Innkalling og sakliste ble godkjent med den merknaden som fremkom. REGLEMENT FOR KONTRLLUTVALGET I MOLDE. REVIDERING

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/15 Møtedato: Tid: Kl kl Møtested: Møterom «Galleriet», Molde rådhus Sak nr: 21/15 26/15 Møteleder: Finn Myrland (Ap) Møtende medlemmer: Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Forfall: Harald Valved (Sp) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Rolf I. Gaasø (V) Mette Hanekamhaug (Frp) Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Jane Anita Aspen, daglig leder Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Anny Sønderland, forvaltningsrevisor Av øvrige møtte: Lars Myklemyr, seksjonsleder lønn (under sak 26/15) Terje Tveeikrem Sæter, seksjonsleder budsjett og økonomi (under sak 23/15) Møteleder ønsket velkommen og ledet møtet. Det ble fra sekretariatet framsatt forslag om en ny orienteringssak OS 09/15 Sammenslåingsprosjekt for revisjonsenhetene Møre og Romsdal Revisjon IKS referat fra møte i styringsgruppa Denne orienteringssaken ble utdelt i møte. Innkalling og sakliste ble godkjent med den merknaden som fremkom. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. MAI 2015 PS 22/15 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 23/15 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT FOR 1. TERTIAL 2015 PS 24/15 PS 25/15 PS 26/15 REGLEMENT FOR KONTRLLUTVALGET I MOLDE. REVIDERING FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. GJENNOMGANG AV PROSJEKPLAN OPPFØLGINGSLISTE Side 1 av 6

2 PS 21/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 5. MAI 2015 Protokollen fra møtet 5. mai 2015 godkjennes. PS 22/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 08/15 RS 09/15 RS 10/15 RS 11/15 RS 12/15 RS 13/15 RS 14/15 Årsrapport for 2014 for Molde kommune saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 20/15 Årsrapport for 2014 Molde Eiendom KF saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 22/15 Årsrapport for 2014 Moldebadet KF saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 21/15 Årsrapport for 2014 Molde Havnevesen KF saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 24/15 Årsrapport for 2014 Molde Vann og Avløp KF saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 23/15 Molde kommune. Valg av revisjonsordning saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 30/215 Godkjenning av selskapsavtale og eieravtale for Møre og Romsdal Revisjon IKS saksprotokoll fra kommunestyrets møte sak PS 31/15 Sekretæren orienterte. Orienteringssaker: OS 07/15 OS 08/15 Vedrørende rapport fra uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang, brev fra Molde kommune til Fylkesmannen datert Tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang etter pasient- og brukrrettighetsloven kapittel 4A avslutning av tilsyn, brev fra fylkesmannen i Møre og Romsdal til Molde kommune datert KOFA klagenemda for offentlige anskaffelser, Klagenemdas avgjørelse sak 2015/31 Molde Vann og Avløp KF: Brudd på regelverket, datert Side 2 av 6

3 Sekretær gjennomgikk avgjørelsen fra KOFA. Utvalget ønsker en orientering om hvilke konsekvenser avgjørelsen får og ønsker derfor at daglig leder i Molde Vann og Avløp KF gir en orientering om dette i neste møte i kontrollutvalget OS 09/15 OS 10/15 Sammenslåingsprosjekt for revisjonsenhetene Møre og Romsdal Revisjon IKS referat fra møte i styringsgruppa Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Seksjonsleder Lars Myklemyr orienterte om arbeidet som er gjort siden forrige rapportering. Det gjøres nå et systematisk arbeid der det er satt av 1eller 2 dager pr. lønnskonsulent pr. mnd. for å arbeide med oppfølging av utestående krav. Seksjonsleder sier det er et krevende arbeid med manuell oppfølging av hver sak. Det er jobbet med utestående krav for perioden og Det som er kommet inn er ca ,- mens det er avskrevet krav for ca ,-. Oppfølging av gamle krav har innvirkning på den aktuelle enhets økonomi, sier Myklemyr. Lønnsseksjonen vil fortsette arbeidet. Lars Myklemyr svarte på spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre og vil be om en ny statusrapport i første møte i PS 23/15 MOLDE KOMMUNE. ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL 2015 Kontrollutvalget tar økonomirapport for 1. tertial 2015, sammen med administrasjonens muntlige redegjørelse til orientering. Seksjonsleder Terje Tveeikrem Sæter orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Utvalgsmedlemmene ga uttrykk for at de er bekymret for den økonomiske situasjonen til kommunen. PS 24/15 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET. REVIDERING Kontrollutvalget anbefaler det fremlagte forslag til revidert Reglement for kontrollutvalget i Molde kommune som oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Side 3 av 6

