Det vart meldt inn ein ny sak til møtet, sak 17/11 Møteplan 2. halvår 2011 HELLAND BRANNSTASJON. BYGGEREKNESKAP VESTNES RESSURSSENTER.

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I VESTNES KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/11 Møtedato: Tid: kl kl Møtestad: Formannskapssalen, Vestnes kommunehus Sak nr: 09/11 17/11 Møteleiar: Martin Kjøpstad, leiar (V) Møtande medlemmer: Britt Bergem, nestleiar (Ap) Oddgeir Vikås (Frp) Forfall: Ingen Møtande vara: Ingen Frå sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Frå revisjonen: Grete Gjendem, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Rune Håseth, kommunalsjef (under sak 11/11 14/11) Ansgar Misund, fagansvarleg lønn (under sak 14/11) Øyvind Uren, ordførar Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart godkjent. Det vart meldt inn ein ny sak til møtet, sak 17/11 Møteplan 2. halvår 2011 TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 09/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 30. MARS 2011 PS 10/11 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 11/11 VESTNES KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. KVARTAL 2011 PS 12/11 PS 13/11 PS 14/11 HELLAND BRANNSTASJON. BYGGEREKNESKAP VESTNES RESSURSSENTER. BYGGEREKNESKAP FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I VESTNES KOMMUNE PS 15/11 REVISJONEN SI ÅRSRAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2010 PS 16/11 OPPFØLGINGSLISTE PS 17/11 MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR 2011 Side 1 av 6

2 PS 09/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 30. MARS 2011 Protokollen frå møte 30. mars 2011 vert godkjent. PS 10/11 REFERAT OG ORIENTERINGAR Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Referatsaker: RS 02/11 Årsmelding 2010 Vestnes kommune saksprotokoll Vestnes kommunestyre i sak 22/2011 RS 03/11 Årsrekneskap saksprotokoll Vestnes kommunestyre i sak 23/2011 RS 04/11 Kontrollutvalet årsmelding saksprotokoll Vestnes kommunestyre i sak 30/2011 Orienteringssaker: OS 03/11 Høring - Veileder vedrørende kontrollutvalgets påse-ansvar i forhold til forvaltningsrevisjon rapport til styret i Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 24. mars 2011 Sekretær orienterte om høyringsdokumentet og anbefalingane i dokumentet sitt avsnitt 6. OS 04/11 Møte i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene, Sekretær orienterte utvalet om dei saker som var tatt opp i samarbeidsforumet sitt møtet og vedtak som var fatta. PS 11/11 VESTNES KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. KVARTAL 2011 Vestnes kommune sin rekneskapsrapport for 1. kvartal 2011, saman med administrasjonen si munnlege informasjon, vert teke til orientering. Kommunalsjef Rune Håseth og ordførar Øyvind Uren gjorde greie for rekneskapen og utfordringar kommunen har med å halde drifta innanfor dei vedtekne budsjettrammer. Side 2 av 6

3 Avkastninga av kraftfond og utbytte VEAS har hittil i år vært negativ og vil verta ein usikker faktor for årets resultat. Kommunalsjefen og ordføraren svara på spørsmål frå utvalets medlemmer. PS 12/11 HELLAND BRANNSTASJON. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet si fråsegn Kontrollutvalet har i sak 12/11 handsama byggerekneskapen for Helland brannstasjon. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert Kontrollutvalet har merka seg at prosjekt Helland brannstasjon vart budsjettert med ei kostnadsramme på kr medan sluttrekneskapen viser kr Dette medfører ein meirkostnad på prosjektet på kr eller 3,5 % i høve til budsjett. Nettokostnadane er i prosjektrekneskapen sett til kr når ein tek omsyn til refusjon frå private og ekstrakostnad til ambulansestasjon som skal dekkast inn med auka husleige. Prosjektet har då eit mindreforbruk på kr Prosjektet er finansiert ved låneopptak på kr og refusjon frå private på kr ,- til dekning av ekstrakostnad for tilkopling til fjernvarme, samt auka husleigeinntekt. Kontrollutvalet vil påpeike at det har teke meir enn eitt år frå prosjektet vart ferdigstilt til byggerekneskapen vert lagt fram til handsaming. Kommunen vert oppmoda til at dette vert betra for framtida. Rekneskapsrevisor har konkludert med at byggerekneskapen for Helland brannstasjon er avlagt i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk og kan godkjennast. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Helland brannstasjon. Ordførar Øyvind Uren orienterte om arbeidet i byggjenemnda. PS 13/11 VESTNES RESSURSSENTER. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet si fråsegn Kontrollutvalet har i sak 13/11 handsama byggerekneskapen for Vestnes Ressurssenter. Side 3 av 6

