SNILLFJORD KOMMUNE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL. Møtende medlemmer: John Geir Stølan leder

Transkript

1 SNILLFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 28. april 2009 kl Møtested: Rådhuset i Snillfjord Lille møterom. Saknr: 10/ /2009. Arkivsaknr.: 134/2009. Møteleder: John Geir Stølan Møtende medlemmer: John Geir Stølan leder Laila Selven nestleder Møtende varamedlemmer: Forfall : Kjell Krogh Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: /2009. Andre møtende: Per O. Johansen møtesekretær Kai Terje Dretvik rådmann Inge Storås Revisjon Midt-Norge IKS Frode Singstad Revisjon Midt-Norge IKS May Hårstad Lian økonomileder sak 13 /2009 Merknader til innkallingen: Ingen merknader

2 Sak 10/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget /2009 fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Sak 11/2009 Referatsaker Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Sak AU-1/2009 Rutiner for intern varsling, behandlet av administrasjonsutvalget Kommunal- og regionaldepartementet : Skjerper habilitetsreglene. Jf. Ot.prp nr 50 ( ) Om lov om endringer i forvaltningsloven (habilitet for styremedlemmer i offentlig heleide selskaper). 3. Kommunal- og regionaldepartementet : Flere kvinner inn i styrerommene. Jf. Ot.prp nr 57 ( ) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kjønnsbalanse i styrene i aksjeselskaper som er eid av kommuner). 4. Innst. O. nr. 62 ( ) Innstilling til Odelstinget fra kommunal- og forvaltningskomiteen om lov om endringer i kommuneloven og svalbardloven (om tillitskapende forvaltning mv. i kommuner og fylkeskommuner). Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 2

3 Sak 12/2009 Orientering fra rådmannen Tilsyn campingplasser 2008 Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Rådmann Kai Terje Dretvik orienterte om status og fremdrift i oppfølgingen av formannskapssak FS-151/2008 Tilsyn campingplasser Miljørettet helsevern, Skjærbugen camping, og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sak 13/2009 Regnskap og årsberetning 2008 for Snillfjord kommune Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SNILLFJORD KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i sak KU-13/2009 i møte den behandlet Snillfjord kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noter og årsberetning. Kontrollutvalget har påsett at årsregnskapet er revidert på en betryggende måte og at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet for øvrig. Utvalget viser i den forbindelse til revisjonsberetningen for Snillfjord kommune avgitt av oppdragsansvarlig revisor den 15. april Årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kommunen har avlagt nok et regnskap med et mindreforbruk, og har således klart å styre sin virksomhet innenfor de rammer som er stilt til rådighet. Mindreforbruket må imidlertid sees i lys av at kommunen har mottatt skjønnsmidler og et ekstraordnært aksjeutbytte i Sett i lys av at driftsmarginene er presset og at Snillfjord kommune står overfor betydelige investeringer i tiden fremover, vil kontrollutvalget anbefale at kommunen fortsatt har sterkt fokus på økonomistyring og effektiviseringer i driften. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2008, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2008 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Snillfjord kommunes virksomhet for 2008 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008 slik det er avlagt. 3

4 Rådmann Kai Terje Dretvik og Økonomileder May Hårstad Lian orienterte om regnskapet og årsberetningen for Snillfjord kommune for 2008 og svarte på spørsmål. Revisjonssjef Inge Storås fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om revisjonen av årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008, og for viktige nøkkeltall i regnskapet og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SNILLFJORD KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i sak KU-13/2009 i møte den behandlet Snillfjord kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noter og årsberetning. Kontrollutvalget har påsett at årsregnskapet er revidert på en betryggende måte og at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet for øvrig. Utvalget viser i den forbindelse til revisjonsberetningen for Snillfjord kommune avgitt av oppdragsansvarlig revisor den 15. april Årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kommunen har avlagt nok et regnskap med et mindreforbruk, og har således klart å styre sin virksomhet innenfor de rammer som er stilt til rådighet. Mindreforbruket må imidlertid sees i lys av at kommunen har mottatt skjønnsmidler og et ekstraordnært aksjeutbytte i Sett i lys av at driftsmarginene er presset og at Snillfjord kommune står overfor betydelige investeringer i tiden fremover, vil kontrollutvalget anbefale at kommunen fortsatt har sterkt fokus på økonomistyring og effektiviseringer i driften. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2008, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2008 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Snillfjord kommunes virksomhet for 2008 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2008 slik det er avlagt. Sak 14/2009 Årsmelding for 2008 for kontrollutvalget i Snillfjord kommune Kontrollutvalget /2009 Kommunestyret Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. 4