4 Kommunestyret vedtar revidert Reglement for kontrollutvalget i Molde kommune slik det fremgår av saken. Sekretær orienterte og redegjorde for de endringer som er tatt inn i utkast til revidert reglement. Utvalget hadde en grundig drøfting av utformingen av 2 Valg sammensetning. Det ble i møte fremsatt forslag om at denne paragrafen ble endret slik: 2. Valg - sammensetning Kontrollutvalget i Molde kommune består av 5 medlemmer og 5 varamedlemmer. Kommunestyret velger medlemmer og varamedlemmer, og blant medlemmene leder og nestleder. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst 2 av medlemmene velges blant kommunestyrets medlemmer hvor av den ene velges til leder. For å sikre den politiske balansen og sammensetningen i utvalget, bør leder av kontrollutvalget tilhøre opposisjonen, mens nestleder bør tilhøre posisjonen. Begge kjønn skal være representert i utvalget. Kontrollutvalget velges i kommunestyrets konstituerende møte etter valg av formannskap og ordfører/varaordfører. Jf. Kommuneloven 17, 2. Det ble votert over endringen. Endringen ble vedtatt med 3 (Ap, Frp, Frp) mot 2 (V,V) stemmer. Det fremkom ingen andre merknader eller tilføyelser til revidert Reglement for kontrollutvalget i Molde. PS 25/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. GENNOMGANG AV PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kommunens økonomiske situasjon innenfor helse og omsorg med de merknader og tilføyelser som måtte fremkomme i møtet. Prosjektplanen danner grunnlaget for gjennomføringen av prosjektet. Forvaltningsrevisor Anny Sønderland orienterte om oppstart av arbeidet med prosjektet og redegjorde for problemstillingene som fremgår av prosjektplanen. Utvalget uttrykte at det var viktig at revisjonen holder seg orientert om det arbeidet som kommunen har satt i gang for å finne årsakene til den negative økonomiske utviklingen innen pleie og omsorg. Utvalget drøftet om problemstillingene i prosjektplanen var i samsvar med bestillingen fra kontrollutvalget. Det fremkom ingen forslag til endringer eller tilføyelser til planen. Side 4 av 6

5 PS 26/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte i sak 42/11. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i siste halvdel av : Orientering gitt i dagens møte av seksjonsleder Lars Myklemyr, jfr. OS 10/15. Utvalget ønsker ny orientering i første møte Oppfølging av nummerert brev nr. 1 vedr. revisjon av Molde kommune Behandlet i dagens møte i sak PS 15/14. Etter gjennomført revisjon av regnskapsåret 2013 for Molde kommune og de kommunale foretakene, fant revisjonen at kommunen ikke har vært ute på anbud med sine rammeavtaler for innkjøp. Dette kan være i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ønsker at revisjonen skal følge opp saken videre og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Saken føres opp på oppfølgingslisten : Utvalget ønsker en oppdatert liste over rammeavtaler til møte Tilsyn med sosiale tjenester i Arbeids- og velferdsforvaltningen i Molde kommune med fokus på kvalifiseringsprogrammet 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 2 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at kvalifiseringsprogram er tilgjengelig for alle mulige deltagere og at tildeling av program blir gjort på en forsvarlig måte. 2) Molde kom sikrer ikke at hver enkelt deltager får tilstrekkelig individuelt tilpasset kvalifiseringsprogram og at deltagerne blir forsvarlig fulgt opp ved gjennomføring av sine kvalifiseringsprogram : Orienteringen må utsettes til Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret : Sekretariatet har mottatt tilbakemelding om vi skal motta oversikt slik at saken skal kunne legges frem i møte Uanmeldt tilsyn med vurdering av samtykkekompetanse og bruk av tvang i Molde kommune 2014 Fylkesmannens tilsynsrapport fra viser 1 avvik: 1) Molde kommune sikrer ikke at det alltid blir fattet vedtak med hjemmel i pasient- og brukerrettighetsloven kapittel 4A når det ytes somatisk helsehjelp. Kontrollutvalget ber rådmannen sende kopi av plan for lukking av avvik til kontrollutvalget : Kommunens tiltaksplan og Fylkesmannens brev om å avslutte tilsynet ble lagt frem i dagens møte jfr. sak OS 07/15. Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. KOFA avgjørelse om brudd på regelverk Molde Vann og Avløp KF (ny sak) Klagenemdas avgjørelse sak 2015/31 Molde Vann og Avløp KF: Brudd på regelverket, datert , ble lagt frem i dagens møte OS 08/15. Kontrollutvalget ønsker i møte Side 5 av 6

6 en orientering fra daglig leder i Molde Vann og Avløp KF om hvilke konsekvenser regelbruddet får. I dette møtet var det lagt opp til følgende orientering fra administrasjonen: Refusjon sykepenger i Molde kommune Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det ble fremmet forslag til en ny sak på oppfølgingslisten: KOFA avgjørelse om brudd på regelverk Molde Vann og Avløp KF Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 Finn Myrland Evy Olin Strømme Are Krohn Venås leder Rolf I. Gaasø Mette Hanekamhaug Jane Anita Aspen sekretær Side 6 av 6