NÆRØY KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. TID: Onsdag den , kl. 10:00 STED: Formannskapssalen

Transkript

1 Møteinnkalling TID: Onsdag den , kl. 10:00 STED: Formannskapssalen De faste medlemmene av kontrollutvalget innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til en. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet holdes for lukkede dører, jf. kommunelovens 77 nr. 8. SAKSLISTE: Sak nr.: Sakstittel: Godkjenning av møteinnkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Side: 09/05 Referatsaker /05 Årsmelding 2005 Nærøy kommune /05 Regnskap 2005 Nærøy kommune /05 Eventuelt Nærøy/Namsos, 20. mai 2006 Roger Lundin leder Dir.tlf / E-post: joar.stiklestad@komsek.no Kopi m/vedlegg til: Ordføreren i Nærøy rådmannen i Nærøy kontrollutvalgets varamedlemmer KomRev Trøndelag IKS avd. Namsos

2 Sak 09/06 REFERATSAKER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget /06 Saksbehandlerens forslag til vedtak: tar referatsakene R 4/06 R 6/06 til orientering. Vedlegg: R 4/06 R 5/06 R 6/06 Kopi av brev av fra KomSek Trøndelag IKS til økonomisjefen i Nærøy om Årsregnskap og Årsmelding Kopi av e-post av fra FORUM for KONTROLL og TILSYN om Fagkonferanse og årsmøte i FKT, juni Kopi av brev av fra KomRev Trøndelag IKS til Nærøy kommune v/rådmann Immanuel Olaussen Revisjonsnotat til regnskapet for Namsos, 19. mai 2006

3 Sak 10/06 ÅRSMELDING 2005 NÆRØY KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget /06 kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: tar Nærøy kommunes årsmelding 2005 til orientering. Vedlegg: 1. Årsmelding Nærøy kommune (utsendt fra økonomisjefen den ) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 2. Kommuneloven Saksopplysninger: Bestemmelsene om årsberetning går i første rekke fram av kommunelovens 48, hvor det i nr. 1 er fastsatt at: Kommuner og fylkeskommuner skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Og videre i samme paragraf nr. 5: I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. Ytterligere bestemmelser om årsberetningen er å finne i Forskrift om årsregnskap og årsbe-retning hvor det i 10, 3. ledd, er bestemt at: Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet utarbeider årsberetningen, og frem-mer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Hvis årsberetningen ikke frem-mes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. I samme paragrafs 4. ledd heter det videre at:

4 Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Når det gjelder lokale bestemmelser går det fram av økonomireglementet under kapittel 6.2 at hovedvekten av innhold i årsberetningen skal legges på å sammenligne oppnådde resultater med målene i økonomiplanen, og i tillegg skal det vektlegges å vurdere utviklingen over tid bl.a. med bruk av KOSTRA nøkkeltall der de er tilgjengelige. Nærøy kommunes årsmelding 2005 ble mottatt den Saksbehandlerens vurdering: I og med at det så vidt vites ikke er gjort noe vedtak om at årsmeldingen skal fremmes for kontrollutvalget, er den heller ikke behandlet/vurdert med et slikt utgangspunkt. Det går heller ikke fram av den del av kommunens økonomireglement, kapittel 6.2, som omhandler årsberetningen, hvordan behandlingen av årsberetningen skal være. Årsmeldingen legges derfor fram for kontrollutvalget til orientering, og som tilleggsinformasjon til regnskapet for Det er likevel naturlig å kommentere at årsmeldingen med sine knapt 50 sider er nok så omfattende, og gir blant annet inngående informasjon om aktiviteten i året som har gått. Ikke minst er økonomiske forhold behandlet ganske grundig, og det er redegjort for avvik mellom det vedtatte budsjett og regnskapstallene på en fyldig måte. Dette gjelder alle avdelingene. Ved behandlingen av årsmeldingen for 2004 ble det i vedtaks form fra kontrollutvalgets side gitt uttrykk for at det savnet en fyldigere forklaring fra rådmannen på avvik mellom budsjett og regnskap. Dette savnet antas nå å være etterkommet på en behørig måte. Årets årsmelding blir ikke lett tilgjengelig informasjon, men derimot grundig og fyldig. Det vil da være opp til det politiske miljøet å gi tilbakemelding på om årsmeldingen har en ønsket oppbygging, et nødvendig omfang, og et hensiktsmessig detaljnivå. Årsmeldingen synes å oppfylle kommunelovens krav om en redegjørelse for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunen. Det samme gjelder forskriftenes krav om redegjørelse for avvik mellom budsjett og regnskap, og skulle være et godt grunnlag for politisk behandling av hele regnskapssaken. Det vises til årsmeldingen. Namsos, 20. mai 2006

