Melding om sjukefråvær Den tilsette skal gje melding om sjukefråvær til arbeidsgjevar så tidleg som mogleg.

Transkript

1 Interkontrollhandbok Side: 1 av 5 1. FORMÅL Føremålet med dette kapitlet er å kvalitetssikra oppfølginga av tilsette som vert sjukmelde. Kapitlet gjev derfor oversikt over kva rutinar som skal følgjast når ein tilsett blir sjukemeld, samt korleis oppfølginga skal dokumenterast. Det er ei målsetting at rutinane i dette kapitlet skal sikra at både personalansvarleg og sjukemelde skal føla seg trygge i oppfølgingsfasen. 2. BRUKSOMRÅDE Prosedyren gjeld for alle verneområda i kommunen. 3. ANSVAR Rådmannen har ansvar for vedlikehald av denne prosedyren. Alle leiarar med ansvar for oppfølging av sjukemelde har ansvar for å følgja opp prosedyren. 4. SKILDRING Melding om sjukefråvær Den tilsette skal gje melding om sjukefråvær til arbeidsgjevar så tidleg som mogleg. Dersom den tilsette veit at han/ho ikkje kan møta på jobb neste arbeidsdag på grunn av sjukdom, skal han/ho melda frå til arbeidsgjevar om dette. Melding skal normalt gjevast til næraste. Dersom dette ikkje er mogleg, skal melding gjevast til sentralbord/tilsvarande. Den tilsette skal gje ny melding til arbeidsgjevar dersom eigenmelding går over i sjukemelding frå lege. Første del av fråværs-/eigenmeldingsskjemaet skal fyllast ut av den som mottar melding om sjukefråvær. Ved eigenmeldt sjukefråvær skal andre del av skjemaet (d.v.s. del 2 Eigenmelding) fyllast ut og underskrivast av den sjukemelde første arbeidsdag etter sjukefråværet. Ferdig utfylt skjema skal leverast til næraste. Oppfølging under sjukefråvær, eller i heilt spesielle tilfelle den han/ho delegerer denne oppgåva til, har ansvar for oppfølging av den som er sjukemeld. Dersom den tilsette ikkje har varsla om sjukefråværet, skal næraste ta kontakt så snart han/ho vert kjent med at den tilsette ikkje har møtt på jobb. Det vert vist til prosedyre for oppfølging av sjukemelde på side 2 og 3, som viser kva plikter arbeidsgjevar har knytt til oppfølging av sjukemelde. har ansvar for at ontakt med/oppfølging av sjukemeld arbeidstakar blir dokumentert skriftleg. Dette skal gjerast på eige skjema, sjå vedlegg.

2 Interkontrollhandbok Side: 2 av 5 PROSEDYRE FOR OPPFØLGING AV (side 1) Nedanfor følgjer prosedyre for oppfølging av sjukemelde. Det er næraste som har ansvar for at prosedyren blir følgt. Det er òg næraste som i kvart enkelt tilfelle har ansvar for å vurdera om det er behov for tiltak/oppfølging ut over det som er fastsett i prosedyren. SJUKEFRÅVÆR OPPFØLGING/TILTAK ANSVAR 1 9 kalenderdagar Arbeidstakar pliktar å gje melding til arbeidsgjevar så snart som mogleg første fråværsdag. Dersom den tilsette veit at han/ho ikkje kan møta på jobb neste arbeidsdag på grunn av sjukdom, skal han/ho melda frå til arbeidsgjevar om dette. Arbeidstakar skal ta kontakt med den sjukemelde dersom det er grunn til å tru at sjukefråværet skuldast forhold på arbeidsplassen, for å avklara om det er behov for spesielle tiltak eller hjelp i samband med dette. skal òg ta kontakt med den sjukemelde dersom det er spesielle forhold som må avklarast, t.d. sannsynleg lengd på sjukefråværet. 7 kalenderdagar skal ta kontakt med den sjukemelde, for å høyra korleis det går, for å avklara om sjukemeldinga heilt eller delvis kan skuldast forhold på arbeidsplassen, for å avklara om det er behov for spesielle tiltak eller hjelp, og for å avklara om det er arbeidsoppgåver den sjukemelde kan utføra. 3-4 veker Samtale mellom den sjukemelde og næraste, for å diskutera korleis det går, om det er aktuelt med aktiv sjukemelding/tilsvarande, samt om det er behov for spesielle tiltak eller hjelp. Gjennomføring av samtalen bør sjåast i samanheng med utarbeiding av oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid, sjå neste punkt. 4 veker Oppfølgingsplan. Dersom sjukemeldinga (heil eller delvis sjukemelding) ser ut til å vara ut over 4 veker, skal næraste overodna i samråd med den sjukemelde utarbeida oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid. Slik plan skal utarbeidast så sant det ikkje openbart er unødvendig. Oppfølgingsplanen skal vera utarbeidd seinast når den tilsette har vore heilt eller delvis borte frå arbeidet i 4 veker. Samnanger kommune brukar NAV/Arbeidstilsynet sitt skjema for oppfølgingsplan. Føremål, innhald og framgangsmåte for utarbeiding av oppfølgingsplan går fram av skjemaet. Skjemaet ligg som vedlegg til kapittel 17 i Samnanger kommune si internkontrollhandbok. Skjemaet kan også lastast ned frå Kopi av oppfølgingsplanen skal sendast til sjukemeldar (den som har sjukemeldt den tilsette). Dette skal gjerast så snart planen er utarbeidd (seinast etter 4 vekers sjukemelding). Den sjukemelde sin næraste har ansvaret for dette. 7 veker Dialogmøte 1. Gjeld tilsette som har vore heilt eller delvis sjukemelde i 7 veker. Dersom sjukemeldinga ser ut til å vara ut over 7 veker, skal næraste kalla inn til dialogmøte om innhaldet i oppfølgingsplanen. Dialogmøtet skal haldast så sant det ikkje openbart er unødvendig. Følgjande personar skal delta på dialogmøtet: Den sjukemelde Representant for arbeidsgjevar (næraste /einingsleiar) Sjukemeldar. Den som har sjukemeldt den tilsette skal delta i møtet, med mindre arbeidstakar ikkje ønskjer dette, eller det ikkje er føremålstenleg at sjukemeldar deltek (jf. folketrygdlova 25-5 a). Bedriftshelsetenesta (kommunen kan søkja NAV om å få refundert utgifter i samband med bedriftshelsetenesta si deltaking på dialogmøte). Den sjukemelde skal også ha høve til å ha med seg ein tillitsvald/tilsvarande på møtet. skal informera den sjukemelde om dette. Dersom næraste meiner det er behov for det, kan også personalkontoret, NAV og/eller andre fagpersonar kallast inn til dialogmøtet. Møtet kan haldast på kommunehuset, i eininga sine lokale eller på sjukemeldar sitt kontor. Møtet kan også haldast som telefonmøte, dersom dette er praktisk mogleg å få til. Oppfølgingsplanen skal oppdaterast når Dialogmøte 1 er gjennomført.

