Kontrollutvalget i Gratangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Gratangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte tirsdag, 23. oktober 2018, kl. 10:00, kommunehuset, formannskapssalen. Sakskart Sak 39/18 Godkjenning av innkalling til møte den 23. oktober 2018 Sak 40/18 Protokoll fra møte den 17. september 2018 Sak 41/18 Sak 42/18 Sak 43/18 Sak 44/18 Sak 45/18 Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Omstillingsprogrammet SPIRE Oppfølging av vedtak i kommunestyret Selskapskontroll Astafjord Vekst AS tilbakemelding fra rådmannen på kommunestyrets vedtak i sak 38/18 Viltnemnda Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Gratangen, 17. oktober 2018 Narvik, 17. oktober 2018 Hålogaland Revisjon AS Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 39/18 Sakstittel: Godkjenning av innkalling til møte den 23. oktober 2018 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 23. oktober 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av innkalling til kontrollutvalgsmøte i Gratangen kommune den 23. oktober 2018.

3 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 40/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 17. september 2018 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 17. september 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra 1 av 3 medlemmer på at protokollen er godkjent. To av medlemmene har ikke gitt tilbakemelding. Vedlegg: Utkast til protokoll fra kontrollutvalgsmøte 17. september 2018

4 Kontrollutvalget i Gratangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 31/18 38/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 12:40 Følgende medlemmer møtte: Terje Flaaten-Stokkan (leder) (sak 31/18 37/18) Nils Sørli Vigdis Hanssen IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Ole K. Severinsen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 31/18 37/18. Økonomileder Ted Okstad var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 31/18 37/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Ordfører Eva Ottesen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 31/18 37/18. Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen fra KomRev NORD IKS Forvaltningsrevisor Ida Simonsen fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 35/18 38/18. 3 av 3 ordinære medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig.

5 Kontrollutvalget i Gratangen Sak 31/18 Godkjenning av innkalling til møte den 17. september 2018 Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 17. september 2018 godkjennes. Ingen av medlemmene hadde noen kommentarer til innkalling til møte den 17. september Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Innkalling til møte i Gratangen kontrollutvalg den 17. september 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 32/18 Protokoll fra møte den 14. juni 2018 Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. juni 2018 godkjennes. Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. juni 2018 ble gjennomgått. Ordfører Eva Ottesen var tilstede i møtet og redegjorde for hvorfor hun i forrige møte stilte spørsmål ved kontrollutvalgsleders habilitet i sak 27/18. Hun begrunnet dette med at kontrollutvalgsleders kone var involvert i omstillingsprogrammet. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Protokollen fra møte i Gratangen kontrollutvalg den 14. juni 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 33/18 Melding om politisk vedtak - suppleringsvalg kontrollutvalgsmedlemmer Melding om politisk vedtak - suppleringsvalg kontrollutvalgsmedlemmer tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt melding om vedtak fra kommunestyret. I kommunestyremøte 21. juni 2018 i sak 36/18 ble Nils Sørli og Vigdis Hanssen oppnevnt som faste medlemmer av kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 17. september 2018 sak 31/18 38/18 Side 2 av 7

6 Kontrollutvalget i Gratangen Kontrollutvalgets leder redegjorde for innholdet i mottatt melding om vedtak, og etterlyste samtidig om hvorvidt kommunestyret hadde valgt varamedlemmer til kontrollutvalget. Ordfører Eva Ottesen var tilstede i møtet og redegjorde for at kommunestyret ikke hadde foretatt valg av varamedlemmer, men at de ville gjøre det i førstkommende kommunestyremøte berammet til 27. september Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Melding om politisk vedtak - suppleringsvalg kontrollutvalgsmedlemmer tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 34/18 Melding om politisk vedtak selskapskontroll Astafjord Vekst AS Melding om politisk vedtak selskapskontroll Astafjord Vekst AS tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt melding om vedtak fra kommunestyret. I kommunestyremøte 21. juni 2018 i sak 38/18 ble rapport etter selskapskontroll på Astafjord Vekst AS behandlet. Kommunestyret fattet følgende vedtak i saken: «1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018.» Kontrollutvalgets leder redegjorde for innholdet i mottatt melding om vedtak, og etterlyste samtidig skriftlig tilbakemelding fra rådmannen, jfr. pkt. 3 i kommunestyrets vedtak. Rådmann Ole K. Severinsen var tilstede i møtet og redegjorde for at de ikke hadde fått ferdigstilt tilbakemelding om hvordan anbefalingene i rapporten er fulgt opp, men at de jobbet med dette. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Melding om politisk vedtak selskapskontroll Astafjord Vekst AS tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra rådmannen om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. oktober Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 17. september 2018 sak 31/18 38/18 Side 3 av 7

