Protokoll. Kontrollutvalget i Tysfjord FRA: MØTESTED: MØTEDATO: formannskapssalen Fra sak: Til sak: 12/ /2014. Fra kl.: Til kl.

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 4. desember 2014 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 12/ /2014 Fra kl.: Til kl.: :00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Kurt Solstrøm Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Thomas Jensen 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord sak 12/14 19/14 Side 1

2 Sak 12/14 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober 2014 Protokoll fra møte 24. oktober 2014 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll fra møte 24. oktober 2014 ble godkjent. Sak 13/14 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter i Tysfjord kommune, del II. Godkjenning av prosjektskisse og igangsetting av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget diskuterte innholdet i den overordnede prosjektskissen fra KomRev NORD IKS, herunder revisjonens antydning av tidsforbruk. Kontrollutvalget stiller seg spørrende til et tidsforbruk på hele 350 timer og ba sekretariatet følge opp tidsforbruket i arbeidet. Videre diskuterte kontrollutvalget enkelte formuleringer i prosjektskissen og påpekte at det må fremkomme konkret hvilke prosjekter som skal inngå i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Etter diskusjonene ble det fattet følgende Kontrollutvalget slutter seg til den overordnede prosjektskissen fra KomRev NORD IKS om «Økonomisk gjennomgang prosjekter» og vil med nedenstående presiseringer be om at prosjektet iverksettes. Presiseringer: Forvaltningsrevisjonsprosjektet skal omfatte Tysfjords investeringsprosjekter i o Rehabilitering Kjøpsvik og Drag skole o Fotballbaner/kunstgressbaner alle o Ambulansestasjon Kjøpsvik Kontrollutvalget ønsker løpende statusrapporteringer om fremdrift i arbeidet, særlig ved problemer i kommunikasjon med kommunen. Sak 14/14 Stetindhallen prosjektregnskap investering og regnskap Stetindhallen KF negativ revisjonsberetning. Det vises til kontrollutvalgets sak 04/14 vedrørende Stetindhallen. Økonomileder Mari Hegge og rådmann Konrad Sætra orienterte om status for avleggelse av så vel investeringsregnskap som årsregnskap Slik orientering ble også gitt i møte 24. oktober Kontrollutvalget diskuterte særlig det forhold at forsinkelsen av investeringsregnskapet medfører forsinkelse av utbetaling i størrelsesorden mnok 0,5 i utestående tilskudd fra Nordland Fylkeskommune/spillemidler. Årsregnskapet for 2013 er tilnærmet ferdig, men det gjenstår noen mindre forhold knyttet til regnskapshonorar og noteopplysninger. I følge økonomileder vil regnskapet kunne avlegges innen kort tid, forutsatt avklaring av forholdene knyttet til noteopplysninger til regnskapet. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord sak 12/14 19/14 Side 2

3 Rådmann redegjorde også for sitt syn på problemene Stetindhallen KF medfører for kommunen Kontrollutvalget fattet deretter slikt: Kontrollutvalget ønsker å overbringe sine bekymringer og vil derfor sende saken over til kommunestyret: Kontrollutvalget stiller seg kritisk til håndteringer av etabelringen og drift av Stetindhallen KF i forhold til konkretisering av inngåtte avtaler, ferdigstillelse av så vel prosjektregnskap som driftsregnskap for 2012/2013, og organisering av oppgaver som påhviler Stetindhallen KF. Konkret oppfatter kontrollutvalget at arbeidsoppgavene mellom kommunen og KF et er uklare og etter kontrollutvalgets oppfatning uavklarte. Videre synes det uklart hvilke konsekvenser disse forholdene får for budsjetteringen av så vel kommuneregnskapet som KF et. Kontrollutvalget vil derfor overfor kommunestyret fremme følgende INNSTILLING: - Kommunestyret ber seg forelagt vedtekter og avtaleverk for Stetindhallen KF og ber om en redegjørelse fra selskapets styre om status og videre drift av Stetindhallen KF. - Videre ber kommunestyret om en redegjørelse fra kommunens administrasjonen for hvilke konsekvenser etableringen og drift av Stetindhallen KF har for kommunen, herunder innlemmelse av KF et i kommunens budsjett på inntekts og utgiftssiden. Enstemmig vedtatt Sak 15/14 Oppfølging vedtak i KU-sak 07/14 Bilagskontroll Stetindhallen og Drag Vannverk. Kontrollutvalget har mottatt engasjementsbrev fra KomRev NORD IKS om utførelse av bilagskontroll for Stetindhallen og Drag Vannverk. Sekretariatet og revisjonen orienterte om den videre prosessen og skisserte forsiktig fremdriftsplan. Etter en diskusjon i kontrollutvalget ble det fattet slikt Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering og forutsetter at arbeidet fra revisjonen ferdigstilles innen utgangen av januar Sak 16/14 Oppfølging vedtak i KU-sak 11/14 info vedr. anbudskonkurranse? Rådmannen redegjorde for hvordan prosessen rundt salget av sykehjemmet TSA samt utbygging av 14 leiligheter i Kjøpsvik til bestemte formål, jfr. kommunestyresak 55/13 er gjennomført og at det i forbindelse med Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord sak 12/14 19/14 Side 3