3 Interkontrollhandbok Side: 3 av 5 PROSEDYRE FOR OPPFØLGING AV (side 2) SJUKEFRÅVÆR OPPFØLGING/TILTAK ANSVAR 9 veker Innsending av skjema til NAV. Seinast etter 9 vekers sjukemelding skal næraste senda følgjande skjema inn til NAV: 1. Rapport om oppfølging av sjukemeld arbeidstakar 2. Oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid (oppdatert etter Dialogmøte 1) Det er to alternative måtar å senda inn skjema til NAV på: 1. Skjema kan sendast inn elektronisk. o Innsending vert gjort via eller o For å kunne senda inn skjema elektronisk til NAV, må innsendaren ha brukarnamn, passord og nødvendige tilgangar til Altinn. Ta kontakt med stabssjef for nærare informasjon om dette. 2. Skjema kan sendast inn per post, i papirversjon. o Skjema skal sendast til NAV, Postboks 1407 Sentrum, 0109 OSLO o Ved innsending av skjema per post, skal det også sendast inn eit forsideark for kvart skjema. Forsidearka er viktige for effektiv posthandtering i NAV. Forsidearka finn ein på Sjå eige vedlegg til kapittel 17 i IK-handboka med rettleiing i innsending av papirskjema Skjema for oppfølgingsplan samt rapporteringsskjema finn du på Skjema for oppfølgingsplan kan også lastast ned frå kommunen sitt intranett (under Skjema for tilsette). Meir enn 9 veker sjukemelding Hyppige tilfelle av korttidssjukefråvær (eigenmelding eller sjukemelding) Tilsette på rehabilitering/ attføring. har ansvar for å ta kontakt med den sjukemelde minst ein gong pr. månad, eller eventuelt oftare dersom dette er avtalt i oppfølgingsplanen. Samtale på arbeidsstaden når den tilsette er frisk, for å finna ut om noko kan gjerast for å få ned fråværet. Ved utløp av sjukemeldingsperioden (52 veker) skal det gjennomførast samtale med den tilsette. Føremålet er å avtala kva kontakt det skal vera mellom arbeidsgjevar og den tilsette vidare framover. 26 veker Dialogmøte 2. Gjeld tilsette som har vore heilt eller delvis sjukemelde i 26 veker. NAV NAV har ansvar for å kalla inn og gjennomføra dialogmøte 2 når ein tilsett har vore heilt eller delvis sjukemeld i 26 veker. Den sjukemelde sin næraste vert normalt innkalla til dialogmøte 2. skal senda inn revidert oppfølgingsplan til NAV seinast ei veke før dialogmøte 2. Innsendinga skal skje på same måte som ved innsending etter 9 vekers sjukemelding (enten elektronisk eller per post).

