsoppfølging tilsendt. SAK 35/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kommunestyret vedtek plan for forvaltningsrevisjon for perioden slik den ligg føre, med prioritering av flg. forvaltningsrevisjonsprosjekt/område 1. Pleie og omsorg, re-/habilitering institusjonsplassar. 4. Prosjekt innan grunnskule og eller /barnehage. Prioritering når prosjektet kjem til utføring 2. Barnevern 5. Leiing og styringssystem koordinering/intern samhandling 3. Vatn, avløp og renovasjon (VAR) 6. Økonomistyring 7. Drift og vedlikehald av kommunale vegar 2. Kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å leggje til nye prosjekt og/eller endre prioriteringa i perioden. 3. Betaling for utførte prosjekt vert dekka inn i den årlege betalings-/tilskotsordninga til kommunen sin revisjon. Dersom andre utfører forvaltningsrevisjon på grunn av habilitetsomsyn, kapasitetsomsyn eller kompetanse, vert betalinga å avgjere i det enkelte tilfelle (jf. lov om off. innkjøp). Møtet slutt.