4 anbudsrunden utlyst på Doffin i hht lov om offentlige anskaffelser kom inn ett bud, og dette budet ble antatt. Det er inngått kontrakt om byggen av boligenhetene. Skjøte på overdragelsen av sykehjemmet vil inngås i løpet av kort tid. Kontrollutvalget fattet etter dette slikt Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering og ber sekretariatet gi tilbakemelding til Firma John O. Pedersen om kontrollutvalgets behandling. Sak 17/14 Selskapskontroll Status HRS, andre aktuelle? Sekretariatet orienterte om at prosjektet i hht informasjon fra K-Sekretariatet er vedtatt gjennomført i regi av Harstad kommune. Bestilling er sendt i oktober. Videre diskuterte kontrollutvalget plan for selskapskontroll for perioden Kontrollutvalget diskuterte hvorvidt kommunen har eierinteresser som det anses formålstjenlig å foreta detaljerte kontroller av. Kontrollutvalget fattet slikt - Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. - Kontrollutvalget viser til foreliggende plan for selskapskontroll og ber sekretariatet henvende seg til kommunens administrasjon med forespørsel om hvilke rutiner kommunen har for håndtering og oppfølging av kommunens investeringer. Sak 18/14 Forvaltningsrevisjon; barnevern Hamarøy/Tysfjord? Kontrollutvalget er blitt kjent med at det nå foreligger en rapport utarbeidet på vegne av Hamarøy kommune om felles tjeneste for barnevern for Hamarøy og Tysfjord kommune. Kontrollutvalget i Tysfjord er ikke part i det arbeidet som er utført, men ønsker å gå gjennom rapporten for vurdering om det kan foreligge forhold som ønskes ytterligere belyst av kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet deretter slikt Kontrollutvalget ber sekretariatet innhente forvaltningsrevisjonsrapporten for Barneverntjenesten i vertskommunesamarbeid utarbeidet for Hamarøy Kommune. Enstemmig vedtatt. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord sak 12/14 19/14 Side 4

5 Sak 19/14 Eventuelt/orienteringssaker. - Orientering av oppfølging revisjonsbrev Kontrollutvalget gjennomgikk svarbrev fra kommunens administrasjon på revisjonens nummererte brev nr. 12 og 13 i forbindelse med regnskapsavleggelsen for 2013-regnskapet. Kontrollutvalget diskuterte ulike elementer i kommunens tilsvar og etter en grundig diskusjon ble det fattet slikt Kontrollutvalget ber sekretariatet ta kontakt med KomRev NORD IKS og be revisjonen gi tilsvar til administrasjonens tilbakemelding på de aktuelle brevene. Kontrollutvalget avventer videre behandling av forholdene til revisjonen har gjort sine vurderinger. - Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget avvikling av samarbeid med Hålogaland Revisjon AS og midlertidig videreføring av avtale med ELU Consult AS. Kontrollutvalget ble gjort kjent med at Hålogaland Revisjon AS gjennom brev av 11. november 2014 har sendt melding til Tysfjord kommune med oppsigelse av sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget samt at det fra administrasjonen på vegne av kommunen gjennom mail fra rådmann av er akseptert at det fra årsskiftet til det foreligger ny avtale inngått for sekretariatsfunksjonen inngås midlertidig avtale med ELU Consult AS, eid av Espen Lund, om utøvelse av sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget i Tysfjord. Kontrollutvalget tar til etterretning at avtalen med Hålogaland Revisjon AS opphører fra og at det er inngått midlertidig avtale med ELU Consult AS om utførelse av sekretariatstjenester for Tysfjord kommunes kontrollutvalg, jfr. mail fra rådmann av Kontrollutvalget forholder seg til ELU Consult AS som sekretariat inntil ny avtale om sekretariatsfunksjonen foreligger. Enstemmig vedtatt. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 24. oktober 2014 Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord sak 12/14 19/14 Side 5