7 Kontrollutvalget i Gratangen Sak 35/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Gratangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Gratangen kommune. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Forslaget ble gjennomgått i møtet. Kontrollutvalget registrerer at det er få timer tilgjengelig til å få utført forvaltningsrevisjon, og ønsker således å legge inn kr på en post «Forvaltningsrevisjon» i budsjettet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Gratangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 17. september 2018 sak 31/18 38/18 Side 4 av 7

8 Kontrollutvalget i Gratangen Sak 36/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune til etterretning. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 8. I forkant av at saken ble behandlet ble habiliteten til kontrollutvalgets medlem Nils Sørli vurdert. Dette som følge av at sektorleder teknisk Karl-Johnny Holtmo, som har vært kontaktperson i prosjektet, er gift med Sørli s datter. Kontrollutvalget kunne ikke se at det var grunnlag for å vurdere Sørli som inhabil i saken. Forvaltningsrevisor Ida Simonsen fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmann Ole K. Severinsen var tilstede i møtet, og kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen vil være tilstede i forbindelse med at rapporten blir behandlet kommunestyret, og vil da knytte noen kommentarer til rapportens innhold. Kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på forvaltningsrevisjonsrapporten, og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak, samt at kommunestyret vurderer rapporten opp mot offentlighetsloven: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Gratangen kommune til etterretning. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 8. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 17. september 2018 sak 31/18 38/18 Side 5 av 7

9 Kontrollutvalget i Gratangen Sak 37/18 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget hadde mottatt kopi av svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017, som var sendt fra administrasjonssjefen i Gratangen kommune til revisor. Økonomileder Ted Okstad var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i kommunens svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen var også tilstede i møtet, og kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Gratangen kommune 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 38/18 Omstillingsprogrammet SPIRE Ingen I begynnelsen av møtet fikk kontrollutvalgets medlemmer forelagt seg PWC s memo Vurdering av varsling fra arbeidstaker i Gratangen kommune fra kontrollutvalgets leder. Verken sekretariatet eller kontrollutvalgets øvrige medlemmer var blitt gjort kjent med memoet i forkant av møtet, og sekretariatet hadde således ikke fått tilstrekkelig tid til å ta dette inn i saksforberedelsen. Kontrollutvalgets to ordinære medlemmer Nils Sørli og Vigdis Hanssen vurderte kontrollutvalgets leder til å være inhabil i forhold til behandling av saken. Inhabiliteten ble begrunnet med nærstående forhold til involverte personer, jfr. forvaltningsloven 6. På grunn av nye opplysninger i saken ønsket kontrollutvalget å utsette saken. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Saken utsettes til neste møte. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 17. september 2018 sak 31/18 38/18 Side 6 av 7

10 Kontrollutvalget i Gratangen Neste møte ble berammet til torsdag 25. oktober Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:40. Gratangen, 17. september 2018 Terje Flaaten-Stokkan Kontrollutvalgets leder Protokoll kontrollutvalgsmøte Gratangen kommune 17. september 2018 sak 31/18 38/18 Side 7 av 7

11 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 41/18 Sakstittel: Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. Kommuneloven 77, 4. ledd. Revisor vil i den forbindelse være tilstede i møtet og redegjøre for revisjonens planlagte handlinger i forbindelse med revisjon av årsregnskap med mer 2018.

