PU-BOLIGER HOLTAN - PÅBYGG. BYGGEREGNSKAP PÅBYGGING OG REHABILITERING AV LEILIGHET FOR AVLASTNING BARN. BYGGEREGNSKAP

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/13 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Nesset kommunehus Sak nr: 09/13 16/13 Møteleder: Paul E. Nauste, leder (Ap) Møtende medlemmer: Lars Myrset, nestleder (Frp) Vigdis Fjøseid (Ap) Forfall: ingen Ikke møtt: ingen Møtende vara: ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Ole Tønnesen, regnskapsrevisor Av øvrige møtte: Bjørn Stensjø, ass. rådmann (under sak 09/13-13/13) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 09/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18. MARS 2013 PS 10/13 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 11/13 NESSET KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 PS 12/13 PS 13/13 PS 14/13 PS 15/13 PS 16/13 PU-BOLIGER HOLTAN - PÅBYGG. BYGGEREGNSKAP PÅBYGGING OG REHABILITERING AV LEILIGHET FOR AVLASTNING BARN. BYGGEREGNSKAP KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL. ENDRING AV ORGANISASJONSFORM OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 7

2 PS 09/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 18. MARS 2013 Protokollen fra møte 18. mars 2013 godkjennes. Leder orienterte. PS 10/13 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 02/13 Årsmelding 2012 Kontrollutvalget - melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 27/13 Protokollen til K sak 27/13 ble delt ut i møtet RS 03/13 Sluttrapport med byggeregnskap for rehabilitering av svømmehall ved Nesset U- skole - melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 24/13 Orienteringssaker: Protokollen til K sak 24/13 ble delt ut i møtet OS 04/13 Organisasjonsendringer i Nesset kommune saksframlegg til Nesset kommunestyre , K sak 26/13 Protokollen til K sak 26/13 ble delt ut i møtet. Kontrollutvalgets leder orienterte om kommunestyrets behandling av denne saken. OS 05/13 Rutiner for avlegging av byggeregnskap orientering fra administrasjonen om status i arbeidet med gjennomgang/revidering av rutinene Ass. rådmann Bjørn Stensjø orienterte. Arbeidet med revidering av rutinene er i gang og vil ventelig bli lagt fram til politisk behandling i juni Side 2 av 7

3 PS 11/13 NESSET KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 11/13 behandlet Nesset kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 11. april 2013, revisors brev av 22. april 2013 og rådmannens årsmelding for I tillegg har revisjonen, rådmann og økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Nesset kommunes driftsregnskap for 2012 viser kr til fordeling til drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Netto driftsresultat er negativt med kr Årets bruk av disposisjonsfond utgjør 10,9 mill. kroner mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør 0,5 mill. kr. mot budsjettert 0,9 mill. kroner. Enhetene har i 2012 hatt god budsjettstyring og det fremkommer kun små avvik mellom budsjett og regnskap som i de fleste tilfeller viser et mindreforbruk. Det er redegjort for den enkelte enhet i rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2012 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Nesset kommunes virksomhet i 2012 og for kommunen sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 11. april 2013, har kontrollutvalget ikke merknader til Nesset kommunes regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Nesset kommune for 2012 slik det er avlagt. Regnskapsrevisor Ole Tønnesen kommenterte revisjonsberetningen og årsmeldingen og redegjorde for årsak til premieavviket på pensjon og regler for regnskapsføring av pensjonskostnadene. Regnskapsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget etterlyste notehenvisninger i regnskapet. Kontrollutvalget bemerket også at det er ønskelig med flere noter til enkelte poster i driftsregnskapet, bl.a. til post Kjøp av varer og tj. som inngår i tj. produksjon og posten Overføringer. Side 3 av 7

4 PS 12/13 PU-BOLIGER HOLTAN - PÅBYGG. BYGGEREGNSKAP Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 12/13 behandlet byggeregnskapet til PU-boliger Holtan - påbygg. Grunnlaget for behandlingen har vært byggeregnskapet, samt revisjonserklæringen, datert 8.april Prosjektet PU-boliger Holtan påbygg hadde en kostnadsramme på kr ,- inkl. tilleggsbevilgning, mens byggeregnskapet viser en totalkostnad på kr Dette tilsvarer et mindreforbruk på prosjektet med kr eller 0,3 % i forhold til budsjett. Sluttsummen viser at prosjektet er tilnærmet gått i balanse. Regnskapsrevisor har konkludert med at byggeregnskapet for PU-boliger Holtan påbygg er avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk og kan godkjennes. Prosjektet er i hovedsak finansiert med låneopptak. Kontrollutvalget vil bemerke at sluttrapporten mangler opplysninger om finansiering av prosjektet, samt tidspunkt for når prosjektet var ferdigstilt. Normalt bør byggeregnskap legges fram til politisk behandling senest et år etter at det er avsluttet. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 8. april 2013, har ikke kontrollutvalget flere merknader til byggeregnskapet for PU-boliger Holtan - påbygg. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner byggeregnskapet for PU-boliger Holtan påbygg slik det er avlagt. Kontrollutvalget vil påpeke at sluttrapporten manglet relevante opplysninger om finansiering og start og sluttidspunkt for prosjektet. PS 13/13 PÅBYGGING OG REHABILITERING AV LEILIGHET FOR AVLASTNING BARN. BYGGEREGNSKAP Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 13/13 behandlet byggeregnskapet til Påbygging og rehabilitering av leilighet for «avlastning barn». Grunnlaget for behandlingen har vært byggeregnskapet, samt revisjonserklæringen, datert 8.april Side 4 av 7

