Kontrollutvalget i Bardu kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 7. mai 2018, kl. 12:30, møterommet på Veksthuset Setermoen. Sakskart Sak 15/18 Protokoll fra møte den 17. april 2018 Sak 16/18 Årsregnskap Bardu kommune 2017 Sak 17/18 Revisjonsbrev nr. 7 Sak 18/18 Sak 19/18 Sak 20/18 Revisjon av Plan for forvaltningsrevisjon Melding om vedtak Årsmelding orienteringssak Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 30. april 2018 Narvik, 30. april 2018 Hålogaland Revisjon AS Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 17. april 2018 Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 17. april 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 17. april 2018

3 Kontrollutvalget i Bardu Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset Setermoen, møterom Fra sak: Til sak: 09/18 14/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 11:30 Følgende medlemmer møtte: Torill A. Johansen Vilhelm Kjelsvik Ragnhild Movinkel IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Håvard Gangsås FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

4 Kontrollutvalget i Bardu Sak 09/18 Protokoll fra møte den 12. februar 2018 Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 12. februar 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemelding fra samtlige møtedeltakere på at protokollen var godkjent. Protokollen ble ansett som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 12. februar 2018 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 10/18 Selskapskontroll Barduprodukter AS Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Barduprodukter AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Barduprodukter AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Barduprodukter AS høsten Selskapskontrollen er nå ferdigstilt, og rapporten er klar for behandling. Kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på rapporten, og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Barduprodukter AS til orientering, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Barduprodukter AS til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Bardu kommune 17. april 2018 sak 09/18 14/18 Side 2 av 5

5 Kontrollutvalget i Bardu Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september Enstemmig vedtak Sak 11/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Skoletilbudet i Bardu Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 21. mars Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Skoletilbudet i Bardu i bestilling. Sekretariatet hadde utarbeidet forslag til prosjektskisse, hvor det fremgikk mulige problemstillinger som revisor kunne undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Skoletilbudet i Bardu. Forslaget til prosjektskisse hadde blitt oversendt til forvaltningsrevisor som hadde tatt en gjennomgang av den, og komme med sine kommentarer. Forvaltningsrevisor hadde videre laget en Overordnet prosjektskisse. Kontrollutvalget drøftet innholdet i Overordnet prosjektskisse i møtet, og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 21. mars Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Skoletilbudet i Bardu i bestilling. Enstemmig vedtak Sak 12/18 Snødeponi henvendelse fra innbygger Ingen Kontrollutvalget hadde mottatt en henvendelse fra en av kommunens innbyggere. Kontrollutvalgets leder redegjorde for saksforholdet i møtet, og kontrollutvalget vurderte videre saksgang. Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde for hans kunnskap om saksforholdet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Bardu kommune 17. april 2018 sak 09/18 14/18 Side 3 av 5

6 Kontrollutvalget i Bardu Henvendelsen er ifølge rådmannen kommet på vegne av en av kommunens innbyggere. Kommunen har etterspurt, men ikke mottatt, fullmakt på at vedkommende kan handle på innbyggerens vegne. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Saken ansees ikke å være innenfor kontrollutvalgets mandat. Enstemmig vedtak Sak 13/18 Eventuelt 13.1/18 Representantskapsmøte KomRev NORD IKS Kontrollutvalgets leder deltok på KomRev NORD IKS s representantskapsmøte, og redegjorde for noen av sakene som ble behandlet i møtet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra kontrollutvalgets leder tas til orientering. Enstemmig vedtak 13.2/18 Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser i Bardu kommune Unntatt offentlighet. jf. kommuneloven /18 Revisjon av Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget drøftet hvilke alternative forvaltningsrevisjonsprosjekter som kunne være aktuelle i fremtiden, og kom med følgende forslag: - Kommunens rutiner og responstid for tilbakemelding på henvendelser - Helse og omsorg Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Sekretariatet lager et utkast til revidert Plan for forvaltningsrevisjon til neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtak Sak 14/18 Negativ revisjonsberetning Bardu kommune 2017 orienteringssak Negativ revisjonsberetning Bardu kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på årsregnskapet for Bardu kommune Protokoll kontrollutvalgsmøte Bardu kommune 17. april 2018 sak 09/18 14/18 Side 4 av 5

7 Kontrollutvalget i Bardu Kontrollutvalgets leder og sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning. Kontrollutvalget mener det er beklagelig at årsregnskap og årsberetning ikke blir avlagt innen fristene som fremgår av forskriften. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Negativ revisjonsberetning Bardu kommune 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:30. Bardu, 17. april 2018 Torill A. Johansen Leder kontrollutvalget i Bardu Protokoll kontrollutvalgsmøte Bardu kommune 17. april 2018 sak 09/18 14/18 Side 5 av 5

8 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 16/18 Sakstittel: Årsregnskap Bardu kommune Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Bardu kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Saksopplysninger: I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget gi en uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen stiles til kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunens regnskap skal avlegges i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner). Forskriften inneholder bestemmelser om at det skal utarbeides årsregnskap og årsberetning for kommunen. Nærmere krav til innhold i regnskapet samt noteopplysninger fremkommer i forskriftens 3 og 5. Regnskapsfrister og behandling av årsregnskapet og årsberetningen fremkommer i forskriftens 10; - Regnskapet skal være avlagt innen 15. februar - Rådmannens årsberetning skal være avlagt innen 31. mars - Regnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest 30. juni Det fremkommer av samme paragraf at årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til kommunens regnskap. Årsberetningen skal utarbeides i henhold til kravene i kommuneloven 48 nr. 5 og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen skal avlegges senest 15. april, jf. revisjonsforskriften 5.