4 Interkontrollhandbok Side: 4 av 5 Viktige moment for leiar i samband med kontakt med sjukemeld arbeidstakar Sjukemelde skal så langt som mogleg inviterast til å vera med på fellesmøte, sosiale arrangement etc. Sjukemelde må òg få tilsendt kunngjeringar, utlysingar etc. som kan vera aktuelle for dei. er ansvarleg for dette. Den sjukemelde har ikkje plikt til å opplysa om diagnose Ved behov må einingsleiar, personalkontor, bedriftshelsetenesta, NAV etc kontaktast. Samtalar/kontakt kan skje ved hjelp av telefon eller ved møte. Etter Arbeidsmiljølova 4-6 skal oppfølgingsplan vera utarbeidd seinast etter 4 vekers sjukemelding. I ein del tilfelle vil det truleg vera nødvendig å innhenta hjelp/støtte frå personalkontoret og/eller offentlege etatar (for eksempel NAV). Det er viktig å få avklart om det er arbeidsoppgåver den sjukemelde kan utføra, d.v.s. om han/ho har såkalt restarbeidsevne. Dette kan ivaretakast gjennom delvis sjukemelding. Ordninga med aktiv sjukemelding vart teken vekk Utgangpunktet er no at gradert sjukemelding skal brukast for alle tilsette som har restarbeidsevne. NAV har i tillegg nokre arbeidsretta tiltak som kan brukast for sjukemelde. Ta kontakt med NAV ved behov for nærare informasjon om dette. Dersom det vert klart at det er permanent behov for omplassering/tilrettelegging av oppgåver, er det viktig at arbeid i samband med dette vert starta opp så tidleg så mogleg. I dette arbeidet er det normalt nødvendig å involvera einingsleiar og personalkontoret. Når ein tilsett har vore sjukemeldt i eitt år, mister han/ho retten til sjukepengar. Det er viktig at den sjukemelde i god tid vert gjort merksam på dette (seinast 3 månader før retten til sjukepengar opphøyrer). Frå kan NAV ileggja gebyr til arbeidsgjevarar som ikkje oppfyller pliktene sine knytt til oppfølging av sjukemelde. Manglande oppfylling av følgjande plikter vil verta kontrollert av NAV og er grunnlag for gebyr: o Avhalda dialogmøte 1 o Senda rapporteringsskjema og oppfølgingsplan til NAV innan 9 vekers sjukemelding o Delta i dialogmøte i regi av NAV o Senda revidert oppfølgingsplan til NAV før dialogmøte i regi av NAV Gebyret kan vera på opptil 6 rettsgebyr (kr pr ). Eventuelle gebyr må betalast av eininga den sjukemelde tilhøyrer. Det er derfor svært viktig at einingane oppfyller pliktene sine knytt til oppfølging av sjukemelde.

5 Interkontrollhandbok Side: 5 av 5 Lovtekst i Arbeidsmiljølova: 4-6. Særlig om tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne (1) Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje e.l., skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid. Arbeidstaker skal fortrinnsvis gis anledning til å fortsette i sitt vanlige arbeid, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet eller arbeidstiden, endringer i arbeidsutstyr, gjennomgått arbeidsrettede tiltak e.l. (2) Dersom det i medhold av første ledd er aktuelt å overføre en arbeidstaker til annet arbeid, skal arbeidstaker og arbeidstakers tillitsvalgte tas med på råd før saken avgjøres. (3) Arbeidsgiver skal i samråd med arbeidstaker utarbeide oppfølgingsplan for tilbakeføring til arbeid i forbindelse med ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er åpenbart unødvendig. Arbeidet med oppfølgingsplan skal starte så tidlig som mulig, og planen skal være utarbeidet senest når arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i fire uker. Oppfølgingsplanen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne. Planen skal også inneholde aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi, aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene og plan for videre oppfølging. Arbeidsgiver skal sende oppfølgingsplanen til sykmelder så snart den er utarbeidet, og senest etter fire uker, og til Arbeids- og velferdsetaten etter bestemmelsen i folketrygdloven 25-2 tredje og fjerde ledd. (4) Arbeidsgiver skal innkalle arbeidstaker til dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen senest innen sju uker etter at arbeidstaker har vært helt eller delvis borte fra arbeidet som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, med mindre dette er åpenbart unødvendig. Bedriftshelsetjenesten skal være representert i møtet. Sykmelder skal delta i møtet med mindre arbeidstaker ikke ønsker det eller det ikke anses hensiktsmessig, jf. folketrygdloven 25-5 a. Arbeidsgiver skal gi informasjon til Arbeids- og velferdsetaten om oppfølgingsplan og dialogmøtet etter bestemmelsen i folketrygdloven 25-2 tredje ledd. (5) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om gjennomføringen av kravene i denne paragraf.