Kontrollutvalget i Salangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset Fra sak: Til sak: 02/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 12:45 Følgende medlemmer møtte: Svein Ivar Strømseth Jimmy Treland IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ivar B. Prestbakmo MELDT FORFALL: Jarle Adolfsen Hanna Sandvold FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Tore Aleksander Hanssen Thomas Jensen ANDRE: 2 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent. For fremtiden ønsker medlemmene at det sendes sms-varsel om at innkalling til kontrollutvalgets møter er oversendt pr epost. Sak 02/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 29. januar 2016 Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått og det ble fattet slikt

2 Protokoll fra møte i Salangen kontrollutvalg den 29. januar 2016 godkjennes. Sak 03/16 Avtale sekretariatsfunksjon Hålogaland Revisjon AS Sekretariatet orienterte kontrollutvalget kort om innholdet i avtale om sekretariatsfunksjonen og om sekretariatets rolle. På bakgrunn av ovenstående ble det fattet følgende Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Sak 04/16 Revisjonsberetning 2015 negativ beretning Revisjonen har avgitt ei negativ revisjonsberetning datert Administrasjonssjefen har på dette tidspunkt ikke avgitt et fullstendig årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2015 innen den frist som følger av regnskapsforskriften. Revisjonen har av den grunn ikke vært i stand til å utføre revisjonen innen fristen for å avgi revisjonsberetning 15. april. Kontrollutvalgslederen gjennomgikk innholdet i negativ revisjonsberetning. Utvalget syns det er beklagelig at administrasjonen ikke har avgitt fullstendig årsregnskap og årsberetning innen fristen som fremgår av forskriften. Kontrollutvalget er orientert fra oppdragsansvarlig revisor om at forventet ferdigstillelse av regnskap vil være innen utgangen av april. På bakgrunn av ovenstående ble det fattet følgende Redegjørelsen fra kontrollutvalgslederen tas til orientering. Kontrollutvalget mener det er beklagelig at administrasjonen ikke overholder lovens krav til tidspunkt for avleggelse av kommunens årsregnskap. Sak 05/16 Eventuelt, herunder; - Møteplan 2016 Utvalget ønsket ikke på nåværende tidspunkt å fastsette noen møteplan for 2016, men berammet neste møte til mandag 9. mai. Dette under forutsetning av at revisor har avgitt revisjonsberetning til da. Det ble videre bestemt at møteinnkallinger gjøres pr e-post, og at innkallinger også sendes til ordfører og rådmann. Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen 25_04_2016 sak 02/16 05/16 Side 2 av 5

3 Neste møte berammes kl på kommunehuset i Salangen, under forutsetning av at revisor har avgitt revisjonsberetning innen utgangen av april. - Sekretariatet gir kort redegjørelse for kravene til overordnet analyse Sekretariatet redegjorde gjennom en Powerpoint-presentasjon for kravene til overordnet analyse, og regelverket rundt en slik analyse ble drøftet. Kontrollutvalget diskuterte hvordan en slik analyse kan utføres i praksis. Dette kan være en omfattende oppgave, og kontrollutvalget ønsket å komme i gang med å utarbeide overordnet analyse. Målsetningen er å få ferdigstilt en overordnet analyse i løpet av høsten Redegjørelsen rundt regelverket for overordnet analyse tas til orientering. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å gå i gang med å lage en disposisjon og forberedende arbeid som legges til grunn for utarbeidelse av overordnet analyse. - Synlighet Kontrollutvalgslederen ytret ønske om at kontrollutvalget skulle være mer synlig. Han ønsket at det skulle være mulig å lese litt om kontrollutvalget på kommunens hjemmeside. Eksempelvis litt om hva kontrollutvalget er og hvilke oppgaver organet har. Utvalgslederen ønsket også at det skulle være mulig å finne frem til både møtedatoer, innkallinger og protokoller på kommunens hjemmeside. Sekretariatet redegjorde for praksis med offentliggjøring av innkalling og protokoller på sekretariatets hjemmeside, og at det praktisk kan legges en link til denne siden på kommunens hjemmeside. Sekretariatet lager til neste møte et utkast til beskrivelse av kontrollutvalgets funksjon og oppgaver for presentasjon på kommunens hjemmeside. Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen 25_04_2016 sak 02/16 05/16 Side 3 av 5

4 - Uavhengighetserklæring fra forvaltningsrevisor I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har følgelig avgitt uavhengighetserklæring datert Kontrollutvalgets leder redegjorde kort for innholdet i uavhengighetserklæringen. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringen til etterretning. - Retningslinjer for kontrollutvalget i Salangen kommune Kontrollutvalgslederen har, med utgangspunkt i lov, laget et notat «Retningslinjer for kontrollutvalget i Salangen kommune». Utvalgslederen redegjorde kort for innholdet i notatet, og det ble diskutert om hvorvidt det skulle sendes til kommunestyret for å vedtas der. Utvalget kom fram til at notatet ikke skulle vedtas i kommunestyret, men heller være til veiledende bruk internt i utvalget. Notatet forblir til veiledende bruk internt i utvalget. - Status forvaltningsrevisjonsprosjekt Utbygging av Salangen skole Sekretariatet har innhentet status på forvaltningsrevisjonsprosjektet, i form av en epost fra forvaltningsrevisoren. Sekretariatet redegjorde kort for status i prosjektet. Redegjørelsen tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen 25_04_2016 sak 02/16 05/16 Side 4 av 5

5 Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:45. Salangen, 25. april 2016 Svein Ivar Strømseth Leder kontrollutvalget i Salangen Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen 25_04_2016 sak 02/16 05/16 Side 5 av 5