Møtedato: 23.april 2009 Møtetid: Kl Møtested: Høylandet kommune. Møterom i underetasje på kommunehuset.

Transkript

1 HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 23.april 2009 Møtetid: Kl Møtested: Høylandet kommune. Møterom i underetasje på kommunehuset. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 007/09 Høylandet kommunes årsregnskap for /09 Høylandet kommunes årsberetning for /09 Referatsaker Eventuelt Grong 16. april 2009 Laura Sve Øie (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 007/09 HØYLANDET KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 007/ Formannskapet Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Høylandet kommunes årsregnskap Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg (til kontrollutvalget) 1. Forslag til uttalelse til Høylandet kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2008 fra KomRev Trøndelag IKS datert 08. april Revisjonsnotat til regnskapet for 2008 (til kontrollutvalget). Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Høylandet kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 2. Høylandet kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 6. Kommuneloven. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet

3 Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapittel 5 - Revisors kvalifikasjoner og kapittel 6 - Krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Høylandet kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2008 Høylandet kommunes årsregnskap for 2008 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS 15.april Regnskapet er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2008 viser ,- kr. til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig resultat i balanse.

4 Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2008 Budsjett 2008 Regnskap 2007 Til fordeling drift , , ,- Netto driftsresultat , , ,- Bruk av tidligere års avsetninger , , ,- Årets avsetninger , , ,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk 0,- 0, ,- Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Høylandet kommune har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Høylandet kommunes noter til regnskapet tilfredsstiller anbefalingen / kraven til god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for Beretningen er datert og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2008 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonsnotat til regnskapet for 2008: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2008 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling.

5 Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2008 legges fram med et regnskapsmessig resultat i balanse. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Under henvisning til ovenstående kan Høylandet kommunes årsregnskap for 2008 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2008 for Høylandet kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert SAK 008/09 HØYLANDET KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 008/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget finner Høylandet kommunes årsberetning for 2008 innholdsrik og informativ. Årsberetningen gir et godt bilde av kommunens virksomhet i Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter ikke vedlagt. Høylandet kommunes årsberetning for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt.

6 Administrasjonssjefen eller kommune- / fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 Årsregnskapet og årsberetningen : 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Høylandet kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i Årsberetningen er på totalt 58 sider. Årsberetningen innledes av rådmannens kommentarer som gir en lett tilgjengelig oversikt over regnskapsresultat, tjenesteyting, administrativ ledelse, likestilling, spesielle resultater siste år, måloppnåelse samt utsikter fremover. Høylandet kommunes årsberetning er delt inn i åtte kapitler. Kapitel 1 inneholder rådmannens kommentarer. Kapitel 2 inneholder nøkkeltall og kommentarer til regnskapet og kapittel tre omhandler den politiske virksomheten. I kapittel tre kunne kontrollutvalgets virksomhet blitt synliggjort på lik linje med andre råd og utvalg. De resterende kapitlene inneholder årsmelding for de fire ulike rammeområdene.

7 Årsberetningen inneholder også informasjon om en del utfordringer kommunen står overfor når det gjelder økonomi og tjenestemessig utfordringer generelt. Dette er forhold som vil kunne ha betydning for kommunen framover. I likestillingsloven 1a er det krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Årsberetningen gir i korte trekk faktaopplysninger om likestillingsarbeidet i kommunen, og det er ikke planlagt tiltak for å fremme likestilling eller for å forhindre forskjellsbehandling mellom kjønnene jf. likestillingsloven. Kommunen har utarbeidet måldokument som beskriver de ulike enhetene sine mål. Årsberetningen viser til mål gitt i årsbudsjett, kommuneplan og måldokument. Resultatvurdering i forhold til mål blir beskrevet i årsberetningen. Det er ønskelig at kontrollutvalget får tilgang til måldokumentet for å kunne vurdere de ulike mål og måloppnåelse. En ser det som positivt at det er utarbeidet et måldokument for å beskrive målsetting som kan hjelpe til å sette reelle, objektive og målbare mål. Årsberetningen gir en beskrivelse av Høylandet kommunes aktivitet og inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i kommunen i Årsberetningen er for 2008 fremstilt som et helhetlig dokument, hvor årsberetningene til de ulike rammeområdene er samlet. Dette gjør årsberetningen mer oversiktlig og leservennlig. SAK 009/09 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 009/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Sakspapirer på nett Vedlagt Grong 16. april Gunnhild Berg Kontrollsekretær

8