ENGASJEMENTSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET OG KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 5/11 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Sunndal kommunehus Sak nr: 23/11 29/11 Møteleder: Bjørn Flemmen Steinland, leder (KrF) Møtende medlemmer: Erling Rød (Frp) Lise Karin Meisal (Ap) Forfall: Eva Betten, nestleder (Ap) Ingebjørg Solbakk (H) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Arvid Ivar Johannessen (Ap) Terje Monsøy (Frp) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Per Ove Dahl, rådmann (under sak 24/11) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 23/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. JUNI 2011 PS 24/11 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 25/11 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2011 PS 26/11 PS 27/11 PS 28/11 PS 29/11 ENGASJEMENTSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET OG KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL KONTROLLUTVALGETS RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALGETS VIRKSOMHET I VALGPERIODEN OPPFØLGINGSLISTE PS 23/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. JUNI 2011 Protokollen fra møte 16. juni 2011 godkjennes. Side 1 av 5

2 PS 24/11 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: Orienteringssaker: OS 17/11 Reglement for investeringsprosjekt i Sunndal kommune saksframlegg m/ vedtak til kommunestyremøte , sak 36/11 Kontrollutvalget kommenterte reglementet og drøftet om utvalget bør være et høringsorgan og få utkast til reglement til uttalelse i forkant av politisk behandling. Revisjonen vil se på muligheten for at kontrollutvalget i fremtiden kan komme med innspill til nye reglement før endelig utkast legges fram for kommunestyret. OS 18/11 Protokoll fra representantskapsmøte i NIR nr 2/2011, Kontrollutvalget kommenterte at det var uheldig at Sunndal kommune ikke var representert i representantskapsmøte i NIR OS 19/11 Protokoll fra styremøte i Sunndal Energi KF, Leder orienterte om at kontrollutvalgssekretariatet har sendt brev til Sunndal Energi KF med forespørsel om kontrollutvalget kan få tilsendt møtedokumentene til styremøtene, jmfr. protokoll fra møte , sak OS 13/11. OS 20/11 Møteprotokoll fra møte i Samarbeidsforumet for kontrollutvalgene OS 21/11 KU sekretariatet og Samarbeidsforumet. Årsmelding for 2010 Sekretæren ga en kort orientering om status i arbeidet med å se på mulighetene for endring av organisasjonsformen for sekretariatet. OS 22/11 Kommunevalg høsten 2011 Valg av kontrollutvalg brev fra sekretariatet til medlemskommunene, datert Sekretær stilte spørsmål til rådmann Per Ove Dahl om anbefalingene om å velge kontrollutvalget før andre utvalg ville bli fulgt. Rådmann henviste til at dette er ivaretatt da Sunndal kommune har som regel at kontrollutvalget velges på det konstituerende møte. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om et brev som kommunerevisjonen har sendt ut til medlemskommunene vedr. valg av styremedlemmer til revisjonsstyret. OS 23/11 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 3/2011 m/vedlegg Side 2 av 5

3 Sekretær orienterte om innspill fra sekretærforumet og Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) til høringsdokumentet om endringer i kommuneloven. OS 24/11 OS 25/11 Forvaltningsrevisjon Orientering om nytt prosjekt brev fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 M&R, datert Leder bemerket at tidsrammen fra et forvaltningsrevisjonsprosjekt er bestilt og til rapporten foreligger, kan være litt for lang. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug vil se på rutinene for forvaltningsrevisjon og mulighetene for endringer. Eierskapsmelding Rådmann Per Ove Dahl orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Arbeidet med eierskapsmeldingen er godt i gang og vil bli lagt fram til politisk behandling før nyttår. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens forslag. (5 voterende) PS 25/11 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2011 Revisjonsplanen for revisjonsåret, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, tas til orientering. Leder innledet og kommenterte innholdet i revisjonsplanen. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om innholdet i planen og de risikoforhold som er skissert. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens forslag. (5 voterende) PS 26/11 ENGASJEMENTSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET OG KOMMUNEREVISJONSDISTRIKT 2 MØRE OG ROMSDAL 1. Kontrollutvalget i Sunndal slutter seg til avtale om gjennomføring av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon med Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre og Romsdal. 2. Avtalen mellom kontrollutvalget og distriktsrevisjonen signeres av leder for kontrollutvalget og distriktsrevisor. Sekretæren orienterte om bakgrunnen for at det var utarbeidet en slik avtale mellom revisjonen og kontrollutvalget. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug kommenterte innholdet i avtalen og revisjonens rolle og ansvar. Side 3 av 5

4 Leder etterlyste en mer konkret statusrapport fra revisjonen for bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekt. Sekretær og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 27/11 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I SUNNDAL Kontrollutvalget anbefaler det fremlagte forslag til Reglement for kontrollutvalget i Sunndal kommune som oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Reglement for kontrollutvalget i Sunndal kommune slik det fremgår av saken. Sekretær orienterte om bakgrunnen for at det var utarbeidet et forslag til reglement for kontrollutvalget. Kontrollutvalget gikk punktvis igjennom forslaget til reglement og kom med innspill til endringer i paragrafene 2, 3 og 5 som vil bli tatt inn i reglementet før oversendelse til kommunestyret. Utvalget drøftet problemstillingene omkring åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget og ønsker å få fremmet en sak til neste møte om utvalget skal vedta åpne eller fortsatt lukkede møter. PS 28/11 KONTROLLUTVALGETS RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALGETS VIRKSOMHET I VALGPERIODEN Kontrollutvalget godkjenner vedlagte rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden som oversendes kommunestyret. 2. Kommunestyret tar framlagt rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden til orientering. Leder og sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget gikk punktvis gjennom rapporten. Rapportens pkt. 2.1, pkt. 4, pkt. 5,1 og 5.2 ble endret i forhold til de merknader og innspill som fremkom i møtet. Side 4 av 5

5 PS 29/11 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Eierskapsmelding Arbeidet med eierskapsmeldingen er godt i gang og vil bli lagt fram til politisk behandling før nyttår. Rutiner for avleggelse av sluttregnskap/byggeregnskap. Sunndal kommune har nå utarbeidet reglement for investeringsprosjekt som ble lagt fram til politisk behandling i kommunestyret Reglementet ble lagt fram for utvalget som orienteringssak i møtet, jmfr. OS 17/11. Kontrollutvalget anser saken for avsluttet. Kontrollutvalgets sekretariat Samtlige ni kommuner har nå vedtatt å prolongere opprinnelig samarbeidsavtale på ubestemt tid. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. Leder og sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de sakene som står oppført i oppfølgingslisten. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Da dette var det siste møtet for det sittende kontrollutvalget, oppsummerte leder de utfordringer utvalget har hatt og takket de øvrige medlemmene av utvalget samt revisor og sekretær for godt samarbeid gjennom denne valgperioden. Bjørn Flemmen Steinland Erling Rød Lise Karin Meisal leder Arvid Ivar Johannessen Terje Monsøy Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 5 av 5