MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RØROS KOMMUNE

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I RØROS KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Tirsdag KL.: 15:00 STED: 1. etg., Rådhuset SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 17/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling 18/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra /2015 Årsregnskap 2014 Røros kommune 20/2015 Informasjon om kulturminneforvaltningen i Røros kommune 21/2015 Eventuelt Det vil bli enkel servering under møtet. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuell inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren. Dette uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Mandag 04. mai 2015 Ola Sandnes leder i Kontrollutvalget Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS Kopi er sendt: Ordfører, Revisor, ekspedisjonen til offentlig gjennomsyn. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf e-post: [email protected]

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 17/15 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 17/2015

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/15 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Det er ikke foretatt endringer. Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 18/2015

4 Røros kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: 1. etg. Rådhuset Møtedato: Tirsdag 24. mars 2015 Tid: Kl. 14:00 Saknr.: Til stede på møtet: Medlemmer: Ola Sandnes John Helge Andersen Bjørnar Ingebrigtsvoll Elisabeth Tamnes Forfall: Åse Berg Varamedlemmer: Willy Aune Merknad: Sak 11-12/15 ble behandlet til slutt. Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Svein Magne Evavold Fra administrasjonen: Rådmann Jon Ola Kroken sak 11-12/15 Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Røros, 24. mars 2015 Kontrollutvalg Fjell IKS Torill Bakken Neste ordinære møte: Tirsdag 12. mai 2015 kl. 15:00 Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 4

5 09/2015 Godkjenning av saksliste og innkalling Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Sak 11/15 og 12/15 behandles til slutt. Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 10/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sekretariatets forslag vedtas. Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 11/2015 Ubrukte lånemidler i Røros kommune Kontrollutvalget tar revisors notat til etterretning. Revisors notat av 6. februar 2015 angående ubrukte lånemidler oversendes kommunestyret til informasjon. Revisor gikk igjennom notatet og svarte på spørsmål fra utvalget. Rådmannen var også til stede under behandlingen og svarte på spørsmål fra utvalget. Nytt forslag til vedtak ble framsatt og vedtatt: Revisors notat av 6. februar 2015 angående ubrukte lånemidler oversendes kommunestyret. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 4

6 Kontrollutvalget tar revisors notat til etterretning. Revisors notat av 6. februar 2015 angående ubrukte lånemidler oversendes kommunestyret. 12/2015 Nummerert brev nr. 18 Årsregnskapet for 2014 Nummerert brev nr. 18 tas til etterretning. Revisor følger opp saken. Administrasjonen har sendt svarbrev til revisjonen. Dette ble utdelt under behandling av saken. Revisor supplerte med muntlig informasjon. Rådmann var også tilstede under behandlingen og informerte utvalget om det videre arbeidet med avleggelse av kommunens regnskap for Nummerert brev nr. 18 tas til etterretning. Revisor følger opp saken. 13/2015 Prosjektbeskrivelse Enkeltvedtak etter forvaltningsloven Kontrollutvalget godkjenner prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet "Enkeltvedtak etter forvaltningsloven i Røros kommune slik den foreligger. Utvalget diskuterte prosjektbeskrivelsen og revisor svarte på spørsmål. Utvalget foreslo en ny problemstilling: "Er eventuelle klagesaker tatt til følge?" Revisor noterer seg dette, og føyer dette til problemstilling nr. 4. Kontrollutvalget godkjenner prosjektbeskrivelsen av forvaltningsprosjektet "Enkeltvedtak etter forvaltningsloven i Røros kommune med endringer foreslått i møtet. 14/2015 Kontrollrapport skatt 2014 Kontrollrapporten tas til orientering og oversendes Røros kommunestyre til informasjon. Utvalget diskuterte saken. Sekretariatets forslag vedtas. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 4

7 Kontrollrapporten tas til orientering og oversendes Røros kommunestyre til informasjon. 15/2015 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Utvalgsmedlemmer tar kontakt med sekretariatet før 10. april dersom de ønsker å delta på FKT-konferansen. Sakene tas til orientering. 16/2015 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Ingen saker til behandling. Kontrollutvalget i Røros kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 4

8 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/15 Kontrollutvalget Formannskapet Kommunestyret Årsregnskapet 2014 Røros kommune Rådmannen er innkalt til møtet for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: 1. Regnskap for Røros kommune 2014 (Utsendt direkte fra kommunen) 2. Årsberetning for Røros kommune (Utsendt direkte fra kommunen) 3. Revisjonsberetning for 2014, av 17.april Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for år Saksframlegg: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet som beskrevet i avsnittet ovenfor. Normalberetning avgis når revisor har utført revisjonen i henhold til god kommunal revisjonsskikk uten å ha avdekket vesentlige feil eller mangler i det fremlagte årsregnskapet og revisor ikke finner grunn til å presisere spesielle forhold. Det vil være følgende 4 avvik fra normalberetning (med stigende alvorlighetsgrad ): - Beretning med presisering - Beretning med forbehold - Beretning med negativ uttalelse om årsoppgjøret - Beretning som konkluderer med at revisor ikke kan uttale seg om regnskapet Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 19/2015

