Møtedato: 26. mai 2008 Møtetid: Kl NB! Endret tidspunkt fra opprinnelig plan Møtested: Grong kommune, møterom 2

Transkript

1 GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 26. mai 2008 Møtetid: Kl NB! Endret tidspunkt fra opprinnelig plan Møtested: Grong kommune, møterom 2 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1. varamedlem møter fast, øvrige etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Økonomisjefen orienterer angående regnskap for 2007 fra starten av møtet kl SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 007/08 De kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper, del 2 008/08 Årsregnskap for /08 Årsberetning for /08 Referatsaker Grong 19. mai 2008 Turid Gartland (sign) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: mob: e-post: gunnhild.berg@komsek.no

2 SAK 007/08 DE KOMMUNALE ØKONOMI - OG REGNSKAPSPRINSIPPER del 2 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 007/08 Grong 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar den gitte opplæring og informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte dokument 1. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert 5. november Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Etter avtale med kontrollutvalgets leder har vi lagt opp til å la revisor gi en kort innføring i de kommunale økonomi- og regnskapsprinsipper. Dette er del 2 av opplæringen som ble gitt i møte Hensikten med dette er å gi kontrollutvalget bedre forutsetninger for å avgi uttalelse til kommunens regnskaper, samt å vurdere kommunens økonomiske situasjon. SAK 008/08 ÅRSREGNSKAP FOR 2007 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 008/08 Grong 08 Formannskapet Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Grong kommunes årsregnskap Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg (til kontrollutvalget) 1. Forslag til uttalelse til Grong kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2007 fra KomRev Trøndelag IKS datert 09. mai 2008.

3 3. Revisjonsnotat til regnskapet for 2007 (til kontrollutvalget). Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Grong kommunes årsregnskap for 2007 utsendt fra kommunen. 2. Grong kommunes årsmelding for 2007 utsendt fra kommunen. 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 6. Kommuneloven. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapittel 5 - Revisors kvalifikasjoner og kapittel 6 - Krav til revisors uavhengighet og objektivitet.

4 Grong kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2007 Grong kommunes årsregnskap for 2007 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS 30.april Regnskapet er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2007 viser ,- kr. til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig resultat i balanse. Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2007 Budsjett 2007 Regnskap 2006 Til fordeling drift ,- Netto driftsresultat , , ,- Bruk av tidligere års avsetninger , , ,- Årets avsetninger , , ,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk 0,- 0, ,- Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet med udisponert på kr ,-. Dette plikter kommunen å disponere i budsjettet i Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Grong kommune har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Kommunen må vurdere om flere av notene anbefalt av foreningen for god kommunal regnskapsskikk skal innarbeides i og tas som en del av kommuneregnskapet.

5 Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for Beretningen er datert og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2007 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonsnotat til regnskapet for 2007: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2007 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. Flere av disse forhold er påpekt - og anbefalinger gitt i tidligere års revisjonsnotat også. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Kontrollutvalget oppfordrer kommunen til å få brakt de ulike forhold i orden, og forholde seg til de anbefalinger som er gitt av revisjonen. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2007 legges fram med et regnskapsmessig resultat i balanse. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Under henvisning til ovenstående kan Grong kommunes årsregnskap for 2007 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2007 for Grong kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert

6 SAK 009/08 ÅRSBERETNING FOR 2007 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 009/08 Grong 08 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget finner Grong kommunes årsberetning for 2007 oversiktlig og informativ, og hvor mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet er tydelig beskrevet. 2. Kontrollutvalget tar Grong kommunes årsberetning for 2007 til orientering. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Grong kommunes årsberetning for 2007 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 Årsregnskapet og årsberetningen : 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen.

7 Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Grong kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i Årsberetningen er på totalt 53 sider. Årsberetningen fremstår som oversiktlig, tiltalende og informativ, og med utstrakt bruk av tabeller og fargebilder. Årsberetningen er en tilbakemelding til kommunestyret om den kommunale virksomheten for året som har gått, samt den synliggjør utfordringer som vil komme. Årsberetningen er delt inn i tre hovedkapitler hvor det første inneholder rådmannens kommentarer, det andre inneholder årsberetninger fra de ulike rammeområder og det tredje kommentarer til samlet regnskapsresultat og diverse oversikter. Denne inndelingen gjør årsberetningen oversiktlig og gir god informasjon om mål, måloppnåelse, og gjennomføring av handlingsplan og tiltak. Årsberetningen inneholder også rapport om finansforvaltningen i henhold til kommunens finansforvaltningsreglement. I likestillingsloven 1a ble det inntatt et nytt krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Det er omsorgssektoren og oppvekstsektoren som bidrar til den store kvinneandelen blant ansatte i Grong kommune. Det er ikke planlagt tiltak for å fremme likestilling, men kommunen ønsker å legge forholdene til rette slik at likestilling på alle områder kan oppnås. Ved behandling av årsberetningen i 2006 fattet kontrollutvalget vedtak hvor momenter som var savnet i årsberetningen ble påpekt. Dette var bla. - sykefraværsstatistikk på rammeområdenivå inkludert type fravær - opplysninger om eventuelle skader / fravær som følge av jobbrelatert skade - rapportering av måloppnåelse pkt. 1.6 HMS - handlingsplan for arbeidsmiljøutvalget - statistikk over egenmeldt sykefravær Dette er momenter som er belyst i årsberetningen for Årsberetningen og årsregnskapet for 2007 er hoveddokumentene kommunestyret får som grunnlag for å vurdere hvordan den kommunale driften blir ivaretatt. Totalt sett gir årsberetningen et godt bilde av aktiviteten i kommunen og inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i 2007.

8 Kontrollutvalget gir ros til Grong kommune for arbeidet som er lagt ned i årsberetningen, et arbeid som gjør årsberetningen for 2007 oversiktlig, ryddig, informativ og leservennlig. SAK 010/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Gunnhild Berg 010/08 Grong 08 Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Revisjonsnotat til regnskapet for Vedlagt sak 2 Grong kommune Møteinnkalling, klagenemd. Unntatt offentlighet, Off.l 5a, jf. Fvl. 13,1 008/ Grong kommune Møteprotokoll, klagenemd. Unntatt offentlighet, Off.l 5a, jf. Fvl. 13,1 4 Grong kommune Melding om vedtak. Kommunestyret sak 011/ Grong kommune Årsregnskap og årsberetning for KomRev Trøndelag IKS Saldotabell rammeområde 2 og KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapet i KomSek Trøndelag IKS 8 KomRev Trøndelag IKS Saldospørring Grong kommune Rammeområde 2 og Vedlagt / utdelt i KU-møte Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær