Willy Farstad (H) Eli Sildnes, nestleder (H)

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I EIDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4/15 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Nye Formannskapssal, Eide rådhus Sak nr: 22/15 29/15 Møteleder: Ola Krogstad, leder (Ap) Møtende medlemmer: Kåre Vevang (Ap) Eva Cecilie Steigre (Sp) Forfall: Willy Farstad (H) Eli Sildnes, nestleder (H) Ikke møtt: Ingen Møtende vara: Kathleen Wiik Silseth (H) Arnfinn Lien (Sp) Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, rådgiver Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Sigmund Harneshaug, distriktssrevisor Ole Bjørn Moen, rådmann Ove Silseth, ordfører John Olav Gautvik, teknisk sjef (under sak 28/15) Henny Marit Turøy, fagsjef oppvekst (under sak 28/15) Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 22/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 22. JUNI 2015 PS 23/15 PS 24/15 REFERAT OG ORIENTERINGER FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN PS 25/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2015 PS 26/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 PS 27/15 PS 28/15 PS 29/15 KONTROLLUTVALGETS RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALGETS VIRKSOMHET I VALGPERIODEN OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 6

2 PS 22/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 22. JUNI 2015 Protokollen fra møte 22. juni 2015 godkjennes. Leder orienterte. PS 23/15 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 12/15 RS 13/15 Reglement for kontrollutvalget i Eide kommune revidering - utskrift fra saksprotokoll Eide kommunestyre i k-sak 15/40 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon M&R referat fra møte i styringsgruppa Leder og distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om status i framdriften av etablering av det nye revisjonsselskapet. RS 14/15 RS 15/15 Informasjon om etablering av nytt revisjonsselskap brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i M&R, datert Protokoll fra møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Orienteringssaker: Protokollen fra styremøtet ble delt ut i møtet. Leder og sekretær refererte fra styremøtet. OS 14/15 OS 15/15 Møte- og forklaringsplikt «Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget» - artikkel fra Kommunal Rapport, Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Ressurser til barn med spesielle behov i skole og barnehage i Eide kommune» - orientering v/ fagsjef oppvekst Henny Marit Turøy Kontrollutvalget hadde bedt om en orientering omkring punktet «forsvarlig saksbehandling». Fagsjef Henny Marit Turøy forklarte at Eide kommune ikke har klart å redusere saksbehandlingstiden for søknader om spesialpedagogiske tiltak i forhold til situasjonen som det ble redegjort for i mars De har et godt Side 2 av 6

3 samarbeid med PPT, men saksmengden for PPT er for stor i forhold til antall ansatte. Kompleksiteten i sakene er avgjørende for saksbehandlingstiden. Turøy har ikke oppfattet at brukerne opplever saksbehandlingen og saksbehandlingstiden som uforsvarlig og har ikke fått noen signaler om dette. Følgende tiltak er/vil bli iverksatt: Styrket bemanningen ved at en 70 % stilling er økt til 100 %. Det er iverksatt dialogmøter med kommunene Eide, Fræna og Gjemnes som er med i PPT-samarbeidet hvor Eide er vertskommune. Styrking av det ordinære undervisningstilbudet Videreutdanning av lærer vil bedre opplæringstilbudet Utarbeide rutiner for forhenvisning dette kan redusere antall henvendelser til PPT PS 24/15 FORSLAG TIL BUDSJETT FOR 2016 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2016 med en ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sekretæren redegjorde for budsjettforslaget og endringene i forhold til budsjettet for Det fremkom ingen forslag til korrigeringer til sekretariatets budsjettforslag. Budsjettforslaget kan spesifiseres som følger: Konto Tekst Budsjett 2016 Budsjett 2015 Regnskap Pr. august Godtgjørelse utvalgsleder Godtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Faglitteratur, aviser, abonnement Bespisning Opplæring og kursutgifter Bilgodtgjøring + diett (oppg.pl.) Utgiftsdekning reise Kontingenter Sum kontrollutvalgets egen virksomhet Kjøp tjenester Revisjons KR Kjøp tjenester KU-sekretariatet Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Side 3 av 6

