Kontrollutvalget i Ballangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, Formannskapssalen Fra sak: Til sak: 11/ /2015 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik Jack Ivan Mikalsen Frank Johannesen Kjersti D. Simonsen Stein Tore Auran (leder) (Innkalt som vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Bente Havaas FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte: Per Kristian Arntzen, Ordfører Fra sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Thomas Jensen 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 03_12_15.docx Sak 16/15 til 20/15 Side 1

2 Sak 16/15 Orientering og konstituering/godkjenning av nytt kontrollutvalg Sekretariatet hadde innledningsvis en kort orientering til det nye kontrollutvalget om kontrollutvalgets hensikt og oppgaver. Sekretariatet orienterte også om kommunelovens bestemmelser og tilhørende forskrift. Det ble også diskutert om medlemmene var gyldig valgt og at alle er valgbar til kontrollutvalget etter kommuneloven. Basert på orientering og diskusjon av forholdene ovenfor fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalget i Ballangen for perioden anses med dette som konstituert. Kontrollutvalget tar orienteringen fra sekretariatet til orientering. Sak 17/15 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 21. oktober Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Protokollen var forhåndsgodkjent av det forrige kontrollutvalget. Det nye kontrollutvalget tok likevel en gjennomgang av protokollen for å få en oversikt over hvilke saker som ble behandlet og for å få en statusoppdatering på disse. Ved gjennomgang av protokollen ble kontrollutvalget enige om at man til neste møte skal be om en orientering fra rådmann til nytt kontrollutvalg om organiseringen i kommunen og oppdatert organisasjonskart. Ved gjennomgang av protokollen orienterte sekretariatet om rådmannens skriftlige tilsvar på kontrollutvalgets vedtak i sak 13/15. Rådmannen viser her til kommunens tilsvar i brev av hvor sivilombudsmannen blir orientert om Ballangen kommunes praktisering av innsynsbegjæringer. Kontrollutvalget ønsket å få fremlagt dette brevet og forvaltningsrapporter fra forrige periode med etterfølgende vedtak i kommunestyret. Av protokollen ba kontrollutvalget om at saken om eiendomstaksering som ble behandlet i sak 15/15 tas opp som egen sak i neste møte. Kontrollutvalget fattet så slikt Protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 21. oktober 2015 var forhåndsgodkjent av forrige kontrollutvalg, kontrollutvalget tar dette til orientering. Kontrollutvalget ber i neste møte om en orientering fra rådmann om organiseringen i kommunen og oppdatert organisasjonskart. Kontrollutvalget ber sekretariatet fremskaffe kommunens tilsvar til sivilombudsmannen av og forvaltningsrapporter med kommunestyrets vedtak fra forrige periode. Sak om eiendomstaksering som ble tatt opp i kontrollutvalgets sak 15/15 tas opp som egen sak i neste kontrollutvalgsmøte. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 03_12_15.docx Sak 16/15 til 20/15 Side 2

3 Sak 18/15 Orientering fra revisjonen Thomas Jensen fra revisjonen hadde en generell orientering til kontrollutvalget om hvilken rolle revisor har og hva deres oppdrag til Ballangen kommune går ut på. Det ble i tillegg svart på spørsmål fra kontrollutvalget som ble tilfredsstillende besvart. Etter orienteringen fattet kontrollutvalget slikt Orienteringen fra revisjonen tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 19/15 Revisjonsbrev Kommunens svar på revisjonsbrev nr. 8 Revisjonens vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 8 Kommunens svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet for Ovennevnte brev ble gjennomgått av sekretariatet i møtet og det ble fattet slikt Svar på revisjonsbrev nr.8, revisjonens vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 8 og kommunens svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet for 2014 tas til etterretning. Enstemmig vedtak Sak 20/15 Eventuelt/orienteringssaker Orientering fra Ordfører Ordfører var tilstede i slutten av møtet og hadde en kort orientering og dialog med kontrollutvalget. Kontrollutvalgets leder lurte på om ordfører viste om det er noen forhold som kontrollutvalget bør ha kjennskap til eller se nærmere på. Tilbakemeldingen var at han har vært for kort tid i jobben til å ha fått oversikt om det foreligger noen slike saker. Ordfører orienterte om at kommunen var kommet med i et robek-nettverk sammen med tre andre kommuner. Dette er et prosjekt over to år med hyppig oppfølging og rapportering hvor det skal jobbes med tiltak for å komme seg ut av robek lista. I arbeidet i nettverket skal Ballangen kommune ha et tett samarbeid med Flakstad kommune. Ordfører orienterte også på generelt grunnlag at han ønsket å være tilstede på så mange kontrollutvalgsmøter som mulig og at han ønsket å ha en åpen og ryddig linje i forhold til kontrollutvalget og at han var opptatt av at kontrollutvalget ikke skulle være noen arena for omkamp av saker fra kommunestyret. Sekretariatet fikk en oversikt over ordførers møteplan for 1. halvdel av 2016 som kontrollutvalget kan brukes ved fastsetting av kontrollutvalgets møteplan for Etter orientering fra ordfører fattet kontrollutvalget slikt Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 03_12_15.docx Sak 16/15 til 20/15 Side 3

4 Orienteringen fra Ordfører tas til orientering. Enstemmig Vedtak Revisors uavhengighetserklæring for regnskapsrevisjon Brevet ble gjennomgått i møtet og kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar erklæringene til etterretning. Revisors engasjementsbrev for Ballangen kommune Engasjementsbrevet ble grundig gjennomgått av revisor og kontrollutvalget fatte slikt Engasjementsbrevet tas til etterretning. Budsjett Kontrollutvalget diskuterte budsjett for kontrollutvalg og generelt budsjett for tilsyn og kontroll uten at det ble vedtatt noe konkret. Kontrollutvalget diskuterte også møteplan og var enige om at et fornuftig aktivitetsnivå ville være 4-6 møter i året. Kontrollutvalget ønsket at sekretariatet skulle utarbeide et forslag til møteplan til neste møte. Kontrollutvalget ble enige om å legge neste møte til månedsskiftet jan/feb 2016, og at kontrollutvalgsleder tar kontakt med sekretariatet i midten av januar 2016 og avtaler konkret tidspunkt. Kontrollutvalget fattet så slikt Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til møteplan for 2016 til neste møte. Neste møte planlegges månedsskiftet jan/feb 2016 Enstemmig Vedtak Rutiner for innkalling til kontrollutvalget. Kjersti Simonsen tok opp rutiner rundt innkalling og etterspurte innkalling på papir. Sekretariatet bekreftet at innkalling til dette møtet kun er sendt elektronisk. Kontrollutvalget diskuterte hvordan man skulle legge opp rutiner rundt innkalling for ettertiden og ble enige om at det er tilstrekkelig å sende ut elektronisk men at det da også sendes til servicetorget. Medlemmer som da ønsker innkalling på papir kan gå til servicetorget og be om dette. Kontrollutvalget var også enig om at innkalling også skal sendes fast til 1. vararepresentant. Sekretariatet er skeptisk til å sende hele innkallingen direkte til servicetorget av hensyn til at det kan fremkomme Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 03_12_15.docx Sak 16/15 til 20/15 Side 4

5 sensitive opplysninger i innkallingen som ikke bør være offentlig tilgjengelig før de er behandlet i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets leder mente at innkalling en uke i forveien måtte være minimum, men ellers så tidlig som mulig. På bakgrunn av diskusjonen ovenfor fattet kontrollutvalget følgende Innkalling sendes ut kun elektronisk Innkalling sendes fast til 1. vararepresentant. Innkalling på papir kan ved behov bestilles fra sekretariatet. Innkalling sendes ut minimum en uke før møtet men ellers så tidlig som mulig. Enstemmig vedtak Kurs og konferanser Sekretariatet orienterte om kontrollutvalgskonferansen som skal være på Gardermoen i februar. Kontrollutvalget var klar på at de ikke ønsket å delta på en slik stor konferanse. Sekretariatet orienterte at det er planer om å få til et felles kurs for kontrollutvalgene Ofotregionen i begynnelsen av Kontrollutvalget var enig i at det heller var ønskelig å delta på et slikt dagskurs i Narvik. Kontrollutvalget fattet så slikt Kontrollutvalget ønsker ikke å delta på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen i februar Kontrollutvalget ønsker å delta på et lokalt kurs for kontrollutvalgene i Narvik i begynnelsen av Oppfølging av saker fra kommunestyret Kjersti Simonsen tok opp rutiner for oppfølging av saker fra kommunestyret. I tidligere periode var det en rutine for at kontrollutvalget gjennomgikk protokoll for saker som har vært oppe i kommunestyret siden siste kontrollutvalgsmøte hvor kontrollutvalget vurderte om det var noen saker det var ønskelig å se nærmere på. Sekretariatet orienterte at de for noen kommuner har begynt å lage liste over alle saker fra kommunestyret hvor man har oversikt over saksbehandler og status på vedtak. Kontrollutvalget var enig i at man ønsker å innføre en tilsvarende løsning i Ballangen og ba sekretariatet ordne med dette i egen sak til neste møte. Kontrollutvalget fattet så slikt Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 03_12_15.docx Sak 16/15 til 20/15 Side 5

6 Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide en liste over alle saker som er behandlet i kommunestyret fra og status på vedtak og behandle dette som en egen sak i neste møte. Møtet ble etter dette hevet. Ballangen, 8. desember 2015 Tore Wiik Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Ballangen 03_12_15.docx Sak 16/15 til 20/15 Side 6