9 Årsregnskapet for Bardu kommune 2017 med tilhørende revisjonsberetning er ferdig og skal behandles av kontrollutvalget. Revisjonsberetning er datert 26. april Årsregnskapet til Bardu kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er gjort opp i balanse. Revisor har tatt inn følgende presisering under Andre forhold i revisjonsberetningen: «Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert , som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Årsrapport var på dette tidspunkt ikke avgitt av administrasjonssjefen, og årsregnskapet var avlagt som er etter forskriftens frist 15.2.» Administrasjonen og kommunens revisor er invitert til å orientere i møtet. Vedlegg: Årsberetning Bardu kommune 2017 Årsregnskap Bardu kommune 2017 Revisjonsberetning Bardu kommune 2017 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Bardu kommune 2017

10

11

12 Bardu kommune Kontrollutvalget Til Kommunestyret i Bardu kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Bardu kommunes årsregnskap for 2017 Kontrollutvalget har i møte behandlet Bardu kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonsberetning datert I tillegg har ansvarlig revisor og økonomisjef supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Kontrollutvalget har merket seg at Bardu kommunes årsregnskap viser et resultat med regnskapsmessig mindreforbruk /overskudd på kr Kontrollutvalget har videre merket seg at revisor har tatt inn følgende presisering under Andre forhold i revisjonsberetningen: «Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert , som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Årsrapport var på dette tidspunkt ikke avgitt av administrasjonssjefen, og årsregnskapet var avlagt som er etter forskriftens frist 15.2.» Kontrollutvalget synes det er beklagelig at ikke administrasjonssjefen avgir et fullstendig årsregnskap innen fristene som fremgår av forskriften. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ingen merknader til Bardu kommunes årsregnskap for Bardu, den 7. mai 2018 Torill A. Johansen Kontrollutvalgets leder

13 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 17/18 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 7 Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 7 innen utgangen av mai Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS har sendt kommunen et nummerert brev nr. 7. Revisor vil være tilstede i møtet å redegjøre for innholdet i revisjonsbrev nr. 7. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 7

14

15 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 18/18 Sakstittel: Revisjon av Plan for forvaltningsrevisjon Ingen Saksopplysninger: Kommunestyret i Bardu kommune traff følgende vedtak i møte den 7. desember 2016 i sak 93/16: Prosjekt nr. 1. Offentlige anskaffelser i Bardu kommune ble igangsatt av kommunens revisor KomRev NORD IKS våren Endelig rapport etter forvaltningsrevisjonen ble behandlet i kontrollutvalgsmøte den 12. februar I følge vedtatt plan, skulle neste prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt undersøke Økonomistyring i Bardu kommune. Kontrollutvalget er imidlertid kjent med at kommunen har forbedret sine rutiner på området Økonomistyring vesentlig siden Plan for

16 forvaltningsrevisjon ble vedtatt. Følgelig ansees ikke det planlagte forvaltningsrevisjonsprosjektet lenger som like aktuelt. Som det fremgår av vedtaket fattet av kommunestyret ble imidlertid kontrollutvalget gitt «myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse». Kontrollutvalget ønsket heller å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt som skulle undersøke Skoletilbudet i Bardu, jf. prioritert forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 3 i Plan for forvaltningsrevisjon Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet blir igangsatt våren I kontrollutvalgsmøte 17. april 2018 drøftet kontrollutvalget hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som kunne være aktuelle i fremtiden, og det ble foreslått følgende prosjekter: Kommunens rutiner og responstid for tilbakemelding på henvendelser Helse og omsorg Kontrollutvalget drøfter i møtet om det er andre forvaltningsrevisjonsprosjekter som kan være aktuelle, med sikte på å få vedtatt en revidert Plan for forvaltningsrevisjon.

17 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 19/18 Sakstittel: Melding om vedtak Årsmelding orienteringssak Melding om vedtak Årsmelding 2017 Bardu kontrollutvalg tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt melding om at Årsmelding 2017 Bardu kontrollutvalg ble tatt til orientering i kommunestyret 11. april Vedlegg: Melding om vedtak Årsmelding 2017 Bardu kontrollutvalg

18

19 Bardu kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 20/18 Sakstittel: Eventuelt