HEMNE KOMMUNE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 HEMNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 25. april 2008 kl Møtested: Hemne rådhus, møterom i 1. etasje (kulturbygget) Saknr: 10/ /2008 Arkivsaknr.: Møteleder: Geir Rostad Møtende medlemmer: Geir Rostad (leder) Arne M. Lervik (nestleder) Ellen Ødegård Møtende varamedlemmer: Forfall: Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: /2008. Andre møtende: Per O. Johansen møtesekretær Ann Jorid Hyttnes Revisjon Midt-Norge IKS Anne Gråberg Revisjon Midt-Norge IKS Randi Viken fagsjef regnskap (sak 10-12/2008) Merknader til innkallingen: Kontrollutvalgets sekretariat kommenterte at Elbjørg Røstvold feilaktig var oppført som møtedeltaker i stedet for Ellen Ødegård. For øvrig var det ingen merknader til innkallingen.

2 Sak 10/2008 Godkjenning av protokoll fra møte Kontrollutvalget /2008 fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Arkivsak: Sak 11/2008 Referatsaker Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. "Betydelig svakere kommuneøkonomi" - Statistisk sentralbyrå "Kjennetegn ved kommuner som har gode elevresultater" "Styrkt kontroll i byggesaker" "Forventningsgapet" "Eierskap - Behov for muligheter for politisk styring av selskaper" - Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 2

3 Sak 12/2008 Årsregnskap for Hemne kommune for 2007 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget /2008 Kommunestyret Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet for Hemne kommune for 2007: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HEMNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2007 Kontrollutvalget har i sak KU-12/2008 i møte den behandlet Hemne kommunes årsregnskap for Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er datert av rådmannen og fagsjef regnskap den I tillegg har rådmannen avgitt årsberetning datert den Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Under henvisning til revisors presisering i revisjonsberetningen om for sent avlagt årsberetning og reglene for avleggelse av årsregnskap og årsberetning, forutsetter kontrollutvalget at dokumentene avlegges rettidig i kommende år. Kontrollutvalget har påsett at årsregnskapet er revidert på en betryggende måte og at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet for øvrig. Utvalget viser i den forbindelse til revisjonsberetningen for Hemne kommune avgitt av oppdragsansvarlig revisor den 15. april Årsregnskapet for Hemne kommune for 2007 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget anser med utgangspunkt i årsregnskapet og årsrapporten for 2007 at Hemne kommune har en sunn økonomi og at kommunen har god økonomistyring. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2007, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2007 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Hemne kommunes virksomhet for 2007 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Hemne kommune for 2007 slik det er avlagt. Følgende dokument ble fremlagt i møtet: Ny og korrigert side 52 og 53 i Regnskap Årsberetning 2007 for Hemne kommune. Rådmannen v/ fagsjef regnskap Randi Viken orienterte om regnskapet for Hemne kommune for 2007 og svarte på spørsmål. Ann Jorid Hyttnes fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om revisjonen av årsregnskapet for Hemne kommune for 2007 og svarte på spørsmål. 3

4 Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet for Hemne kommune for 2007: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM HEMNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2007 Kontrollutvalget har i sak KU-12/2008 i møte den behandlet Hemne kommunes årsregnskap for Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er datert av rådmannen og fagsjef regnskap den I tillegg har rådmannen avgitt årsberetning datert den Fristen for avleggelse av årsregnskap og årsberetning er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Under henvisning til revisors presisering i revisjonsberetningen om for sent avlagt årsberetning og reglene for avleggelse av årsregnskap og årsberetning, forutsetter kontrollutvalget at dokumentene avlegges rettidig i kommende år. Kontrollutvalget har påsett at årsregnskapet er revidert på en betryggende måte og at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet for øvrig. Utvalget viser i den forbindelse til revisjonsberetningen for Hemne kommune avgitt av oppdragsansvarlig revisor den 15. april Årsregnskapet for Hemne kommune for 2007 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalget anser med utgangspunkt i årsregnskapet og årsrapporten for 2007 at Hemne kommune har en sunn økonomi og at kommunen har god økonomistyring. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2007, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2007 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Hemne kommunes virksomhet for 2007 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Hemne kommune for 2007 slik det er avlagt. Arkivsak: Sak 13/2008 Årsmelding for kontrollutvalget for 2007 Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2007 til orientering. Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2007 til orientering. 4

5 Sak 14/2008 Forvaltningsrevisjonsrapport: Vann, avløp og renovasjon i Hemne kommune Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og ber om at rådmannen følger opp rapporten og dens anbefalinger. Anne Gråberg fra Revisjon Midt-Norge IKS gjennomgikk revisors arbeid og funn i forvaltningsrevisjonsrapporten Vann, avløp og renovasjon i Hemne kommune og svarte på spørsmål. Følgende omforente forslag ble fremmet: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og ber om at rådmannen: foretar en gjennomgang for beregning av vann- og avløpsgebyrer med sikte på kostnadsdekning i samsvar med kommunens egen forskrift om vann- og avløpsgebyrer. innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning og ber om at rådmannen: foretar en gjennomgang for beregning av vann- og avløpsgebyrer med sikte på kostnadsdekning i samsvar med kommunens egen forskrift om vann- og avløpsgebyrer. innenfor renovasjon bør det sikres at gebyrinntektene er i samsvar med den faktiske kostnaden for tjenestene. 5

6 Sak 15/2008 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune Kontrollutvalget /2008 Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Arkivsak: Sak 16/2008 Eventuelt Kontrollutvalget /2008 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Følgende saker ble tatt opp under eventuelt: a) Sanering av PCB i gatelys i Hemne kommune Kontrollutvalgets leder stilte spørsmål ved om brev av 30. januar 2008 fra Hemne kommune til Revisjon Midt-Norge IKS vedrørende "Svar - Sanering av PCB - gatelys i Hemne kommune - Forholdet til Lov om offentlige anskaffelser" er offentlig tilgjengelig. Brevet er ikke unntatt fra offentlighet, og er således tilgjengelig for allmennheten. b) Bruk av pasientmidler ved Hemne helsesenter Hemne kommune har fått en forespørsel vedrørende rutiner for bruk og dokumentasjon av pasientmidler ved Hemne helsesenter. Revisjon Midt-Norge IKS har sett nærmere på saken etter forespørsel fra Hemne kommune. Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt en sak til neste møte med sikte på kvalitetssikring av rutinene for håndtering av pasientmidler innen pleie og omsorg i Hemne kommune. 6