5 Prosjektet Påbygging og rehabilitering av leilighet for «avlastning barn» hadde en kostnadsramme på kr , mens byggeregnskapet viser en totalkostnad på kr Dette tilsvarer et mindreforbruk på prosjektet med kr eller 3,9 % i forhold til budsjett. Kontrollutvalget vil bemerke at sluttrapporten mangler opplysninger om finansiering av prosjektet, samt tidspunkt for oppstart og ferdigstillelse av prosjektet. Normalt bør byggeregnskap legges fram til politisk behandling senest et år etter at det er avsluttet. Regnskapsrevisor har konkludert med at byggeregnskapet for Påbygging og rehabilitering av leilighet for «avlastning barn» er avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk og kan godkjennes. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 8. april 2013, har ikke kontrollutvalget flere merknader til byggeregnskapet for Påbygging og rehabilitering av leilighet for «avlastning barn». Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner byggeregnskapet for Påbygging og rehabilitering av leilighet for «avlastning barn» slik det er avlagt. Kontrollutvalget vil påpeke at sluttrapporten manglet relevante opplysninger om finansiering og start og sluttidspunkt for prosjektet. PS 14/13 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL. ENDRING AV ORGANISASJONSFORM 1. Kommunestyret slutter seg til kontrollutvalgets anbefaling om å endre organisasjonsformen for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal fra dagens samarbeidsavtale mellom de ni samarbeidende kommuner til et Interkommunalt samarbeid (IS) etter kommunelovens Kommunestyret godkjenner det fremlagte forslag til Vedtekter for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. 3. Kontrollutvalgets leder velges til Nesset kommunes representant i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal med utvalgets nestleder som personlig vararepresentant. Sekretæren orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Side 5 av 7

6 PS 15/13 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Rutiner for avlegging av byggeregnskap/investeringsregnskap Rutiner for avlegging av sluttregnskap for investeringsprosjekt bør være nedfelt i kommunens sentrale styringsdokument. Nesset kommune har nedfelt sitt Reglement for investeringsprosjekt i Økonomireglementet : Ass. rådmann orienterte. Arbeidet med revidering av rutinene er i gang og vil ventelig bli lagt fram til politisk behandling i juni Saksbehandlingsrutiner ved søknad om institusjonsplasser i Nesset kommune ny sak For å sikre at saksbehandlingen ved søknad om institusjonsplass er i samsvar med gjeldende regler og forskrifter, har Nesset kommune utarbeidet egne prosedyrer/rutiner for hvordan dette skal gjøres. I 2009 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjonsrapport om Saksbehandlingsrutiner i Nesset kommune. I rapporten ble det bl.a. kartlagt om saksbehandlingen i kommunen oppfyller kravene i forvaltningsloven til saksbehandling og svarfrist. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra kommunens administrasjon om hvordan saksbehandlingsrutinene ved søknad om institusjonsplass praktiseres i Nesset kommune. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som står oppført på oppfølgingslisten. Det ble fremmet forslag om oppføring av følgende ny sak på oppfølgingslisten: Saksbehandlingsrutiner ved søknad om institusjonsplass i Nesset kommune Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (3 voterende) PS 16/13 EVENTUELT Virksomhetsbesøk ev. orientering fra enhetsleder I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Kontrollutvalget konkluderte med at de til neste møte ønsker å besøke Eidsvåg barne- og ungdomsskole. Hensikten med besøket er å få en omvisning på skolen, samt få informasjon om de utfordringer skolen ser i forhold til elevenes fysiske og psykiske læringsmiljø. Deltakelse på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse og årsmøte 2013 på Gardermoen 5. og 6. juni Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutvalg, ansatte i sekretariatene og andre som finner konferansen Side 6 av 7

7 interessant. Invitasjon til konferansen er sendt elektronisk til utvalgsmedlemmene. Frist for påmelding var 18. april Ingen fra kontrollutvalget i Nesset er til nå påmeldt konferansen, men utvalgets leder vil se på muligheten for å kunne delta. Paul E. Nauste Lars Myrset Vigdis Fjøseid leder nestleder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 7 av 7