MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HOLTÅLEN

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I HOLTÅLEN Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. Kontrollutvalget innkalles til møte: Torsdag 7. mai 2015 kl 13:00. Møtested: Kommunehuset, Ålen Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 13/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 14/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra /2015 Årsregnskap 2014 Holtålen kommune 16/2015 Orienteringssaker 17/2015 Eventuelt Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Mandag, 27. april 2015 For Dag Knudsen, leder i kontrollutvalget Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Torill Bakken Kopi: Ordfører, Revisor, Holtålen kommune og Coop Haltdalen for offentlig gjennomsyn Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.: e-post: tb@kontrollutvalgfjell.no

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/15 Kontrollutvalget Godkjenning av saksliste og innkalling Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er satt opp i samråd med leder. Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Sak nr.13/2015

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 14/15 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Møteprotokoll ble utsendt pr. e-post. Sekretariatet har ikke mottatt forslag til korrigeringer på den utsendte protokollen. Møteprotokoll fra møte godkjennes. Sak nr.14/2015

4 vedlegg Holtålen kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Kommunehuset Møtedato: Torsdag 19. mars 2015 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Dag Knudsen Berit Grønli Ole Roger Gundersen Forfall: Ole Anders Holden Ikke møtt: Eli Johanne Gundersen Varamedlemmer: Forfall meldt en time før møte, derfor ingen innkalling av vara. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Merete Lykken Fra administrasjonen: Rådmann Marius Jermstad (sak 09/15) Møtet ble avsluttet kl. 14:00 Torsdag 19. mars 2015 Torill Bakken T. Bakken, møtesekretær Neste ordinære møte: torsdag 7. mai kl. 13:00 Møteprotokoll, møte Side 1 av 3

5 vedlegg 07/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Sekretariatets forslag vedtas. Saksliste og innkalling til møte godkjennes. 08/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra Møteprotokoll fra møte godkjennes. Sekretariatets forslag vedtas. Møteprotokoll fra møte godkjennes. 09/2015 Oppfølgingssak Utlån og renter Rådmannens redegjørelse om kommunens utlånsvirksomhet tas til orientering. Rådmannen var invitert til møtet og ga en muntlig orientering med utgangspunkt i den skriftlige tilbakemeldingen datert 21. januar 2015, og gikk igjennom status for kommunens utlånsvirksomhet. Han svarte videre på spørsmål i fra utvalget. Rådmannens redegjørelse om kommunens utlånsvirksomhet tas til orientering. Møteprotokoll, møte Side 2 av 3

6 vedlegg 10/2015 Kontrollrapport skatt 2014 Kontrollrapporten tas til orientering og oversendes Holtålen kommunestyre til informasjon. Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollrapporten tas til orientering og oversendes Holtålen kommunestyre til informasjon. 11/2015 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene tas til orientering. 12/2015 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Ingen saker til behandling. Møteprotokoll, møte Side 3 av 3

7 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 15/15 Kontrollutvalget Formannskapet Kommunestyret Årsregnskapet 2014 Holtålen kommune Administrasjonen er innkalt til møtet for å orientere om regnskap og årsberetning og svare på spørsmål. Saksdokumenter 1. Regnskap for Holtålen kommune 2014 (Utsendt direkte fra kommunen) 2. Årsberetning for Holtålen kommune 2014 (Utsendt direkte fra kommunen) 3. Revisjonsberetning for 2014, datert 17. april 2014 (vedlagt) 4. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 (vedlagt) Saksframlegg: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet som beskrevet i avsnittet ovenfor. Revisjonsberetning: Det vil være følgende 4 avvik fra normalberetning (med stigende alvorlighetsgrad ): - Beretning med presisering - Beretning med forbehold - Beretning med negativ uttalelse om årsoppgjøret - Beretning som konkluderer med at revisor ikke kan uttale seg om regnskapet Sak nr.15/2015

8 MØTEBOK Revisjonsberetningen er avgitt med forbehold om budsjett: I investeringsregnskapet er betydelige utgifter på prosjekter det ikke er gitt bevilgning til. Det gjelder gjenoppbygging av Ålen sentrum kr , flerbrukshall kr , boliger i Sakslia kr og samfinansiering/statens kartverk kr Det vises til redegjørelsen i rådmannens beretning. Saksvurdering: Revisjon Fjell IKS har gjennomført årsrevisjonen for Holtålen kommune i samsvar med Kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis en uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. Sekretariatet har følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 7.mai 2015 behandlet Holtålen kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 17.april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om regnskapet under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Holtålen kommunes regnskap for 2014 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr Kontrollutvalget har merket seg at revisjonsberetningen for 2014 er avgitt med et forbehold om budsjett: I investeringsregnskapet er betydelige utgifter på prosjekter det ikke er gitt bevilgning til. Det gjelder gjenoppbygging av Ålen sentrum kr , flerbrukshall kr , boliger i Sakslia kr og samfinansiering/statens kartverk kr Med unntak av forbeholdet om budsjett har kontrollutvalget ingen merknader til Holtålen kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Holtålen kommunes årsregnskap for 2014 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Sak nr.15/2015

9 vedlegg

10 vedlegg

11 vedlegg Til Kommunestyret i Holtålen kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Holtålen kommunes årsregnskap for 2014 Kontrollutvalget har i møte 7.mai 2015 behandlet Holtålen kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 17.april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om regnskapet under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har merket seg at Holtålen kommunes regnskap for 2014 viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr Kontrollutvalget har merket seg at revisjonsberetningen for 2014 er avgitt med et forbehold om budsjett: I investeringsregnskapet er betydelige utgifter på prosjekter det ikke er gitt bevilgning til. Det gjelder gjenoppbygging av Ålen sentrum kr , flerbrukshall kr , boliger i Sakslia kr og samfinansiering/statens kartverk kr Med unntak av forbeholdet om budsjett har kontrollutvalget ingen merknader til Holtålen kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Ålen 7. mai 2015 Dag Knudsen Leder i kontrollutvalget Kopi: Formannskapet

12 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 16/15 Kontrollutvalget Orienteringssaker Det orienteres om følgende saker for kontrollutvalget:! Orienteringssak 1 Kommunestyresak 13/14: Kommunestyret behandlet den 16. april 2105 kontrollutvalgets årsmelding for Årsmeldingen ble tatt til orientering. Møteprotokoll er tilgjengelig under behandling av saken.! Orienteringssak 2 Kommunestyresak 14/15: Kommunestyret behandlet den 16. april 2015 kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen. Rapporten ble tatt til orientering. Møteprotokoll er tilgjengelig under behandling av saken.! Orienteringssak 3 Fagkonferanse 2015: Forum for Kontroll og Tilsyn avholder sin årlige fagkonferanse for kontrollutvalg på Gardermoen juni. Invitasjonen er tidligere utsendt til utvalgets medlemmer pr. epost. Programmet er tilgjengelig under behandling av saken. Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sak nr.16/2015

13 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2015 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/15 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sak nr.17/2015