FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. DATO: Onsdag 30. april 2014 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus Møterom A

Transkript

1 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Onsdag 30. april 2014 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta kommunehus Møterom A Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 006/14 Referatsaker 007/14 Kontrollutvalgets uttalelse til Frosta kommunes årsregnskap for /14 Forvaltningsrevisjon - intern kontroll kvalitets- og avvikssystem 009/14 Gjennomgang av utbygginga ved Hovdalsvatnet - Notat fra revisor Steinkjer, Jens Hagerup/s/ leder Einar Sandlund kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 006/14 REFERATSAKER Kontrollutvalget Einar Sandlund 006/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomSek Trøndelag IKS Innkalling til møte i representantskapet Ikke vedlagt 5/ KomRev Trøndelag IKS Innkalling til møte i representantskapet Ikke vedlagt 5/ Forum for kontroll og tilsyn FKTs fagkonferanse 2014 Ikke vedlagt 4 KomRev Trøndelag IKS Revisjonsnotat til årsregnskapet Vedlagt for Innherred Renovasjon IKS Innkalling til møte i representantskapet 6/ Ikke vedlagt SAK 007/14 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget Einar Sandlund 007/ Formannskapet Kommunstyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Frosta kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Frosta kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2013 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Frosta kommunes årsregnskap for 2013 utsendt fra kommunen. 4. Frosta kommunes årsmelding for 2013 utsendt fra kommunen.

3 Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsberetning (årsrapport) - hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen er derfor disse blant de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2013 Regnskapet er gjort opp med regnskapsmessig merforbruk på kr Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis kr og kr , noe som ga et negativt brutto driftsresultat på kr Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig merforbruk Investeringsregnskapet for 2013 Finansieringsbehovet, inkl. avsetninger, var på kr Investeringsregnskapet ble gjort opp i balanse. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Årsrapporten for 2013 Kommunens årsberetning for 2013 synes å gi et godt bilde over aktivitetene i kommunen. Revisjon Kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller de krav som er stilt i kommunelovens 78 og 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisor har også for 2013 avgitt en såkalt ren revisjonsberetning, dvs. revisjonsberetning uten forbehold eller merknader av noen art. Se vedlegg. Det er også verdt å merke seg at revisor ikke har forhold som ønskes tatt opp med rådmannen i revisjonsnotatet til årsregnskapet.

4 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Revisor la fram sin uavhengighetserklæring i sakene 015/13 og presenterte revisjonsstrategien for regnskapsåret i sak 019/13 den Kontrollutvalget har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta rapporter etter gjennomgang av møteprotokoller, statusrapporter og orienteringer fra revisor mv. Kontrollutvalget skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Men kontrollutvalget kan eksempelvis også kommentere: Kvaliteten på kommunens regnskapsarbeid hvor lett tilgjengelig årsrapportens innhold er hvorvidt årsrapporten gir en oversiktlig og informativ fremstilling av kommunens virksomhet forrige år mål og måloppnåelse for kommunens ulike virksomheter andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere Saksbehandlers vurdering Forslag til uttalelse følger vedlagt. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer til kommunens årsregnskap eller årsberetning (årsrapport) ut over dette. Revisor har heller ikke for regnskapsåret 2013 merknader eller annet revisor ønsker å ta opp med kommunen i forbindelse med avslutningen av revisjonsarbeidet for Etter saksbehandlers vurdering tyder dette på vel utført regnskapsarbeid fra kommunens side.

5 SAK 008/14 FORVALTNINGSREVISJON - INTERN KONTROLL KVALITETS- OG AVVIKSSYSTEM Kontrollutvalget Einar Sandlund 008/ Kommunstyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapporten «Forvaltningsrevisjon - intern kontroll kvalitetsog avvikssystem» 2. Rapporten oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen om å følge opp rapporten. Vedlegg Rapporten Forvaltningsrevisjon - intern kontroll kvalitets- og avvikssystem, KomRev Trøndelag IKS. Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 022/13 2. Forskrift om revisjon 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Kontrollutvalget skal iht. kommunelovens ledd påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Forvaltningsrevisjon er systematiske undersøkelser for å avdekke hvorvidt, og i hvilken grad, lov og kommunale vedtak blir etterlevd. Evalueringer av måloppnåelse, kommunens organisering og/eller hvor godt de tilgjengelige ressurser utnyttes kan også gjennomføres som forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres iht. en overordnet analyse basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger. Ut fra dette skal det utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon som skal vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan gi kontrollkomiteen myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planperioden. Kontrollkomiteen i Stjørdal kommune og kontrollutvalget i Meråker kommune bestilte oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekter om intern kontroll og implementering av kvalitets- og avvikssystem høsten 2013.