4 Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert Kontrollutvalet har merka seg at prosjekt Vestnes Ressurssenter vart budsjettert med ei kostnadsramme på kr medan sluttrekneskapen viser kr Dette medfører ein mindrekostnad på prosjektet på kr eller 10,7 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert ved låneopptak på kr og bruk av fond med kr ,-. Rekneskapsrevisor har konkludert med at byggerekneskapen for Vestnes Ressurssenter er avlagt i samsvar med god kommunal rekneskapsskikk og kan godkjennast. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Vestnes Ressurssenter. PS 14/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN REFUSJON SYKEPENGER I VESTNES KOMMUNE 1. Vestnes kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Vestnes kommune til etterretning og sluttar seg til dei anbefalingane som kjem fram i avsnitt 6 i rapporten. 2. Kommunestyret ber kommunerevisjonen om å følgje opp rapporten. Forvaltningsrevisor Grete Gjendem gjorde greie for innhaldet i rapporten og svara på spørsmål frå utvalet sine medlemmar. Liten bemanning i kommunen si lønnsavdeling gjer avdelinga sårbar ved sjukefråver eller endringar i arbeidsstokken. Kommunalsjef Rune Håseth og fagansvarleg lønn Ansgar Misund kommenterte rapporten og revisjonen sine anbefalingar og svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet ønskjer ein rapport til neste møte om utviklinga i arbeidet med å avklare restansane på refusjonskrava frå kommunen til NAV. PS 15/11 REVISJONEN SI ÅRSRAPPORT FOR REVISJONSÅRET 2010 Revisjonen si årsmelding for revisjonsåret 2010 vert tatt til vitande. Side 4 av 6

5 Forvaltningsrevisor Grete Gjendem gjorde greie for årsmeldinga og svara på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. PS 16/11 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslista vert det gjort følgjande endringar: FR prosjekt (Plan for forvaltningsrevisjon m /Overordna analyse) Kontrollutvalet vedtok ei ny bestilling av FR prosjekt i møte Følgjande prosjekt vart valt: Gjennomgang av rutinar og reglar for refusjon av sjukepengar frå NAV. Saka er overført frå oppfølgingslista for Rapporten vart lagd fram for kontrollutvalet og handsama i dagens møte, sak 14/11. Sekretær orienterte. Utvalet gjekk i gjennom dei sakane som sto oppført i oppfølgingslista. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforent forslag frå utvalets medlemmer. (3 voterande) PS 17/11 MØTEPLAN FOR 2. HALVÅR 2011 Møteplan for 2. halvår vart vedteke i samsvar med Samarbeidsforumet sitt vedtak. Ein tek atterhald om endringar av møtedatoar dersom det blir naudsynt. Møteplan for kontrollutvala for 2. halvår 2011 vart handsama og vedtatt av samarbeidsforumet for kontrollutvalgene i møte Følgjande møtedato er satt opp for kontrollutvalet i Vestnes: Onsdag 31. august 2011 Tysdag 6. desember 2011 Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med samarbeidsforumet sitt vedtak. (3 voterande) Side 5 av 6

6 Martin Kjøpstad Britt Bergem Oddgeir Vikås leiar nestleiar Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 6 av 6