Kontrollutvalget i Ballangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 01/18 11/18 Fra kl.: Til kl.: 08:30 10:50 Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik (leder) Frank Johannesen Olav Steinland Stein Tore Auran (1. vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Kjersti D. Simonsen Jack-Ivan Mikalsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Knut Einar Hanssen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 03/18 07/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope og Thomas Jensen ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte kontaktrevisor Jan-Egil Dørum. 3 av 5 medlemmer møtte. I tillegg møtte fastmøtende 1. vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 19. februar 2018 sak 01/18-11/18 Side 1

2 Sak 01/18 Protokoll fra møte den 20. oktober 2017 Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 20. oktober 2017 tas til Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemelding fra samtlige medlemmer på at protokollen var godkjent. Protokollen ble således ansett som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 20. oktober 2017 tas til Sak 02/18 Revisjonsstrategi - orientering fra revisjonen Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Ballangen kommune. Revisor beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og han svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til Sak 03/18 Overskudd på hytterenovasjon brev fra revisor og svarbrev fra rådmannen Brev fra revisor gjeldende Overskudd på hytterenovasjon, samt svarbrev fra rådmannen, tas til Kontrollutvalget hadde mottatt kopi av brev fra revisor til rådmannen gjeldende Overskudd på hytterenovasjon, samt svarbrev fra rådmannen. Revisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i brevene. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 19. februar 2018 sak 01/18-11/18 Side 2

3 Rådmannen opplyste i møtet at kommunestyret har vedtatt å redusere overskuddet på hytterenovasjon ved å redusere gebyrene i 2018 med 5 %. Brev fra revisor gjeldende Overskudd på hytterenovasjon, samt svarbrev fra rådmannen, tas til Sak 04/18 Svar på revisjonsbrev nr. 9 og revisors vurdering av svarbrevet Rådmannen har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 9, og revisor har vurdert svarbrevet. Av revisors vurdering på svarbrevet fremgår at revisor ønsker mer informasjon om kommunen har fått kontroll på budsjettoverskridelser i enhetene helse og omsorg og teknisk i løpet av regnskapsåret Videre ønsker revisor tilbakemelding på om kommunen nå har en god internkontroll som skal forhindre at det blir gjort vedtak som har økonomisk betydning uten at det blir innarbeidet i budsjettreguleringer. I tillegg ber revisor om hvilke tiltak som er iverksatt for å kunne avlegge årsregnskap og årsberetning innen fristen. Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde overordnet for saksforholdet. Svar på revisjonsbrev nr. 9 og revisors vurdering av svarbrevet tas til Kontrollutvalget ber om at rådmannen besvarer de forhold som etterspørres i revisors vurdering av svarbrevet innen 1. mars Sak 05/18 Lån til Green De-Com AS I kontrollutvalgsmøte 20. oktober 2017, under sak 30/17 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2016 orienteringssak, ble sekretariatet anmodet om å undersøke hvorvidt vilkårene for innvilgelse av ansvarlig lån på kr ,- til selskapet Green De-Com AS var oppfylt før lånets hovedstol ble utbetalt fra kommunen, samt hvorvidt lånet blir betjent i henhold til låneavtalen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 19. februar 2018 sak 01/18-11/18 Side 3