6 Kontrollutvalget i Frosta kommune fikk i møte framlagt sak (22/13) om de ønsket å gjennomføre et likelydende prosjekt. Kontrollutvalget vedtok en omprioritering slik at prosjektet om internkontroll kunne starte høsten 2013, og sluttet seg samtidig til foreslått prosjektplan. KomRev Trøndelag IKS sendte brev, datert , til de deltakende kommuner i forvaltningsrevisjonsprosjektet vedrørende behov for justering av prosjektplanen, Kontrollutvalget behandlet og tok dette til orientering i sak 024/13 den Rapporten belyser følgende problemstillinger: 1. Hva er erfaringene med bruken av kvalitets- og avvikssystemet og betydningen for enhetens interne kontroll? a. I hvilken grad har de nådd egne målsettinger med kvalitetssystemet? b. I hvilken grad har Frosta kommune et godt fungerende system for avvikshåndtering? 2. Eksisterer det skriftlige og oppdaterte rutiner/prosedyrer for de viktigste arbeidsprosessene innen kommunens støttetjenester? Og i hvilken grad er disse gjort tilgjengelige? KomRev Trøndelag IKS har ferdigstilt prosjektet og har levert sin rapport, se vedlegg. Revisor gir sine anbefalinger i 2 kulepunkter: Kommunen og Værnesregionen bør fortsette arbeidet med å utvikle kvalitetssystemet samt få flere enheter og sektorer til å ta systemet i bruk. Databrukeravtalen bør gjøres mer kjent blant ansatte og ledere. Rapporten har vært på høring hos rådmannen. Rådmannens svar, avgitt , fremgår av vedlegg 2 i rapporten. Det vises for øvrig til rapporten i sin helhet. Vurdering En anbefaler at kontrollkomiteen slutter seg til rapporten og oversender den til kommunestyret for videre behandling.

7 SAK 009/14 GJENNOMGANG AV UTBYGGINGA VED HOVDALSVATNET NOTAT FRA REVISOR Kontrollutvalget Einar Sandlund 009/ Saksbehandlers forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak Vedlegg Notat fra KomRev Trøndelag IKS datert Ikke trykte vedlegg 5. Kontrollutvalgets sak 028/13 Saksopplysninger Kontrollutvalget gjorde således i sak 028/13 den slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisor gi en vurdering av utbyggingen ved Hovdalsvatnet. 2. Notat som også viser hvordan prosjektet er planlagt og gjennomført legges fram for kontrollutvalget i aprilmøte. 3. Formålet med notatet skal også være å klargjøre samarbeidet mellom Frosta Vassverket SA og kommunen, samt skape åpenhet omkring prosessene. KomRev Trøndelag IKS har ut fra vedtaket utarbeidet et notat til kontrollutvalget, jfr. vedlegg. I notatet gir revisor en vurdering av de sammensatte forhold vedrørende kostnadsfordeling mellom vann og avløp, stikkledning/hovedledning avløp, flytting av pumpestasjon, størrelse på pumpehus og kompetanse. Revisor opplyser til saksbehandler at han vil være til stede i møtet og vil således kunne gi en nærmere og utdypende orientering om notatet, de foretatte undersøkelser. sine vurderinger og å svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Videre undersøkelser i saken vil også være et ressursspørsmål. Vurdering Saksbehandler viser til revisors vurderinger i selve notatet av de omtalte forhold. Etter saksbehandler sin oppfatning er det ut fra selve notatet viktig at kontrollutvalget samlet i selve møtet får mulighet til å høre revisor sine utdyping og å kunne stille de spørsmål som måtte være nødvendig. Kontrollutvalget vil således få et best mulig helhetlig grunnlag for sin behandlig og vedtak i saken. Saksbehandler legger således saken frem uten forslag til vedtak.