12 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 42/18 Sakstittel: Omstillingsprogrammet SPIRE Ingen Saksopplysninger: Sak 38/18 som omhandlet omstillingsprogrammet SPIRE var tatt inn på sakskartet til møtet 17. september I begynnelsen av møtet fikk kontrollutvalgets medlemmer forelagt seg nye opplysninger til saken fra kontrollutvalgets leder, i form av et eksternt utarbeidet memo. Verken sekretariatet eller kontrollutvalgets øvrige medlemmer var blitt gjort kjent med memoet i forkant av møtet, og hadde således ikke fått tilstrekkelig tid til å ta dette inn i saksforberedelsene. Kontrollutvalgets to ordinære medlemmer Nils Sørli og Vigdis Hanssen vurderte kontrollutvalgets leder til å være inhabil i forhold til behandling av saken. Inhabiliteten ble begrunnet med nærstående forhold til involverte personer, jfr. forvaltningsloven 6. På grunn av nye opplysninger i saken ønsket kontrollutvalget å utsette saken.

13 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 43/18 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i kommunestyret Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget tar en gjennomgang av sakslister og vedtak fra kommunestyremøter, og vurderer om det er noen saker som skal følges opp i kontrollutvalget. Sekretariatet har etter ønske fra kontrollutvalget innhentet fra rådmannen en oppdatert liste over politiske vedtak fattet av kommunestyret, hvor rådmannen også har påført status for hvordan vedtakene er fulgt opp. Vedlegg: Oversikt saker kommunestyret

14

15

16

17

18 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 44/18 Sakstittel: Selskapskontroll Astafjord Vekst AS tilbakemelding fra rådmannen på kommunestyrets vedtak i sak 38/18 Kontrollutvalget tar tilbakemelding fra rådmannen på kommunestyrets vedtak i sak 38/18 til orientering. Saksopplysninger: Rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS ble behandlet i kommunestyret 21. juni 2018 i sak 38/18. Kommunestyret fattet følgende vedtak: «1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september 2018.» Kontrollutvalget har mottatt skriftlig tilbakemelding fra rådmannen, datert 3. oktober Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i tilbakemeldingen fra rådmannen. Vedlegg: Tilbakemelding fra rådmannen på kommunestyrets vedtak i sak 38/18

19 GRATANGEN KOMMUNE 1 av 2 Vår dato Vår referanse / Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Ole Kristian Severinsen, tlf Hålogaland Revisjon AS Att.: Kontrollutvalget, Gratangen kommune ASTAFJORD VEKST AS - OM ANBEFALINGER ETTER SELSKAPSKONTROLL Kommunestyret fattet i møte den sak nr 38/18 slikt vedtak:. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll på Astafjord Vekst AS til orientering.. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene som fremkommer i rapporten.. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 1. september Anbefalingene framgår av sitatet fra rapporten om selskapskontrollen: Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Hålogaland Revisjon AS at; Gratangen kommune vurderer gjennomføring av obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer som en del av folkevalgtopplæringen. Den første opplæringen bør i så fall gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales i denne sammenheng at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for kommunens eierinteresser. Vi viser i denne forbindelse til KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll. Astafjord Vekst AS endrer opplysninger om styret i foretaksregisteret slik at opplysningene til enhver tid er i samsvar med siste generalforsamlingsprotokoll. Selskapets ledelse overholder vedtektenes bestemmelser om tidspunkt for ordinær generalforsamling og behandling av revisors honorar. Rådmannen har gjennomgått anbefalingene og har notert at opplæring i styrearbeid og oppfølging av kommunens eierinteresser i ulike selskap blir en del av folkevalgt opplæringen. Dette vil skje fra kommende periode. For øvrig vil vi oppfordre «våre» styrerepresentanter til å følge opp at selskap følger de til enhver tid gjeldende bestemmelser om frister og krav til rapportering. Med hilsen Gratangen kommune Ole Kristian Severinsen Rådmann Klikk her for å skrive inn tekst. Click or tap here to enter text. Kopi til: Postadresse Besøksadresse Telefon E-post Foretaksregisteret Pb.23 Nergårdveien postmottak@gratangen.kommune.no Org.nr Gratangen Årstein Bankkonto

20 2 av 2 Vår dato Vår referanse / Arnold Paulsen Sentraladministrasjonen, Ted F. Okstad Astafjord vekst AS

21 Gratangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 45/18 Sakstittel: Viltnemnda Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse gjeldende Gratangen kommunes viltnemnd. Henvendelsen drøftes i møtet.