9 MØTEBOK Avleggelse av årsregnskapet for 2014: Regnskapet for Røros kommune ble avlagt første gang for revisjon 17.februar Revisjonen avdekket betydelige feil, mangler og uklarheter og ba i nummerert brev nr. 18 om at det ble foretatt korreksjoner, eventuelt gitt forklaringer til regnskapet. Revisor ba videre kommunen om å avgi nytt regnskap. Endelig fullstendig regnskap og årsberetning ble avgitt den 17. april Revisjonsberetningen for 2014: Det ble avgitt revisjonsberetning den i henhold til forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner, 5. Revisjonsberetningen er avgitt med to forbehold om budsjett: Driftsregnskapet viser vesentlig merforbruk i forhold til regulert budsjett for Oppvekstetaten med kr og helse- og sosialetaten med kr Investeringsregnskapet viser vesentlig merforbruk i forhold til regulert budsjett for prosjektene beredskapsbil kr , prosjekt paviljong kr , flyktningebolig kr og branntetting sykehjem kr Revisjonsberetningen er avgitt med forbehold om årsberetningen: Det er ikke redegjort tilstrekkelig for avvikene i investeringsregnskapet, slik forskrift om årsregnskap og årsberetning krever. Røros kommunes årsregnskap for 2014 viser kr til fordeling drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr Reelt merforbruk i 2013 var kr Saksvurdering: Sekretariatet mener at forbeholdene i beretningen bør omtales spesielt i uttalelsen fra kontrollutvalget. Sekretariatet mener utvalget kan tilrå at regnskapet godkjennes. Dersom gjennomgangen i møtet ikke frembringer nye opplysninger kan det gis uttalelse på bakgrunn av utkastet, med eventuelle endringer foretatt i møtet. Sekretariatet har følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 12. mai 2015 behandlet Røros kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om regnskapet under behandlingen i kontrollutvalget. Røros kommunes årsregnskap for 2014 viser kr til fordeling drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 19/2015

10 MØTEBOK Kontrollutvalget har merket seg følgende forhold: Revisjonsberetningen er avgitt med to forbehold om budsjett: - Driftsregnskapet viser vesentlig merforbruk i forhold til regulert budsjett for Oppvekstetaten med kr og helse- og sosialetaten med kr Investeringsregnskapet viser vesentlig merforbruk i forhold til regulert budsjett for prosjektene beredskapsbil kr , prosjekt paviljong kr , flyktningebolig kr og branntetting sykehjem kr Revisjonsberetningen er avgitt med forbehold om årsberetningen: - Det er ikke redegjort tilstrekkelig for avvikene i investeringsregnskapet, slik forskrift om årsregnskap og årsberetning krever. Kontrollutvalget mener at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Røros kommunes årsregnskap for 2014 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 19/2015

11

12

13 Til Kommunestyret i Røros kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Røros kommunes årsregnskap for 2014 Kontrollutvalget har i møte 12. mai 2015 behandlet Røros kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om regnskapet under behandlingen i kontrollutvalget. Røros kommunes årsregnskap for 2014 viser kr til fordeling drift, og et regnskapsmessig merforbruk på kr Kontrollutvalget har merket seg følgende forhold: Revisjonsberetningen er avgitt med to forbehold om budsjett: - Driftsregnskapet viser vesentlig merforbruk i forhold til regulert budsjett for Oppvekstetaten med kr og helse- og sosialetaten med kr Investeringsregnskapet viser vesentlig merforbruk i forhold til regulert budsjett for prosjektene beredskapsbil kr , prosjekt paviljong kr , flyktningebolig kr og branntetting sykehjem kr Revisjonsberetningen er avgitt med forbehold om årsberetningen: - Det er ikke redegjort tilstrekkelig for avvikene i investeringsregnskapet, slik forskrift om årsregnskap og årsberetning krever. Kontrollutvalget mener at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Røros 12. mai 2015 Ola Sandnes Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet

14 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 20/15 Kontrollutvalget Rådmannen er innkalt til møtet for å gi utvalget en orientering. Orientering om kulturminneforvaltningen i forhold til den kommunale organisasjonen Saksdokumenter: - Ingen Saksframlegg: Kontrollutvalget fattet i møte følgende: "Kontrollutvalget ønsker informasjon om kulturminneforvaltningen i forhold til den kommunale organisasjonen. Sekretariatet tar kontakt med utvalget elektronisk i forkant av neste møte for å innhente problemstillinger i forbindelse med saken." Utvalgsmedlemmene har meldt inn følgende problemstillinger som de ønsker belyst: Organisasjonskart internt og eksternt Budsjett, omsetning Grenseoppgangen mellom kommunens kulturminneforvaltning, fylkeskommunens avdeling og Riksantikvaren. Gjerne praksis relatert til gjeldende bestemmelser. Kulturminneforvalteren som høringsinstans/saksbehandler opp mot plan- og bygningsloven Kulturminneforvalterens funksjon (om noen) opp mot verdensarvforvaltningen og Verdensarvrådet. Hvordan de belaster eventuelt tjenester inn til hvilke budsjettposter i kommunen Problemstillingene er videresendt til rådmannen og er utgangspunkt for orienteringen som gis i møtet. Administrasjonens orientering om kulturminneforvaltningen i forhold til den kommunale organisasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 20/2015

15 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /15 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 21/15 Kontrollutvalget Eventuelt Saksutredning: Hensikten med denne saken er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Røros kommune Sak nr. 21/2015