STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: 9. MAI 2014 TID: KL. 09:00 STED: STJØRDAL RÅDHUS MØTEROM VÆRNES Møtet var opprinnelig innkalt til 11. april, men ble utsatt til 9. mai 2014 Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 011/14 Referatsaker 012/14 Kontrollkomiteens uttalelse til Stjørdal kommunes årsregnskap for /14 Rådmannens tilbake rapportering til kommunestyret vedrørende status for kommunestyre vedtak 014/14 Orientering fra rådmannen vedørende skoleøkonomien 015/14 Orientering fra SKU AS 016/14 Godkjenning av referat fra besøket ved Fides AS Eventuelt Steinkjer, og Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 011/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 011/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Komrev Trøndelag IKS Regnskapsnotat for 2012 Ikke vedlagt

3 Dokumentet kan offentliggjøres iht offl.. 3 Vedlegg 1, sak 011/14

4

5 SAK 012/14 KONTROLLKOMITEENS UTTALELSE TIL STJØRDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Liv Tronstad 012/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen vedtar det fremlagte forslag til uttalelse som kontrollkomiteens uttalelse til årsregnskapet for Stjørdal kommunes årsregnskap for Kontrollkomiteens uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Stjørdal kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2013 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Stjørdal kommunes årsregnskap for 2013 publisert på kommunens nettside 4. Stjørdal kommunes årsrapport 2013 Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 4. Kommuneloven Saksopplysninger Årsregnskapets funksjon er å gjøre rede for tilgangen på, og anvendelsen av, de midlene som er stilt til rådighet. Årsregnskapet må sees i sammenheng med kommunens årsrapport hvor det også redegjøres for arbeidet gjennom året og hva som er oppnådd. Sammen utgjør disse derfor de viktigste dokumentene en kommune avgir i løpet av året. Årsregnskapet for 2013 Regnskapet ble gjort opp med et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr 0,0. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 1531,4 og 1475,8 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 55.5 mill. kr.

6 Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mindreforbruk Investeringsregnskapet for 2013 Finansieringsbehovet, inkl. avsetninger, var på 265,3 mill. kroner. Investeringsregnskapet ble gjort opp i balanse. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Notene har imidlertid noen forskriftsmessige mangler som må rettes opp for senere år. Årsberetningen for 2013 Årsberetningen er den lovmessige delen, jf. koml. 48, nr 5. Årsberetningen inneholder opplysninger knyttet til årsregnskapet og det er gitt en redegjørelse om kommunens etiske arbeid, likestilling og diskriminering samt funksjonsevne. Det er også redegjort for kvalitetsarbeidet i kommunen. Kommunens årsberetning 2013 tilfredsstiller i hovedsak de lovbestemte krav til innhold, og tallmaterialet er konsistent ifh til årsregnskapet jf. revisor. Årsberetningen skal iht til lov oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Revisjon Stjørdal kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor la fram sin uavhengighets erklæring i sak 025/13 den 7.juni 2013, og presenterte revisjonsstrategien for regnskapsåret i sak 031/13 den 13. september Kontrollkomiteen har på denne måten påsett at regnskapet er blitt revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt forskriftens kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Revisjonen skal planlegges, gjennomføres og rapporteres slik lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk krever. Revisor skal også vurdere risikoen for at det kan foreligge feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter og feil. Dersom revisor avdekker mangler eller svakheter gjennom revisjonen av regnskapet, vil revisor etter en fast og innarbeidet praksis sende et revisjonsnotat til rådmannen med kopi til kontrollkomiteen. Forhold som tas opp i et revisjonsnotat er av mindre vesentlig betydning, og vektlegges ikke ved vurderingen av hvorvidt regnskapet kan godkjennes eller ikke. Revisjonsnotatet følger derfor ikke som vedlegg til denne sak, men blir fremlagt for kontrollkomiteen som referatsak.

7 Enkelte forhold anser lovgiver som så vesentlige at revisor skriftlig skal påpeke dem overfor kontrollkomiteen, med kopi til rådmannen. Jf. forskrift om revisjon 4: 1. «mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift, og 7. begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16.» Slike brev skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Kontrollkomiteen har plikt til å påse at påpekninger som nevnt i nummerte brev bli fulgt opp og utbedret. Kommunen vil på sin side ha en tilsvarende plikt til å utbedre de påpekte mangler og svakheter. Ved vesentlige mangler og svakheter ved økonomiarbeidet og regnskapsføringen (årsregnskapet), vil revisor måtte avgi sin revisjonsberetning med forbehold for virkningen av disse. Er summen av avdekkede feil omfattende vil revisor ikke kunne anbefale at regnskapet blir godkjent slik det foreligger (negativ revisjonsberetning). Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den 9. april Revisor presiserer at årsregnskap og årsberetning er avlagt etter utløpet av lovens frister, som er henholdsvis 15. februar og 31. mars. Kontrollkomiteens uttalelse Kontrollkomiteen skal avgi uttalelse til kommunens årsregnskap. Det vises her til forskrift om kontrollutvalg 7, hvor det bl.a. heter: Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Kontrollkomiteen skal forsikre seg om at regnskapene revideres på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollkomiteen følger opp revisors arbeid bl.a. ved å motta statusrapporter og orienteringer fra revisor mv.