4 Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde for saksforholdet, og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget oppfatter at det ikke er dokumentert at vilkårene for lånet var oppfylt. I så tilfelle vurderer kontrollutvalget at låneavtale ikke skulle vært inngått, og midlene ikke skulle vært utbetalt. For øvrig fremkommer det ved gjennomgang av saksforholdet at begrensninger i beløpsstørrelse for ytelse av lån, jf. vedtektene for næringsfondet, er overskredet. Nedbetalingsplanen for lånet er ikke fulgt, men fondsstyret ved formannskapet har innvilget søknad om betalingsutsettelse på renter og avdrag til Kontrollutvalget har også fått informasjon fra revisjonen at det foretas kontroll av utdelinger fra næringsfondet for Revisor har foreløpig ikke konkludert, men vil vurdere behov for rapportering når konklusjonen foreligger. Kontrollutvalget finner det formålstjenlig å foreta videre undersøkelser vedrørende tildelinger av lån og tilskudd fra næringsfondet i perioden 2016 og Kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på saken, og kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsen fra rådmannen tas til Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente oversikt over samtlige tildelinger av lån og tilskudd fra næringsfondet i 2016 og 2017, samt tilhørende saksdokumentasjon tilknyttet disse tildelingene. Sak 06/18 Innkjøp/anskaffelser i Ballangen kommune I kontrollutvalgets møte 20. oktober 2017 behandlet kontrollutvalget en gjennomgang av innkjøpsrutiner ved anskaffelser i Ballangen kommune, samt en oversikt over avtaleforholdet som foreligger med Innkjøp i Narvik kommune. Kontrollutvalget bemerket da at fremlagte avtale med Narvik kommune hverken var i underskrevet stand eller datert. Kontrollutvalget ønsket tilbakemelding på når avtalen trådte i kraft og hvem som var parter i avtalen. Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde for saksforholdet. Det ble informert om at det ikke foreligger kontrasignert Innkjøpsavtale, men at det var foreslått at avtalen skulle omformuleres til en 28-1 b avtale (Administrativt vertskommunesamarbeid). Dette synes ikke å være fulgt opp. Rådmannen informerte om at det således kan synes usikkert hvorvidt avtalen er effektuert. Rådmannen ber om tid til å få undersøkt forholdet nærmere og eventuelt foreta nødvendige tiltak for å sikre at avtalen er gjeldende. Rådmannen svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 19. februar 2018 sak 01/18-11/18 Side 4

5 Kontrollutvalget fattet følgende Redegjørelsen fra rådmannen tas til Saken følges opp i neste møte. Sak 07/18 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til Sekretariatet hadde etter ønske fra kontrollutvalget oppdatert listen over politiske vedtak fattet av kommunestyret. Rådmannen hadde oppdatert status på hvert av vedtakene, og var tilstede i møtet og orienterte om noen av dem. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til Sak 08/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune tas til Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune tas til Sak 09/18 Selskapskontroll Baleiendom AS Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 19. februar 2018 sak 01/18-11/18 Side 5

6 Sekretariatet redegjorde i kontrollutvalgsmøte 20. oktober 2017 for hvordan en selskapskontroll på Baleiendom AS kunne utføres, og hvem som kunne utføre den, med hensikt på å få satt i bestilling en selskapskontroll. Budsjett for kontroll og tilsyn 2018 ble vedtatt av kommunestyret som innstilt fra kontrollutvalget, og sekretariatet har sendt en forespørsel til KomRev NORD IKS om hvorvidt de hadde anledning til å gjennomføre en eierskapskontroll på Baleiendom AS. KomRev NORD IKS har i sin tilbakemelding medelt at selskapskontrollen vil medføre bruk av mer ressurser enn tidligere antatt. Tilgjengelige ressurser for kontroll og tilsyn 2018 er allerede benyttet og planlagt benyttet til forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det er således ikke tilgjengelig nok ressurser til å sette i bestilling ønsket selskapskontroll. Videre er kontrollutvalget kjent med pågående omorganisering hos selskapets eier Ballangen Energi AS. Kontrollutvalget finner det totalt sett ikke formålstjenlig å sette i bestilling selskapskontroll på Baleiendom AS på nåværende tidspunkt. Kontrollutvalget fattet følgende Selskapskontroll av Baleiendom AS utsettes til begynnelsen av Sak 10/18 Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Ballangen kommune orienteringssak Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Ballangen kommune 2018 tas til Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Kontrollutvalgets leder redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor Ballangen kommune 2018 tas til Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 19. februar 2018 sak 01/18-11/18 Side 6

7 Sak 11/18 Eventuelt Det var ingen saker til behandling under Eventuelt. Møtet ble hevet kl. 10:50. Ballangen, 19. februar 2018 Tore Wiik Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 19. februar 2018 sak 01/18-11/18 Side 7