5 Sak 11/06 REGNSKAP 2005 NÆRØY KOMMUNE Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget /05 kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Vedlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Nærøy kommunes årsregnskap for s uttalelse oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for framleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg: 1. Regnskap 2005 Nærøy kommune (utsendt fra regnskapsansvarlig den ) 2. Revisjonsberetning for 2005 datert Forslag til uttalelse til Nærøy kommunes årsregnskap 2005 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Årsmelding 2005 Nærøy kommune 2. Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 2. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven Saksopplysninger: Kommunelovens bestemmelser: Alle kommuner skal i henhold til kommunelovens 48 for hvert år utarbeide årsregnskap og og årsberetning. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. Videre heter det at kommunestyret vedtar selv årsregnskapet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. (Underskudd på årsregnskapet som ikke kan dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram, skal føres opp til dekning i det følgende års budsjett. Under særlige forhold kan kommunestyret og fylkestinget, etter å ha foretatt de nødvendige endringer i økonomiplanen, vedta at under-skuddet skal dekkes over inntil ytterligere to år.) Årsregnskapets innhold: I Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner, 3, 1. ledd, heter

6 at: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Presentasjon av regnskapet: Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet, hvilket er en netto ramme pr. ansvar/tjeneste. Behandlingsmåten og frister: Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Videre heter det i 7 i forskrift om kontrollutvalg at: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/ kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Årsregnskapet for 2005: Nærøy kommunes årsregnskap for 2005 ble avlagt den av fagkonsulent regnskap som er kommunens fagsjef for regnskap. Fullstendighetserklæring er avgitt av rådmannen og fagkonsulent regnskap samme dag. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr ,37. Driftsregnskapet nøkkeltall: Regnskap 2005 Budsjett 2005 Regnskap 2004 Til fordeling drift , , ,72 Netto driftsresultat 4 255, , ,47 Bruk av tidligere års avsetninger , , ,35 Årets avsetninger , , ,43 Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk , , ,55 Investeringsregnskapet: Årets investeringer i anleggsmidler utgjør kr ,20, hvorav kr ,43 er finansiert ved bruk av likviditetsreserven. Investeringsregnskapet er avsluttet med et udekket beløp på til sammen kr ,00 som mangler finansiering. Det er bokført kr ,00 som udisponert, slik at nettobeløpet blir kr ,71.

7 Saksbehandlerens vurdering: Brutto driftsresultat for 2005 utgjorde kr ,53, mot kr ,72 for 2004, en bedring på kr ,81. Netto driftsresultat viser også en bedring fra et negativt beløp på kr ,47 for 2004 til kr 4 255,41 for Selv om tre av fire avdelinger kom ut med merforbruk i forhold til endret budsjett, ble det likevel et regnskapsmessig overskudd på kr ,37. Ansvar 800: Skatter og rammetilskudd, sammen med mindre utgifter til renter og avdrag, viser plusstall på knapt 3 mill. kr, og bidro til at regnskapsresultatet totalt ble positivt. I tillegg førte endrede regler for beregning og fastsetting av pensjonskostnader til et solid pluss i forhold vedtatt budsjett. I budsjettet var det avsatt 2,7 mill. kr, mens det reelle premieavviket ble fastsatt til kr ,00 inklusive arbeidsgiveravgift. Det vises for øvrig til regnskapet hvor regnskapsskjema 1B (side 3 6) gir oversikt over utgifter og inntekter sammenlignet med endret budsjett for de enkelte ansvarsområder. Det vises også til rådmannens årsmelding for 2005 hvor innholdet i regnskapet er behandlet og kommentert på en fyldig måte. s oppgave ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Det vises til revisjonsberetningen som ikke inneholder revisjonsmerknader. Namsos, 20. mai 2006