8 Kontrollkomiteen skal i sin uttalelse kommentere revisjonsmerknader av vesentlig karakter, samt eventuelle tidligere revisjonsmerknader som ikke er blitt tilfredsstillende fulgt opp. Ettersom dokumentene er en oppsummering av fjoråret, kan kontrollkomiteen også kommentere andre forhold som måtte være mangelfullt fulgt opp. Saksbehandlers vurdering Det er ikke gitt forbehold i revisjonsberetningen, men revisor har en presisering i tilknytning til for sent avlagt årsregnskap og årsberetning. Det anbefales at kontrollutvalget avgir en uttalelse i tråd med forslaget gitt i vedlegg. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsberetningen.

9 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomité Sak 012/14 Vedlegg 1 Til Stjørdal kommunestyre KONTROLLKOMITEENS UTTALELSE TIL STJØRDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollkomiteen har i møte den sak 012/14 behandlet Stjørdal kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter samt noter. Sammen med regnskapet foreligger rådmannens årsberetning for 2013, samt revisjonsberetning avgitt den av KomRev Trøndelag IKS. I forbindelse med gjennomgangen har kontrollkomiteen fått muntlig orientering fra rådmannen. Kontrollkomiteen har fått alle de opplysninger og dokumenter som den har bedt om. Etter kontrollkomiteens vurdering er årsregnskapet ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollkomiteen viser her til revisjonsberetningen. Kontrollkomiteen mener årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsberetningen. Kontrollkomiteen har imidlertid merket seg revisors presisering vedrørende for sent avlagt regnskap og årsberetning for De samme forhold ble for øvrig påpekt av kontrollkomiteen og revisor ved behandlingen av regnskapet for 2011 og Kontrollkomiteen har ingen ytterligere kommentarer og deler revisors oppfatning om at det framlagte årsregnskap kan fastsettes som Stjørdal kommunes årsregnskap for Stjørdal, Alf Kaspersen Leder Håvard Steen Moa Nestleder Inger Johanne Overvik Uthus Elin Helen Fridheim Espen Teigen Kopi: Formannskapet Stjørdal kommune

10 Vedlegg 2, sak 012/14

11

12 SAK 013/14 RÅDMANNENS TILBAKE RAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET VEDRØRENDE STATUS FOR KOMMUNESTYRE VEDTAK Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Liv Tronstad 013/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar saken til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen har anmodet rådmannen om en orientering vedrørende tilbakemeldingen fra rådmannen til kommunestyret vedrørende ikke gjennomførte kommunestyrevedtak Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte.

13 SAK 014/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDØRENDE SKOLEØKONOMIEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 014/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollkomiteen ønsker å holde seg orientert om viktige sider ved kommunens virksomhet. I den senere tid har det vært mye medieoppmerksomhet knyttet til skoleøkonomien i kommunen. Kontrollkomiteen har derfor anmodet rådmannen om en orientering vedrørende ivaretakelse av lovpålagte krav, samt eventuelle avtalemessige forpliktelser mht. skole og barnehage. Orienteringen vil bli gitt i møtet. Vurdering Det er en viktig oppgave for kontrollkomiteen å påse at kommunen ivaretar alle krav til driften, både de som fremgår av loven og de som er hjemlet i avtaler mv.

14 SAK 015/14 ORIENTERING FRA STJØRDAL KULTURUTVIKLING AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 015/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 4. Kontrollkomiteens sak 22/13 5. Kontrollkomiteens sak 44/12 6. Kontrollkomiteens sak Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon vedrørende Stjørdal Kulturutvikling AS 7. Kontrollkomiteens sak 39/11 Plan for selskapskontroll oppstart 8. Kontrollkomiteens sak 17/11 Selskapskontroll bestilling 9. Kommunestyrets sak 9/11 Stjørdal kulturutvikling revisors innsynsrett 10. Kommunestyrets sak 98/10 Stjørdal Regionale Kulturhus - Skisseprosjekt, Kostnadsramme og Finansiering 11. Kommunestyrets sak 67/ Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) med forskrifter Saksopplysninger Kontrollkomiteen har bestilt selskapskontroll i Stjørdal Kulturutvikling AS. Kontrollkomiteen ønsker imidlertid å holde seg løpende orientert om selskapet og om kulturhusprosjektet. En har derfor anmodet selskapet om en orientering vedrørende: Status for byggeprosjektet Finansiering Arbeidet med å fylle kulturhuset med innhold Orienteringen vil bli gitt i møtet av selskapets administrasjon. Styrets leder vil også være tilstede for å kunne gi supplerende informasjon, og eventuelt svare på spørsmål.

15 SAK 016/14 GODKJENNING AV REFERAT FRA BESØKET VED FIDES AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 016/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen godkjenner notatet som oppsummerende kontrollkomiteens inntrykk fra besøket ved Fides AS. 2. Notatet sendes på høring til selskapet. Vedlegg Utkast til oppsummerende notat (deles ut i møte) Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 2/14 Saksopplysninger Kontrollkomiteen var på besøk ved Fides AS den , jf. sak 2/14. Kontrollkomiteen ba i etterkant av besøket sekretær om å skrive et kortfattet notat som oppsummerer kontrollkomiteens inntrykk fra besøket. Notatet deles ut i møte og er unntatt offentlighet inntil det er godkjent av kontrollkomiteen, jf. off. l. 14 og 16. Vurdering Det ble gitt engasjerende orienteringer fra selskapet. En anbefaler at notatet sendes på høring til selskapet slik selskapet kan gi tilbakemelding om sitt syn og om eventuelle fakta feil mv.