5 Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering. Sak 15/2009 Forvaltningsrevisjonsrapport: Offentlige anskaffelser følges regelverket? Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Snillfjord kommune til etterretning. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser følges regelverket? til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Vurdere organiseringen av innkjøpsfunksjonen. Bevisstgjøre innkjøperne på deres forpliktelse i forhold til Sør-Trøndelag Fylkeskommunes innkjøpsavtale, gjennomgå rutinene for formidling av oppdateringer av avtalen og generelt bedre lojaliteten til avtalen. Frode Singstad fra Revisjon Midt-Norge IKS gjennomgikk revisors arbeid og funn i forvaltningsrevisjonsrapporten "Offentlige anskaffelser følges regelverket?" og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Snillfjord kommune til etterretning. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser følges regelverket? til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Vurdere organiseringen av innkjøpsfunksjonen. Bevisstgjøre innkjøperne på deres forpliktelse i forhold til Sør-Trøndelag Fylkeskommunes innkjøpsavtale, gjennomgå rutinene for formidling av oppdateringer av avtalen og generelt bedre lojaliteten til avtalen. 5

6 Sak 16/2009 Orientering fra Revisjon Midt-Norge IKS Forvaltningsrevisjonsarbeidet i 2009 Kontrollutvalget /2009 Revisjonssjef Inge Storås fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om planleggingen og tidsressursene som er avsatt til forvaltningsrevisjonsarbeidet i Snillfjord kommune i Sak 17/2009 Orientering fra Revisjon Midt-Norge IKS Forvaltningsrevisjon om eiendomsforvaltning Mål og innretning Kontrollutvalget /2009 Frode Singstad fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om planleggingen av forvaltningsrevisjonsprosjektet om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune og svarte på spørsmål. Følgende dokument ble fremlagt i møtet: 1. Forslag fra kontrollutvalgets leder om konkretisering av målsettinger og problemstillinger i prosjektet om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune. Følgende omforente forslag ble fremmet: 1. Tillegg til innstillingen: Kontrollutvalget viser til vedtak i sak KU-4/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune og ber om at prosjektet søker å ivareta forslaget til målsettinger og problemstillinger som er gitt i dokumentet som ble fremlagt i møtet. Utvalget ber om at endelig rapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 25. november Innstillingen med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. 6

7 Kontrollutvalget viser til vedtak i sak KU-4/2009 Bestilling av forvaltningsrevisjon Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune og ber om at prosjektet søker å ivareta forslaget til målsettinger og problemstillinger som er gitt i dokumentet som ble fremlagt i møtet. Utvalget ber om at endelig rapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 25. november Sak 18/2009 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Følgende omforente forslag ble fremmet: 1. Tillegg til innstillingens 2. avsnitt: I tillegg settes kommunestyrets vedtak i sak KS-10/2009 Ekstraordinære tiltaksmidler Disponering opp på lista for videre oppfølging. Innstillingen med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. I tillegg settes kommunestyrets vedtak i sak KS- 10/2009 Ekstraordinære tiltaksmidler Disponering opp på lista for videre oppfølging. Sak 19/2009 Eventuelt Kontrollutvalget /2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Det var ingen saker under eventuelt. 7