Kontrollutvalget i Gratangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 16. juni 2016, kl , Kommunehuset, formannskapssalen Sakskart Sak 07/16 Godkjenning av innkalling til møte den 16. juni 2016 Sak 08/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 11. mai 2016 Sak 09/16 Årsregnskap Gratangen kommune 2015 Sak 10/16 Revisjonsbrev nr. 3 Sak 11/16 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 8. juni 2016 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Narvik, 8. juni 2016 Hålogaland Revisjon AS Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 07/16 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 16. juni 2016 Innstilling til vedtak: Innkalling til møte den 16. juni 2016 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av innkalling til møte den 16. juni Vedlegg:

3 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 08/16 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 11. mai 2016 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte den 11. mai 2016 godkjennes. Saksopplysninger Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 11. mai 2016

4 Kontrollutvalget i Gratangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, kommunestyresalen Fra sak: Til sak: 01/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 12:45 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan Nils Sørli (varamedlem) Arnulf Andreassen (varamedlem) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Aina Tollefsen Olaf Øien FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Gjennomgang av innkalling og saksliste Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent. Kontrollutvalgslederen ønsket at innkallingen for fremtiden ble behandlet som egen sak. Innkallinger skal for fremtiden sendes både til ordinære medlemmer og til varamedlemmer.

5 Kontrollutvalget i Gratangen Sak 01/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 17. desember 2015 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 17. desember 2015 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 02/16 Engasjementsbrev fra KomRev NORD IKS Sekretariatet redegjorde for innholdet i engasjementsbrevet fra kommunens revisor. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 03/16 Uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS Sekretariatet redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen fra kommunens revisor. Enkelte punkter i erklæringen ble diskutert. Oppdragsansvarlig revisor har erklært at det ikke foreligger noen forhold som svekker hans habilitet. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringen til oppdragsansvarlig revisor Henrik J. Strøm til orientering. Enstemmig vedtak Sak 04/16 Revisjonsberetning 2015 negativ beretning Revisjonen har avgitt negativ revisjonsberetning datert Administrasjonssjefen har på dette tidspunkt ikke avgitt et fullstendig årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2015 innen den frist som følger av regnskapsforskriften. Revisjonen har av den grunn ikke vært i stand til å utføre revisjonen innen fristen for å avgi revisjonsberetning 15. april. Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning. Utvalget synes det er beklagelig at administrasjonen ikke har avgitt fullstendig Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 11_05_2016 sak 01/16 06/16 Side 2 av 4

6 Kontrollutvalget i Gratangen årsregnskap og årsberetning innen fristen som fremgår av forskriften. Kontrollutvalget er orientert fra oppdragsansvarlig revisor om at forventet ferdigstillelse av revisjonen vil være innen utgangen av uke 20. På bakgrunn av ovenstående ble det fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar negativ beretning fra KomRev NORD IKS til orientering. Enstemmig vedtak Sak 05/16 Sekretariatet gir kort redegjørelse for kravene til overordnet analyse og diskuterer plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatet redegjorde gjennom en Powerpoint-presentasjon for kravene til overordnet analyse, og regelverket rundt en slik analyse ble drøftet. Kontrollutvalget diskuterte hvordan en slik analyse kan utføres i praksis. Dette kan være en omfattende oppgave, og kontrollutvalget ønsket å komme i gang med å utarbeide overordnet analyse. Kontrollutvalget ønsket bistand fra sekretariatet for å få gjennomført en slik analyse. De økonomiske betingelsene rundt en slik bistand ble diskutert mot kontrollutvalgets budsjetterte midler som behandlet i kontrollutvalgets sak 09/15. Det anslås at det vil være nødvendig med en tilleggsbevilgning i størrelsesorden TNOK for å få gjennomført denne lovpålagte oppgaven. Målsetningen er å få ferdigstilt en overordnet analyse innen utgangen av Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Redegjørelsen rundt regelverket for overordnet analyse tas til orientering. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å gå i gang med å lage en disposisjon og forberedende arbeid som legges til grunn for utarbeidelse av overordnet analyse. Enstemmig vedtak Sak 06/16 Eventuelt, herunder; - Møteplan 2016 Utvalget diskuterte når det ville være mest hensiktsmessig å ha møter utover sommeren og høsten, og kom frem til følgende datoer: Torsdag 2. juni Onsdag 14. september Tirsdag 8. november Torsdag 8. desember Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 11_05_2016 sak 01/16 06/16 Side 3 av 4

7 Kontrollutvalget i Gratangen Kontrollutvalget ønsker videre å synliggjøre sitt arbeid ved å offentligjøre møtedatoer og innkallinger/protokoller på kommunens hjemmeside. VEDTAK: Møteplanen for 2016 ble godkjent, og neste møte berammes kl på kommunehuset i Gratangen. Enstemmig vedtak Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:45. Gratangen, 11. mai 2016 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen 11_05_2016 sak 01/16 06/16 Side 4 av 4

8 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 09/16 Sakstittel: Årsregnskap Gratangen kommune 2015 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Gratangen kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Forskriften 7 inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides særregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 9 og 10. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 16; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15.april, jf. revisjonsforskriften 5.

9 Årsregnskapet for Gratangen kommune 2015 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Årsregnskapet er avlagt og årsberetning for 2015 er avlagt og datert Revisjonsberetning er datert Årsregnskapet til Gratangen kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket på kr Revisjonsberetningen for Gratangen kommune er en beretning med forbehold om budsjett. Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Rådmannens årsberetning for 2015 Årsregnskap Gratangen kommune 2015 Revisjonsberetning Gratangen kommune 2015

10

11

12 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 10/16 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 3 Saksopplysninger Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS har sendt kommunen et nummerert brev nr. 3 i forbindelse med at de har avgitt revisjonsberetning på Gratangen kommunes årsregnskap for Revisor orienterer. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 3

13

14 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 11/16 Sakstittel: Eventuelt Saksopplysninger Vedlegg: