Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: Formannskapssalen. Fra kl.: Til kl.:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, Formannskapssalen Fra sak: Til sak: 22/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 13:40 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: Økonomimedarbeider Idar Kintel var inne i møtet under behandling av sak 27/16 Budsjett 2017 kontrollutvalget. 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble gjennomgått og godkjent. Budsjettsak ble tatt inn på sakslisten under eventuelt. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 1

2 Sak 22/16 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 17. juni 2016 Protokoll godkjennes. Protokoll fra møte 17. juni 2016 ble gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll fra møte 17. juni 2016 ble godkjent. Sak 23/16 Bedriftskompetanse Ingen Notat fra rådmannen med tilhørende vedlegg, datert , ble gjennomgått i møtet, og det ble fattet slikt Kontrollutvalget tar notatet fra rådmannen til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at oppdrag utført av Bedriftskompetanse er utført i henhold til avtaler, til tross for manglende etterprøvbarhet i form av skriftlige avtaler. Kontrollutvalget synes det er beklagelig at det ikke ser ut til å foreligge skriftlige avtaler mellom kommunen og Bedriftskompetanse for vesentlige leveranser. Sak 24/16 Kommunestyremøte 22. juni 2016, sakspapirer og protokoll Kontrollutvalget gjennomgikk saksdokumenter og protokoll fra kommunestyremøte Kontrollutvalget diskuterte inngående sak 43/16, og stiller spørsmålstegn til lovligheten av kommunestyrets behandling og vedtak i saken, og fattet så slikt Kontrollutvalget ønsker fylkesmannens vurdering av lovligheten i kommunestyrets saksbehandling og vedtak i sak 43/16. Sekretariatet forbereder forespørsel til fylkesmannen. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 2

3 Sak 25/16 Overordnet analyse Orientering om arbeidet med overordnet analyse tas til orientering. Kontrollutvalget søker kommunestyre om midler for gjennomføring av analysen. Sekretariatet redegjorde gjennom en Powerpoint-presentasjon for kravene til overordnet analyse, og regelverket rundt en slik analyse ble drøftet. Kontrollutvalget diskuterte hvordan en slik analyse kan utføres i praksis. Sekretariatet ble av kontrollutvalget anmodet om å bistå med denne oppgaven. Sekretariatet orienterte om at dette vil bli gjennomført som en tilleggsoppgave til det ordinære sekretariatarbeidet, og inngår følgelig ikke i ordinært honorar. Oppgaven med en slik analyse er lovpålagt. Sekretariat anslår et timeforbruk i størrelsesorden timer for å få utført analysen. Målsetningen er å få ferdigstilt en overordnet analyse i løpet av høsten Sekretariatet er allerede i gang med å utarbeide overordnet analyse for Tysfjord kommune, og kontrollutvalget fattet så slikt Orientering om arbeidet med overordnet analyse tas til orientering. Kontrollutvalget forutsetter at det er midler tilgjengelig i kommunen for gjennomføring av denne lovpålagte oppgaven, og ber kommunestyret om midler for gjennomføring av analysen, i form av regulert budsjett for kontroll- og tilsynsoppgaver for Sekretariatet fortsetter sitt arbeid med utarbeidelse av overordnet analyse for Tysfjord kommune for å kunne ferdigstille sitt arbeid innenfor lovens tidsramme. Sak 26/16 Saksbehandling driftsutvalget Ingen En oppgave som tilligger kontrollutvalget er å kontrollere at kommunen har tilfredsstillende systemer og rutiner for en forsvarlig forvaltning av kommunen. Kontrollutvalgets leder meldte sommeren 2016 inn en sak vedrørende driftsutvalgets saksbehandling for behandling i neste kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalgets leder henviste til protokoll fra møte i driftsutvalget 17. juni 2016, hvor hun uttrykte bekymring over utvalgets saksbehandling, og ønsket at sekretariatet iverksatte en forberedende gjennomgang av driftsutvalgets saksbehandlingspraksis til neste kontrollutvalgsmøte. En slik gjennomgang ble påbegynt, men underveis i arbeidet ble kontrollutvalget i form av protokoll fra formannskapets møte gjort Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 3

4 oppmerksomme på at også fylkesmannen har uttrykt bekymring for Tysfjord kommunes saksbehandling og vedtak gjort i driftsutvalget. Herunder skal visstnok flere vedtak i saker ha blitt omgjort av fylkesmannen. Kontrollutvalget ønsker i første omgang å få tilgang til fylkesmannens vurderinger og eventuelle irettesettelser i saken, for å unngå eventuelt dobbeltarbeid. Kontrollutvalget kan ikke finne korrespondanse fra fylkesmannen i sakens anledning i kommunens postjournal. Kontrollutvalget fattet så slikt Kontrollutvalget ber administrasjonen oversende kopi av alle brev mottatt fra fylkesmannen i 2016 som omhandler driftsutvalget, herunder fylkesmannens omgjøring av vedtak. Sak 27/16 Eventuelt/orienteringssaker Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 Revisjonens oppsummeringsbrev etter revisjon av lønnsområdet, Selvkost og Stetindhallen Tysfjord for 2015 tas til orientering. Oppsummering etter revisjon av lønnsområdet i 2015, Tysfjord kommune Oppsummering etter revisjon av regnskapet for 2015 Selvkost Oppsummering etter revisjon av regnskapet for 2015, Stetindhallen Tysfjord KF. Brevene ble gjennomgått og kommentert, og kontrollutvalget fattet slikt Revisjonens oppsummeringsbrev etter revisjon av lønnsområdet, Selvkost og Stetindhallen Tysfjord KF for 2015 tas til orientering. Kontrollutvalget følger opp at brevene blir tilfredsstillende besvart i henhold til revisors anmodninger. Enstemmig vedtatt Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 4

5 Budsjett Kontrollutvalget i Tysfjord Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslag til regulert budsjett for 2016 på kr ,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for Kontrollutvalget har behandlet forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsyn 2016 jf kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariattjenester og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene man kjøper tjenester fra. Økonomimedarbeider Idar Kintel var inne i møtet og opplyste om regnskapsførte kostnader for kontroll- og tilsynsoppgaver i de foregående år. Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2017 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslag til regulert budsjett for 2016 på kr ,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for Enstemmig vedtatt Møtet ble hevet kl Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 5

6 Kjøpsvik, 27. september Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 08_09_2016 sak 22/16 27/16 Side 6