4 PS 25/15 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 1. HALVÅR 2015 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 1. halvår 2015 til orientering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for revisjonens rapport og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 26/15 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2015 Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2015, sammen med revisors vurdering av uavhengighet, til orientering. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte og redegjorde for konstaterte risikoforhold og svarte på spørsmål fra utvalget. PS 27/15 KONTROLLUTVALGETS RAPPORT TIL KOMMUNESTYRET OM UTVALGETS VIRKSOMHET I VALGPERIODEN Kontrollutvalget godkjenner vedlagte rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden som oversendes kommunestyret med følgende anbefaling: Kommunestyret tar framlagt rapport om kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden til orientering. Sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget gikk igjennom innholdet i virksomhetsrapporten. Det fremkom ingen merknader eller forslag til endringer i rapporten. Side 4 av 6

5 PS 28/15 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Energi og klimaplan i Eide kommune Eide kommunestyre vedtok i møte , sak 10/11 Energi og klimaplan for Eide kommune. Planen ble vedtatt som egen temaplan som skulle tas inn som kommunedelplan ved rullering av kommuneplan eller energi- og klimaplan. Kontrollutvalget har siden april 2011ønsket å få informasjon om status for den vedtatte planen og har fått en årlig statusrapport. Høsten 2012, 2013 og 2014 ble det fra kommunens administrasjon gitt orientering til kontrollutvalget og delt ut statusrapport med oversikt over måloppnåelse i Energi og klimaplan for Eide kommune og redegjort for det enkelte punkt. Det er antydet at det kunne se ut som Energi og klimaplanen i Eide kommune er noe ambisiøs i forhold til kapasitet. Planen skulle derfor justeres : Teknisk sjef Jon Olav Gautvik orienterte. Planen er ikke justert siden forrige statusrapport til kontrollutvalget i oktober Kontrollutvalget konkluderte nå med at de ønsker å orientere kommunestyret om utviklingen i saken og ber sekretæren lage et utkast til et brev som skal oversendes til kommunestyret. Saken følges videre. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Ressurser til barn med spesielle behov i skole og barnehage i Eide kommune» Rapporten ble behandlet av kontrollutvalget i møte i sak 13/13. Saken ble oversendt til kommunestyret som behandlet den i møte i k-sak 13/38. I kontrollutvalgets møte ble oppfølging av rapporten behandlet. Kontrollutvalget ønsket en ny orientering til høsten 2015 vedr. punktet om «forsvarlig saksbehandlingstid» : Fagsjef Henny M. Turøy orienterte. Eide kommune har ikke klart å redusere saksbehandlingstiden for søknader om spesialpedagogiske tiltak i forhold til situasjonen som det ble redegjort for i mars Turøy har ikke oppfattet at brukerne opplever saksbehandlingen og saksbehandlingstiden som uforsvarlig. Se nærmere redegjørelse i protokoll for orienteringssak OS 15/15 fra dagens møte. Kontrollutvalget avventer ny orientering om dette punktet og øvrige tiltak som skal iverksettes i løpet av 1. halvår 2016, jfr. statusrapport pr Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Det var lagt opp til orientering fra administrasjonen til følgende saker: Energi og klimaplan i Eide kommune Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Ressurser til barn med spesielle behov i skole og barnehage i Eide kommune» Teknisk sjef John Olav Gautvik og fagsjef oppvekst Henny Marit Turøy kom i møtet og orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Side 5 av 6

6 PS 29/15 EVENTUELT Innspill til arbeidet med overordnet analyse Innen utgangen av 2016 skal Eide kommune vedta en plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Revisjonen vil lede prosessen med å utarbeide en overordnet analyse av risikofaktorer i kommunens virksomhet som skal ligge til grunn for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Revisjonen ønsket å innhente innspill fra det avtroppende kontrollutvalget til denne prosessen. Utvalgets medlemmer var bedt om å tenke gjennom aktuelle risiko områder før møtet. Det kom fram følgende innspill til planarbeidet: Forvaltningsrevisjon: Selskapskontroll: Mobbing i skolen Kommunens forhold til stiftelser Innsyn i attføringsbedriften Svanpro AS for bl.a. å se nærmere på samarbeidet med NAV, kommunen etc. Avslutning Da dette var det siste møtet for det sittende kontrollutvalget, takket utvalgets leder utvalgsmedlemmene, sekretariatet, revisjonen og kommunens politiske og administrative ledelse for godt og konstruktivt samarbeid gjennom denne valgperioden. Ola Krogstad Eva Cecilie Steigre Kåre Vevang Leder Arnfinn Lien Kathleen Wiik Silseth Åse Solveig Eriksen sekretær Side 6 av 6